大數據時代電子檔案管理現狀與發展

孫 婷

（天津鐵路疾病預防控制中心，天津 300140）

大數據時代任何事物都可以數據化，各行各業中都在應用大數據技術。檔案管理工作也逐漸向著電子化方向房展，大幅度提升檔案管理質量與效率。但電子檔案管理不同于傳統紙質檔案管理，對檔案管理人員提出更高的要求，需要具備一定的信息素養，才能切實發揮大數據的作用。

1 大數據時代電子檔案管理優勢分析

1.1 安全性高

檔案通常需要長時間保存，上面記錄相關的信息與數據，因此對保存管理有著較高要求。傳統紙質檔案管理過程中會因為借閱、保存不當等出現損壞、丟失等情況。大數據時代檔案電子化發展，革新查閱方式，通過備份、共享到查閱檔案，保障檔案資料的安全性，同時提高其利用效率。相比于傳統管理方式，電子檔案保管時不需要專門的資料室，僅需要做好光盤、硬盤保存即可，有效節省存儲空間，又能提高檔案的安全性。

1.2 高效節約

大數據時代電子檔案管理模式，將傳統文件信息轉為數字信息，降低存儲成本與空間，實現一鍵檢索、快速查閱、增加內容、修改等，實現無紙化辦公。相比于傳統檔案操作模式，不需從檔案庫中找尋檔案資料夾，隨后才能翻閱查閱，整個過程繁瑣耗時。通過引入電子檔案管理模式，可以利用計算機完成一鍵檢索，顯著提升檔案查找效率。操作時管理人員僅需要按照提示進行即可，整個過程高效簡便，提高辦公效率。

1.3 及時更新

傳統檔案管理過程中，需要人工完成信息搜集、整理及添加檔案，工作量較大，需要大量人手合作完成，操作環節諸多，經常出現信息過期、不全、丟失等情況，直接影響到檔案資料利用的實效性。大數據時代檔案電子化順利解決這一問題，通過系統操作提高存檔效率與管理質量，可以保證第一時間更新相關信息，進一步提升檔案材料使用的準確性。

2 大數據時代電子檔案管理現狀與問題

2.1 信息技術應用的意識不足

部分檔案管理工作對信息技術的應用缺乏正確認識，實際工作中沒有及時對信息化材料進行及時的數字化歸檔、整理，并且檔案的管理、開發過程中也缺乏現代化的技術手段作為支撐，這種情況嚴重影響了信息技術功能的發揮。

第一，檔案資料的編號不夠系統；第二，檔案資料的標題設置不夠規范，在尋找相應的檔案資料時，容易由于分類的不準確降低工作效率；第三，傳統檔案資料管理模式與現代檔案資料管理模式存在一定的沖突，導致信息的整合標準不一，嚴重影響工作效率。就目前而言，由于科技發展，信息化時代已經來臨，多數人開始使用計算機設備和網絡技術對信息進行管理。

2.2 檔案管理理念的創新力度不足

在檔案管理中，工作人員依然采用舊的管理模式，對于新技術的應用也只是停留在表面，這種管理理念上的滯后性，對于檔案數字化、信息化建設具有一定的負面影響，這也嚴重影響了檔案管理工作的創新。

在檔案信息管理過程中，信息化建設依然存在一定的問題，尤其是在小企業的檔案管理中，互聯網和智能管理的參與度太低，對于檔案管理工作僅僅限定于檔案資料的移交、編目立卷、入庫以及查閱等，對于數據庫技術的利用相對有限，這種情況與數字化建設還有很大差距，不利于檔案管理工作的有效開展。

2.3 檔案管理工作人員的綜合素質較低

檔案資料管理工作的內容相對復雜，整個工作表現出嚴重的重復性，導致較多的人員不愿意進行學習，難以成為檔案資料管理的高端人才。目前，我國檔案管理人員待遇相對較低，因此整體工作人員的綜合素質相對較低，導致我國對相應的人才非常匱乏。檔案管理人員自身能力較弱，過分重視學歷因素卻忽視了對員工實際能力的考核。甚至部分管理工作人員缺乏必要的學習能力，對于網絡技術以及計算機操作等缺乏正確認識，因此就設備的利用方面也難以緊跟時代步伐，無法為讀者提供高效便捷的閱讀服務。

在檔案信息管理中，信息技術的應用會表現出明顯優勢，為工作人員提供諸多便利，但部分工作人員的專業素養較低，對于現代化信息技術的了解較少，同時后期的學習能力跟不上，因此在運用信息技術進行檔案方案管理時，缺乏開拓進取和創新的精神。

3 大數據時代電子檔案管理優化與發展措施

3.1 合理利用5G技術

通過相關的研究表明，在信息時代，人們的檔案查閱方式發生了較大的變化，人們通常會使用智能終端進行閱讀，這種局面的形成也促進了我國數字化閱讀方式的發展。隨著5G時代的到來，相關技術的進步，數字閱讀已經成為重要趨勢，并且朝著智慧化的方向發展。就整個閱讀而言，5G技術可以對各個環節起到重要作用。

在智能終端發展的影響下，閱讀的方式也會發生較大的變革，因此形成了高速傳遞知識，最大限度提升傳播效果的目的。在客戶端，5G用戶能夠借助智能化、多渠道、實時交互的方式，充分激發讀者的興趣，從而以更多種形式的方式為用戶提供服務，從而為讀者提供更好的閱讀體驗。

3.2 做好信息化管理

在信息時代，合理有序的方案管理可以充分發揮數據信息的優勢，從而為工作的開展提供更多的便利條件。大數據在檔案信息資源管理中的應用需要做好各個工作環節的銜接工作，同時還應該加強信息的保護工作，避免由于數據的泄露造成不可挽回的影響。這就需要做好服務器的加密處理工作，及時對相應的軟硬件進行提升，保證數據的安全。利用大數據做好檔案的信息管理工作，可以采用邏輯歸檔的方式做好檔案的管理咨詢工作，同時在檔案管理過程中需要明確責任，保證數據傳遞的便利性。

提高檔案數據庫建設的速度，實現傳統紙質檔案向電子化方向轉變，增加電子檔案數量，減少紙質文件的數量；在推進檔案信息化管理進程中，不僅要配備先進的現代化檔案管理體系，還要在中推廣規范、統一的檔案管理應用軟件，為以后進行檔案信息交流和資源共享提供必要支持與條件。要具有先進的體系管理，將檔案信息進行分類歸納，每一個部分都要有專門的部門來進行管理。此外，針對電子資源數量繁多的特點，可以根據檔案資料的重要程度劃分不同層次，每個層次閱讀需要相應的權限，如果沒有權限則無法讀取。需要注意的是，在檔案資料數據庫的建立過程中也需要考慮成本因素，需要在做好一次文獻數據庫建設的基礎上，逐漸結合自身的實際情況向二次文獻數據庫建設過渡。

3.3 工作人員及時更新知識架構

傳統的檔案管理人員對于專業知識的掌握只是單純停留在紙質文檔的管理上，這種技術性的管理方式以及管理理念已經不能滿足時代的發展需要，因此在大數據時代，檔案資料管理人員應該積極做好知識結構的更新工作，不斷學習，掌握計算機的操作方式，并且充分利用大數據的優勢，提升工作效率。同時對于檔案的管理而言，應該重視對員工的考核，及時更新知識體系也是員工的必備技能，因此需要對大數據的應用情況以及計算機的操作水平進行定期考核，對于考核成功的才可以安排相應的工作，對于不合格的工作人員及時對工作進行調整，從而優化整個隊伍的結構。另外，利用大數據做好信息管理工作，需要重視用戶與管理者之間的有效溝通，服務質量的提升也是當前需要關注的重點問題，因此檔案管理人員需要注意在大數據背景下，需要更加準確地向用戶提供精準服務，并重視用戶的意見反饋，提升網絡服務質量，實現客戶與管理者的共贏，推動檔案事業的健康發展。利用計算機對檔案資料進行管理時，需要定期做好數據的備份保存工作。備份的好處在于，在源數據丟失之后，整個檔案資料的信息依然可追尋。因此為保證管理的全面性，需要定期對檔案資料管理的信息進行備份處理。

當前新時代背景下，檔案管理的工作需要也推動了高科技網絡技術的發展，檔案管理中通過應用大數據，可以更好推動數據信息的價值挖掘，具體可以通過搜集相應的數據，對檔案信息進行挖掘，分析數據的潛在價值，從而更好地解決實際問題，為檔案的發展提供必要的決策。另一方面，利用大數據的優勢，還能優化管理流程，改善檔案管理工作的效率，推動我國檔案事業的健康可持續發展。由于檔案資料管理工作相對復雜，因此檔案資料管理工作人員需要及時進行學習，從而不斷積累經驗，完善相應的管理制度。對于檔案資料管理工作，檔案應該提升重視程度，提高管理人員的待遇，同時還應該重視對管理人員多方面的考察，在積極做好人才培養的過程中，避免頻繁更換檔案資料管理工作。學校管理人員應該為檔案資料管理人員提供必要的支持，從而促進檔案資料管理工作的健康發展；因此管理人員應該主動進行學習，不斷提升自身的修養，及時跟上形勢的變化，在工作過程中積極與前輩交流溝通，不斷拓展自身的專業知識，增強處理實際問題的能力。

根據檔案的類型和發展方式，與不同崗位上員工創造的不同價值，設立不同的薪酬、績效考核機制。兼顧大多數人的合理的共同地利益。設立專職部門，做好科學地記錄，以此來作為員工升職，加薪，獎罰，選拔人才的依據，更好地促進和保障檔案總目標的實現。計算與發放員工薪酬時存在分配方式死板的情況，不重視績效考核，造成實際出現一大批賴于充數、混日子的員工，在檔案內部造成不良影響。人力部門構建新型薪酬制度，將傳統平均薪酬模式轉為階梯工資分配體系，除了考察日常表現外，還要考核員工工作完成情況，即便同一崗位上的不同員工工資也可以出現差別，增加渾水摸魚員工的危機感。

4 結語

總之，大數據時代互聯網與計算機技術高速發展，傳統檔案管理模式無法滿足時代發展需求，在這樣的背景下電子檔案管理應運而生。電子檔案管理優勢顯著，但作為新鮮事物依然存在一些問題，需要根據實際情況制定合適的制度，做好檔案管理人員培訓工作，進一步提升電子檔案管理質量。