論鎮(zhèn)政府數(shù)字化檔案管理

楊艷偉

（內蒙古自治區(qū)興安盟扎賚特旗音德爾鎮(zhèn)人民政府，內蒙古 興安盟 137600）

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案有種類多、分布廣、數(shù)據(jù)繁雜等特點，因此其檔案管理的質量決定了其檔案管理的整體水平，而推動檔案管理的數(shù)字化建設能夠讓檔案的管理工作更加高效，讓檔案的查詢、儲存更加快捷和安全。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案數(shù)字化的作用

1）提高政府檔案管理的效率和質量。實現(xiàn)政府檔案管理數(shù)字化發(fā)展，主要是利用信息技術實現(xiàn)檔案管理由紙質檔案向電子信息化轉變，利用數(shù)字平臺來對大量繁雜的數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)處理，從而釋放一部分勞動力，實現(xiàn)政府人力資源的整合[1]。同樣，計算機在進行數(shù)據(jù)整合時在一定程度上節(jié)省了時間，從而使得效率得到了提升。同時也可以避免因為人力限制，出現(xiàn)數(shù)據(jù)整理漏洞等問題。

2）節(jié)省了存儲空間，讓檔案查詢更加高效。由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案的自身特點，使得檔案數(shù)據(jù)的儲存和整理過程非常的復雜，難度較大。而利用硬盤這樣小巧、易查詢、空間大的數(shù)據(jù)載體，能夠避免傳統(tǒng)的人工管理的一些弊端[2]。紙質檔案的管理需要消耗大量的人力成本，同時還容易發(fā)生檔案損壞、丟失等問題，而電子檔案不但沒有儲存時間的限制，同時還節(jié)省了維修成本。相比傳統(tǒng)的管理流程，電子檔案的流程比較簡潔，進行查閱時也只需要進行搜索就可以快速查閱，大大提高了檔案查詢的效率。

3）有利于實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。利用數(shù)字化技術手段，可以對檔案管理的流程進行簡化升級，對于管理中存在的弊端也能夠及時地發(fā)現(xiàn)和解決，進而不斷地完善其管理系統(tǒng)，可以更加有效地增強管理的綜合水平，加強規(guī)范化管理，讓政府的檔案管理工作在信息技術的加持下，實現(xiàn)檔案科學、規(guī)范、健康的管理。同時這也在一定程度上節(jié)省了工作交接的時間，有助于管理流程的優(yōu)化升級。

4）拓展了檔案管理的內容范圍。一般來講，傳統(tǒng)的檔案大多以紙質的形式開展管理工作，主要對文字和圖片等數(shù)據(jù)進行處理，但是進行數(shù)字化管理之后，還可對音頻、視頻的資料進行保存，在一定程度上拓展了檔案數(shù)據(jù)的承載形式和內容，讓檔案的內容更加豐富[3]。

2 目前鎮(zhèn)政府檔案管理數(shù)字化建設存在的弊端

1）檔案管理的制度不夠完善。如今，很多地區(qū)的鎮(zhèn)政府檔案管理的基礎措施都不夠全面，信息化技術普及區(qū)域參差不齊，在此基礎上進行數(shù)字化建設無疑會出現(xiàn)很多弊端。同時由于缺乏必要的技術經(jīng)驗，相關可借鑒的案例不夠豐富，相關的檔案管理制度不夠完善，使得鎮(zhèn)政府數(shù)字化檔案管理的普及困難重重。

2）檔案管理的方式不夠科學與合理。現(xiàn)如今，很多的鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府依舊使用的是傳統(tǒng)的檔案管理方法，在實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的過程中，利用管理紙質檔案的管理方式去管理電子檔案，會出現(xiàn)很多的管理弊端，后續(xù)需要耗費更多的人力物力去解決。因為鎮(zhèn)政府對于檔案管理的數(shù)字化轉變沒有重視起來，使得其因為運用了不夠合理的管理方式，導致了檔案管理工作的效率不高等問題。

3）管理設備不夠先進。目前的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理技術相對于城市來講，依舊處于落后的階段，在檔案管理方面的經(jīng)濟投入也不夠高。所以一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府雖然已經(jīng)普及了數(shù)字化管理的理論，但是在實際應用時，其相應的技術設備配置比較低，使得電子檔案的管理受到設備限制，無法真正高效地運行起來。

4）管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高。實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理首先需要專業(yè)性高、經(jīng)驗豐富的人才基礎支持，但如今地方政府在這方面的人才比較稀缺，現(xiàn)有的一些管理人員自身的專業(yè)素養(yǎng)不高，不能夠順暢的進行技能操作。

5）檔案開發(fā)的利用率不高。如今的很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理的內容比較單一，種類也不夠多樣，這些檔案很大一部分都不能夠對公眾進行公開，因此這就造成檔案的利用率低的問題，而且很多的鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府對于檔案的管理工作也只是進行了數(shù)據(jù)收集，缺乏系統(tǒng)的數(shù)字化集中管理。

3 針對鎮(zhèn)政府檔案管理數(shù)字化建設弊端的措施

1）建立健全的檔案管理制度。數(shù)字化檔案建設必須要有完善的管理制度來確保工作的順利進行，因此建立健全的檔案管理制度是進行數(shù)字化建設的第一任務。在制度制定時，要根據(jù)當?shù)剜l(xiāng)鎮(zhèn)政府的實際情況，考慮應用過程中會出現(xiàn)的問題，從而建立合理、科學的管理制度對管理過程進行規(guī)范指導。

2）優(yōu)化改進管理方式。在新科技、新理念的指導下，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不足以滿足如今的電子檔案的需求，因此要結合當前的實際需求，完善改進其管理方式，對其進行不斷的推陳更新。同時，還要對管理流程進行優(yōu)化，重點突出數(shù)字化管理，以便電子檔案的管理工作能夠順利開展。

3）引進先進的電子檔案管理軟件。電子檔案的基礎就是先進的管理軟件，管理軟件為檔案管理工作提供了良好的軟件和硬件基礎，這樣才能對檔案數(shù)據(jù)進行高效的收集和處理，確保管理工作的高效進行，同時促進我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理逐步實現(xiàn)自動化、智能化 管理。

4）加強檔案管理人員的技能培訓工作。在進行檔案管理人員的招聘時，要注意吸收專業(yè)素質高的技術人才，只有不斷地吸收新鮮的血液加入，才有利于政府檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展。同時對于在職的工作人員，政府要加強管理人員的技能培訓工作，定期開展技術學習研討會，提高管理人員的技術水平。這樣才能夠使得工作人員的操作技能得到提高，從而從整體上提高檔案管理更加高效的運行起來。

5）加強檔案管理的信息化建設。如今，隨著新技術的不斷投入到行業(yè)發(fā)展中，像多媒體等信息技術已經(jīng)普及到了各行業(yè)的發(fā)展之中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理也需要轉型。針對其檔案利用率低的問題，通過數(shù)字化管理平臺，對數(shù)據(jù)進行集中的存儲和管理，讓數(shù)據(jù)的收集更加全面，整合多方面的信息資源，形成智能管理平臺，提高檔案數(shù)據(jù)的處理效率，同時也提高其利用率，從而推動我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的信息化發(fā)展。

4 結束語

隨著科學技術的不斷創(chuàng)新和投入，我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理也逐步進入自動化、數(shù)字化的時代，并引入了一些現(xiàn)代化的技術管理手段，更加高效地進行檔案管理工作，確保檔案管理的數(shù)字化發(fā)展更加順暢，進而綜合提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理水平，從而節(jié)省一部分成本，而且還提高了檔案管理的準確性和安全性。但在進行政府檔案管理數(shù)字化建設過程中，一些問題還有待解決，還需要政府進行解決，從而加快我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理的信息化建設進程。