檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

張 婉

（中建七局第一建筑有限公司，遼寧 沈陽 110000）

我國已經步入了信息化時代，大數據技術得到了較為普遍的應用，人們的生活更加方便、快捷，在這一背景下，對于檔案管理工作進行創新，提升其信息化水平是時代發展的必然，能夠為檔案管理工作的長期穩定發展提供支持。為此，檔案管理工作人員必須要對于檔案信息化建設這一工作予以重視，最終達成信息化管理這一要求，推動檔案行業的進一步發展。

1 檔案信息化建設在檔案管理中的優勢

1）能夠使檔案查找更加方便快捷。對于檔案進行存儲的載體從紙質變成了互聯網，在互聯網平臺中可以根據某一要求對于檔案資源進行分類、管理，在人們想要對于檔案信息進行查找時，只需要借助于互聯網進行檢索，這能夠使相關工作更加高效地開展，降低檔案管理工作人員的工作負擔[1]。

2）能夠為檔案的存儲提供便利。傳統模式下，開展檔案管理，檔案的準確性很可能出現問題，并且在對于檔案進行存儲時，很可能所搜集到的信息并不完整，有所遺漏，這會增加檔案管理人員的工作量，工作壓力比較大。而在推動檔案信息化建設之后，可以借助于網絡平臺對于檔案進行存儲、刪改，非常的便利。

3）能夠為檔案信息共享提供條件。檔案信息化建設這一目標實現之后，人們可以借助于互聯網平臺對于檔案進行搜集、查找，不會受到時間和地點的制約，能夠享受到檔案管理部門所提供的遠程服務，為各個部門之間檔案信息資源的交換、共享提供了條件，這能夠使檔案管理工作更加高效的開展，為各行各業的發展提供服務。

2 檔案信息化建設過程中出現的不足

1）沒有統一的標準。從當前的情況來進行分析，可以發現我國的檔案信息化建設正處在初步發展時期，雖然有著較好的發展潛力，但是有關部門所進行的資金投入比較少，基礎設施較為落后，這嚴重阻礙著檔案信息化建設工作的順利開展。在這一情況下，檔案信息化建設并沒有統一的評價標準，最終也無法達成信息資源共享這一目標，不利于檔案管理工作的穩定開展。雖然，部分檔案管理工作人員已經意識到了這一問題，但是在諸多因素的影響下，無法及時的對于出現的問題進行解決[2]。

2）檔案管理工作人員水平不一。檔案管理工作對于專業性的要求比較強。在對于檔案進行信息化建設的過程中，檔案管理工作人員不但要有較強的專業素養，了解最新的檔案管理知識，還應該具有較高的計算機水平，熟練地對于計算機進行運用。但是，從現實情況來進行分析可以發現我國大部分檔案管理工作人員在進行工作的過程中并沒有經過專業的培訓，計算機知識較為薄弱，沒有認識到計算機對于檔案管理工作的順利開展。甚至小部分檔案管理工作人員需要兼任其他工作，工作量比較大，需要消耗大量的人力資源，沒有時間對于信息化技術進行學習，這嚴重阻礙了檔案信息化建設的順利開展，不利于檔案管理工作水平的提升。

3 提升檔案信息化建設和檔案管理工作水平的措施

1）對于檔案管理體系進行完善。想要提升檔案管理工作的信息化水平，就必須要構建一個系統、全面的信息化系統，并將其作為立足點，提供一個適用于企業發展需要的檔案管理系統[3]。在這個過程中，可以運用信息化技術，對于信息資源進行搜集、管理，使檔案管理信息化這一目標得到實現。此外，還應該做好相關工作，比如說，制定專門的防護對策，對于檔案進行加密處理等，降低檔案管理過程中發生風險的概率，確保檔案信息處在安全狀態下，是真實、可信的。并對于檔案管理觀念進行創新，確保檔案管理工作能夠更加高效、優質的開展。

2）對于檔案管理工作人員進行培訓。檔案管理工作人員對于檔案信息化建設以及檔案管理工作有著非常關鍵的作用，為此想要對于檔案進行信息化建設，提升檔案管理工作水平，就必須要對于檔案管理工作人員進行培訓。檔案管理工作人員不僅要有對于檔案管理各類軟件進行熟練應用的能力，還應該具有隨機應變的能力，可以對于突發事件進行解決。此外，企業還可以制定專門的獎懲制度，秉承公平、公正的原則，對于表現較好的員工進行物質和精神上的獎勵，對于一些表現不好的員工予以批評。這能夠有效地提升檔案管理工作人員進行工作的熱情，主動的加入到檔案信息化建設和檔案管理工作之中。除此之外，還應該每隔一段時間就組織檔案管理工作人員開展學習，提升其專業能力和職業素養，確保檔案信息化建設和檔案管理工作能夠更加順利地開展。

3）鼓勵多個部門進行合作。通常情況下，形成檔案資料的部門是最為了解這一檔案的電子信息的，這些部門需要在對于檔案進行分類、整合之后，將檔案轉交給檔案管理部門來進行分析、歸納，找出其中具有價值的信息，實現檔案信息化這一目標[4]。一個部門的能力并不是無窮的，在檔案管理信息化建設與檔案管理工作的過程中，和多個部門進行溝通、合作，能夠有效地提升檔案管理效果，并且保證檔案信息的準確性，使檔案信息質量更加符合要求。

4）使檔案管理工作人員樹立服務觀念。信息化時代到來，想要開展檔案信息化建設，提升檔案管理工作水平，必須要對于傳統的檔案管理方式進行創新，在確保檔案管理工作人員專業素養符合要求的基礎上，使檔案管理人員樹立起服務觀念，但在自己的工作態度?？梢詮囊韵聨c開展這一工作：第一，應該組織檔案管理人員進行學習，告知其檔案信息化建設與檔案管理的關鍵作用，使檔案管理工作人員認識到自己這一工作的重要性，明白自己需要負責的內容。第二，在進行管理工作的時，應該對于檔案管理工作人員予以充分的尊重，使其認識到檔案管理工作和其他工作都是非常關鍵的，各個部門地位平等，更加的重視檔案信息化建設和檔案管理工作，對于工作更加主動。第三，要召開講座，告知檔案管理工作人員相關服務知識，使其在這些知識的影響下，轉變自己的服務態度，為人們提供更高質量的服務。第四，要將檔案管理工作人員的服務態度納入考核之中。如果檔案管理工作人員在服務的過程中工作態度并不端正，就要對其進行懲罰，這能夠使檔案管理工作人員更加理性地看待自己需要進行的檔案管理工作，專注地投入到工作之中，滿足人們對于檔案的需要[5]。

4 總結

在互聯網技術水平得到了較為迅速發展，互聯網走進千家萬戶這一背景下，檔案管理信息化、智能化發展已經成為檔案管理的主要發展方向，對于檔案進行信息化建設，不但能夠達成信息資源共享這一目標，還能夠使檔案管理工作更加方便、快捷，為相關工作的順利進行提供支持。為此，檔案管理工作人員在進行工作的過程中必須要重視檔案信息化建設，并提升自身的專業水平，確保自己能夠熟練地對于信息化技術進行應用，為我國檔案信息化建設和檔案管理的發展貢獻自身的綿薄之力。