大數據視角下的智能檔案館建設及發展研究

李熙利

（河南城建學院，河南 平頂山 467036）

隨著信息化水平的提高和互聯網技術的深入發展，做好現代智能檔案館的建設是大數據時代拓寬與深入發展信息服務功能的必然要求。檔案管理工作的現代化發展水平和數字化程度直接反映著我國智能檔案館建設的進程與質量。故我們要在建設智能檔案館的過程中，充分重視與應用大數據信息技術，切實提升檔案館的綜合管理能力與服務水平，從而為智能檔案館的建設提供一定參考意見，更好推動我國檔案館事業的發展。

1 我國智能檔案館建設現狀

近年來為適應檔案事業發展以及大數據相關技術普及應用，全國各地各級檔案館都在大力推進智能檔案館建設工作。相關項目充分考量新時期我國關于信息化管理的要求，以國家檔案局出臺的《檔案館建設標準》作為實踐指引，積極推進檔案館智能化建設改造。但是結合智能檔案館建設現狀來看，目前存在以下問題：各地檔案館新館規劃上，一般停留在機械沿用早期所提出的智能樓宇理念；將智能檔案館基建工程、硬件建設以及應用系統建設等各個建設過程進行分立，沒有集合協調運作，導致各個系統之間的數據不能互聯互通，未實現數據共建共享，系統寫作非常困難；檔案館數據庫管理方面，依然嚴重依賴于傳統管理模式；檔案館可用面積過小，各個區塊之間的功能結構分布不合理；實體檔案的安全性得不到有效保證；檔案館整體的信息化和智能化程度低。

2 大數據對智能檔案館建設的影響

1）大數據視角下現代檔案館特征發生轉變。隨著大數據時代的到來，現代檔案館的特征發生轉變，在新興技術的推動下，現代檔案館應當具備容量資源龐大、高速度便捷、真實可靠、數據類型多元以及數據挖掘等多種優點。容量資源龐大，隨著大數據時代全面到來，云計算、物聯網等新興技術被全面使用，檔案信息及數據將形成無比龐大的數據庫、數據資源。高速度便捷，智能檔案館將具備檢索智能化、處理高效、查詢便捷等特點，極大提高用戶查找檔案信息的效率。真實可靠，智能檔案館將借助超級大容量的數據生態鏈來形成真實可靠的檔案信息，為社會經濟發展提供更為精準的預測信息。數據類型多元，檔案數據信息將愈來愈多樣，內容也將更加龐大，從而成為處理海量數據的重要工具。數據挖掘，借助數據挖掘技術，智能檔案館將完成對“價值低密度大”的信息的篩選，不斷優化檔案信息存儲。

2）檔案管理需求不斷發生變化。大數據時代的到來對我國智能檔案館建設產生了深遠而重要的影響，現階段的檔案管理一般以目錄為主要手段，只是實現了對相應資料的目錄以及摘要的簡要摘錄，這顯然無法很好滿足新時期用戶關于檔案檢索、內容篩選等方面提出的要求。故在大數據視角下，做好智能檔案館建設要做好對用戶需求的分析與研究，針對其個性化需求篩選檔案信息，從而為用戶帶去更為專業、個性的服務。

3）檔案管理應用的技術不斷更新迭代。伴隨著大數據時代的真正到來，檔案館所傳遞的信息量在不斷增加，但是目前我國檔案館的智能化發展主要還是分布于在線檢索和用戶自助服務上，現代智能檔案館建設要加強對軟件存儲系統、信息傳遞與共享功能的研發與使用，不斷提高檔案管理的工作智慧化水平和管理效率。

4）檔案信息的利用方式發生轉變。大數據背景之下，檔案信息的利用方式也發生了顯著深刻的變化。原有的檔案一般通過網站、線下宣傳等方式展示檔案基礎信息，缺乏其他展示宣傳渠道。隨著信息技術的發展，檔案館可以加強對APP的推廣宣傳，從而更為有效擴寬檔案信息的利用途徑，提升檔案信息的利用效率。

3 大數據視角下智能檔案館建設策略研究

1）智能檔案館的建設結構布局。傳統的檔案館一般是由檔案庫房和其他技術業務用房組成，只能滿足對檔案信息資料的長期存放和開展傳統基礎業務的工作需要。而智能檔案館在建設中將充分遵循“以人為本”的思想，把建設重點落腳于提供具有本館特色的教育和服務功能之上，展現人本化特性，從便捷用戶使用出發，把檔案館建設成具有深層次文化內涵、現代化和地方特點的標志性智能文化建筑群。規模上，市級及以上的建筑面積應當在8000平方米以上，縣級及以上的建筑面積應當在5000平米以上。系統組成上，智能檔案館由辦公自動化系統（OAS）、通信自動化系統（CAS）、樓宇自動化系統（BAS）三部分組成。智能檔案館建設中充分遵循系統集成的思想，對信息資源進行優化管理，做好對用戶的信息服務工作，并與智能樓宇相結合，給用戶帶去便利、安全、舒心的享受。樓宇自動化系統作為智能建筑不可或缺的一部分，承擔著監測建筑內部環境、安全、交通等，為建筑內部的人提供可靠的辦公環境。功能區域劃分上，要開設檔案庫區、辦公區、管理區、教育活動區以及公共活動區等五個功能區塊。每個功能區塊之間不僅要保持相對獨立，確保檔案信息各項業務開展便捷，又要互聯互通，為進一步交叉融合發展保留足夠余地。其中，檔案庫區要保有足夠的可供各種檔案資料存放的面積，還要符合檔案管理中對館內檔案存放的溫度、濕度、消防、安全等方面的具體參數要求。辦公區要兼顧館內辦公用房和行政用房兩方面的需求，兩方需求在安排落實上要充分考量使用便利。管理區應該包含技術用房、業務用房和其他輔助用房，技術用房主要用來開展檔案的保護、搶救等工作，業務用房用來需要滿足檔案管理中對檔案收集、整理、鑒定等業務工作順利開展的需要，包含卷宗室、整理室等功能。教育活動區需要提供檔案館對外開放和服務擴展等教育服務，需要充分落實“以人為本”的教育理念，突出現代化智能檔案館的教育功能，應當建設愛國主義教育功能區、學術報告展廳、現行文件中心、多媒體演播室等功能區域。公共活動區提供給用戶查閱檔案之余的休息放松場地，營造輕松、舒適的氛圍，為用戶帶來開放性文化體驗的感受。

2）智能檔案館建設實踐。大數據時代背景下，智能檔案館應當實現搭建一個檔案信息資源管理綜合平臺、打造一個一體化管理智能庫房、將物聯網技術應用于檔案館各種設備管理之中、在智能檔案館建設過程中實行智能化和流程化管理等四個建設目標。

在智能檔案館建設過程中實行智能化和流程化管理。通過環境監控、智能密集架等智能設備，開展檔案相關業務和保管等智能化服務工作，為實體檔案在智能檔案館內的整個生命周期提供智能化、流程化的全面管理，并且全面綜合電子檔案信息，包括實體入庫的提示、檔案鑒定提醒功能、檔案入庫盤點請求等相關內容，通過工作流程全智能化完成相應業務處理。

5 結語

大數據時代，實現檔案信息智能化管理是我國檔案事業發展的必然趨勢。目前，國內智能檔案館建設正處在快速發展階段，建設中要在檔案信息資源管理、庫房、設備管理、智能化流程化等多方面下功夫，爭取做到與時俱進，體現時代進步和社會、技術不斷發展的鮮明特點。未來相信智能檔案館將逐漸成為人們辦公、查閱和進行研究的主要場所，幫助用戶獲取更多的知識與服務，為社會帶來更大的經濟和社會效益。