淺議基層檔案數字化建設

楊 曚

（安國市城鄉居民社會養老保險服務中心，河北 安國 071200）

在信息化時代高速發展的情況下為了促進數字檔案事業的良好發展，需要充分認識到檔案數字化建設的重要性和必要性，而且檔案數字化建設已經成為社會高度重視的問題，為了有效促進基層檔案數字化建設，應當結合信息技術等先進技術的科學運用，不斷提高檔案管理整體水平和實際效率。

1 基層檔案數字化建設的現狀分析

在進行檔案數字化建設管理的過程中應充分結合用戶的實際需求，才能為用戶提供更加優質的服務，以此提高檔案的利用率。但是實際上在基層依舊沿用傳統的檔案服務模式，一般主要是讓用戶到閱覽室搜索和查閱相關信息資源，但并不是所有的用戶都能夠進入閱覽室進行查閱，如此無法為有需求的用戶提供良好的服務，也就無法有效提升檔案服務水平。另外很多網絡用戶對原始檔案并沒有產生濃烈的閱讀興趣，也就造成了單一的檔案信息無法有效滿足用戶的實際需求，從而無法提升檔案信息的利用率，無法充分發揮檔案的重要價值和作用。因此為了有效促進檔案管理事業的健康發展，不斷提高檔案信息處理工作效率和水平，以及全面提高基層檔案的利用率，加強基層檔案數據化建設是非常有必要的。

2 推進基層檔案數字化建設的具體策略

2.1 及時突破傳統思維的桎梏，更新檔案管理觀念

首先應當正視和知道傳統檔案管理模式帶來的不良影響，并對傳統檔案管理模式的弊端和優點進行詳細地分析，取其精華去其糟粕。由于在傳統檔案管理模式和管理觀念對相關工作人員造成了極大的影響，大部分工作人員已經適應了傳統檔案管理模式，長期以往容易喪失工作熱情，加上有些工作人員年齡較大，無法在短時間內接受新事物和新觀念，甚至有些固執的老員工從內心深處就非常抵觸檔案數字化建設，這對基層檔案數字化建設容易形成一定的阻礙。因此需要通過開展培訓教育活動，組織工作人員積極參與到培訓教育活動中，聘請專業人員給其詳細普及和分析檔案數字化建設的重要性與必要性，并指導工作人員參與到數字化檔案管理過程中，使其親身體會到檔案數字化建設的重要意義。同時全面做好檔案數字化建設的宣傳工作，使工作人員能夠在潛移默化中逐漸接受數字化檔案管理新觀念，使其能夠主動參與到檔案數字化建設工作中，從而有助于推動基層檔案數字化建設的進度。

2.2 爭取充足的經費，加強資金投入管理

根據實際情況而言，單位領導者對基層檔案工作的重視度普遍不足，在分配資金的時候容易忽視檔案管理工作，在檔案管理工作中投入的資金往往有所不足，無法為基層檔案數字化建設提供充足的資金保障，因此需要對該問題加以重視。作為基層檔案管理部門應當努力向單位領導爭取經費，并在爭取足夠的經費后需要根據實際情況做好資金管理工作，避免造成資金浪費或是濫用等問題，對于具有開發價值的檔案應當投入充足的經費，并依據循循漸進的基本原則促進數字化檔案管理工作的有序開展。

2.3 加大內部培養力度，引進先進的優秀人才

在開展基層檔案數字化建設工作的過程中離不開人才的重要支撐，相應的工作具有極高的專業性，如網絡設計和軟件開發等，在基層檔案數字化建設中迫切需要這些專業的優秀人才，才能有效推動基層檔案數字化建設。但是目前基層檔案部門嚴重缺乏這些專業方面的人才，也就無法保障檔案數字化建設的高效進行。因此作為基層檔案部門應當清楚認識到人才資源的重要性，在單位內部應該加強人才的培養，不斷提升內部工作人員的專業素養和工作能力。與此同時也應當引進先進的人才，如軟件開發、設備維修和網頁設計等專業的人才，或是聘用來自這些專業的畢業生，能夠為基層檔案管理部門增加新生力量，同時通過引進先進的人才還能夠給部門工作人員講解和普及更多科學最新的專業知識與觀念，進而有助于提高基層檔案管理部門工作人員的工作水平。

2.4 加強信息技術的科學應用，推進檔案資源的共享

基層檔案管理人員應當對檔案數字化建設給予高度重視，根據基層檔案管理工作的實際情況制定相應的措施，以此不斷提高檔案的利用率，通過信息技術的科學運用建立科學健全的檔案信息管理平臺，通過檔案信息平臺的有效構建，有助于保障檔案信息的安全性和保密性。另外為了避免出現檔案信息被遺失或泄漏等不良情況，應當對現有的軟件進行深入全面地分析和研究，在此基礎上進行軟件開發，進而有助于增強檔案管理系統的保密性和安全性。同時需要充分加強信息安全防護管理，如安裝殺毒按軟件，定期使用殺毒軟件防止網絡病毒的不法攻擊；加強訪問控制，用戶需要根據相關規定和要求進行身份識別才能允許查閱所需的檔案資料；充分運用防火墻技術做好網絡安全防護管理，有助于確保檔案信息的安全性和完整性。另外通過網絡信息平臺結合信息技術的科學運用，實現檔案資源的共享，有助于加強單位各部門之間的良好合作。

3 結語

綜上所述，通過基層檔案數字化建設，能夠更好地為用戶提供相應的服務，全面提高檔案的利用率。因此需要針對目前我國基層檔案數字化建設的現狀進行分析，并結合信息化手段加強檔案信息服務模式和手段創新與改進，充分利用和發揮檔案的重要作用，全面推進基層檔案數字化建設，從而有利于促進我國數字檔案事業的可持續 發展。