大數據時代高校人事檔案管理面臨的挑戰及策略

姜林峰

（魯東大學，山東 煙臺 264025）

大數據技術讓人類有條件去接觸更多且更寬的領域，也有了更加全面細致的數據可以去探索規律，獲得全新領域的知識，也讓社會上出現了新興的行業也商業機會。對于高校人事檔案管理工作來說，大數據的全面應用給工作帶來了新的機會，也提供了全新的思路和方法。目前國內高校人事檔案的基本模式是收集信息、整理材料，保存檔案等，大數據時代背景下需要從業者提升管理方法，實現更好的工作效率。

1 目前高校人事檔案管理的現狀分析

1）數據信息管理化意識不強，管理思想傳統單一。很多高校在思想上對人事檔案管理工作的重視程度是不足的，認為這項工作屬于學校管理中的輔助性工作并沒有核心的價值。另外，很多高校的領導認為人事檔案就是個人情況的記錄，并沒有太多的意義，僅僅是需要資料的時候調出，日常資料的整理，在這樣思想的影響下，管理上就相對滯后。從高校人事檔案管理的從業者來看，很多人都不是專門檔案管理專業畢業的，學校認為工作沒有難度，誰都可以勝任，人事檔案管理崗位往往就成為“養老院”，把快要退休的或者工作能力不強的人員分配到這個崗位上。目前大部分的高校信息化基礎設施并不是很完善，基本還是采用傳統的分類管理的方式，信息錄入和調取的時候時效性就會變得很差，沒有辦法快速的搜尋想要的資料。而且目前高校的檔案還是以實體的檔案為主，采用統一的A4或者16K的紙張大小，長年累月的積累，這些材料就需要大量的空間來儲存，調取原始材料時極其的復雜和麻煩，工作效率明顯受到了制約。

2）高校人事檔案管理技術設施薄弱，人員技術水平有待提升。開發一套完整的人事檔案管理系統需要較多的資金，學校從預算的角度出發，信息化基礎設施建設就受到了影響。有些院校在檔案管理平臺建設上進行了投資，但是人才建設的方面也缺乏懂得現代化信息技術還懂得檔案管理的專業復合型的工作人員，這樣就算數字網絡技術平臺建設完善也實現不了檔案的接受、傳遞、儲存、調取等全過程的實施。基礎設施的薄弱和人員技術水平的制約，若是不能扭轉思維，在基礎設施和人員建設方面加以投入，高校人事檔案管理工作在大數據的背景下很難得到實質性的發展。

3）高校人事檔案安全意識不強。高校人事檔案的意義不僅僅是在教師評定職稱，崗位調動上起到作用，還能夠應對人事方面的突發狀況，有著較強的隱蔽性，如果信息出現了泄露就會給不法分子提供了可乘之機。從安全的角度出發應該定期的維護和檢測檔案安全，紙質文件注意防火防潮的問題，數據文件應該定期進行系統安全的檢測，信息安全不僅維護了高校人事檔案的利益，還為學校未來的發展打下良好的基礎。

2 大數據時代背景下高校人事檔案管理面臨的挑戰

1）高校人事檔案信息收集面臨挑戰。高校的檔案主要是由在職教職員工、退休教師和離職檔案未提走教師三個部分構成。高校教師的學歷相對較高，在高校中的流動性也較大，受到很多因素的影響，很多教師在離職后并沒有第一時間把檔案提走，情況較為復雜和多樣性。目前這些檔案多以紙質版的形式存在，在大數據的背景下，需要盡快的把紙質版的材料轉化為電子數據來進行管理，但是由于歷史的積累，紙質版數據過多，想完全實現轉化需要一個漫長的時間，也需要花費大量的人力物力，這是目前高校人事檔案管理所面臨的首要挑戰。

2）高校人事檔案業務管理問題面臨挑戰。傳統的管理模式都是需要人工進行查閱，紙質檔案的管理在保存時間上就受到了一定的限制，而且每次調取都會有一定的損耗，而且有些高校沒有相對完善的服務理念，管理設備比較陳舊，權限的歸屬也不是很同意，導致有些高校教師在使用檔案的過程中往往很被動。在大數據的背景下，需要將人事檔案轉化為電子檔案后進行分類和聚類整理，找到數據之間的相互聯系，把塵封在檔案庫里面的死檔案轉化為活信息，讓教師在使用的時候更加的方便，提升了檔案管理的價值。

3 大數據背景下高校人事檔案管理的實踐路徑

1）提升高校人事檔案管理的數據信息化意識。在很長的一段時間里，檔案管理工作在大部分的心中都認為簡單的保管和查閱工作，因為它的隱蔽性和涉密性很少有人會去思考他的潛在價值，更加沒有關注過檔案管理工作在高校人才開發和人才培養方面的作用。若想扭轉傳統的思維，就需要更新理念，加大檔案管理工作的宣傳力度，樹立信息化的管理意識，利用信息技術促進交流和知識的共享，從而提升工作效率。從學校的角度出發應該結合學校的實際情況制定相關的規章制度，從思想上完全的接受信息化的觀念，提升教師自身對檔案管理工作的認識，只有這樣才能將大數據信息化的工作貫徹執行。

2）做好數據庫基礎建設。高校人事檔案管理工作不是一蹴而就的，需要長期穩定的推進，尤其是在數據庫建設上更加需要耐心來進行原始數據的收集整理。具體來說，檔案管理工作人員需要嚴格的審查和鑒別材料的真偽，一定要確保在數據庫里面的信息是真實準確的，避免“臟數據”的存在，以每一名教師來建檔，包括編碼、姓名、民族、籍貫、政治面貌等基本信息，而且需要為每一名教師制作材料目錄，這樣就可以十分清晰的查找相關的數據。日后教師有了新的科研成果或者獲得了榮譽證書就在此基礎上進行資料上的豐富。在教師進行職稱評定和教育培訓時，調出基本的數據就能獲得最為真實的信息統一審核評定，這樣既能確保了公平，也能夠讓資源實現的共享。

3）提升高校檔案管理人員的專業技術水平。在高校中從事檔案管理的工作人員往往不太受到重視，很多學校都把快要退休的教師安排到人事檔案管理的崗位上，這種做法明顯是不對的。人事檔案管理工作需要專業的知識，在大數據的背景下，不僅需要在檔案管理上有過硬的技術水平，還需要在信息技術上有一定的基礎，能夠利用現代信息化技術對人事檔案管理工作有全新的認識和了解。學校需要結合自身的實際情況招聘學歷水平、技術水平、管理水平都能夠勝任的專業人事此項工作，另外，學校需要定期的安排檔案管理工作人員進行最新技術的培訓，讓其掌握市場中最核心的技術來為高校的檔案管理服務，也可以邀請檔案管理工作成績較好的兄弟院校負責人來進行指導工作，提升檔案管理的工作效率。

4 結語

綜上所述，高等院校的學科門類較為豐富，需要收集、整理、歸檔、調取的數據也形式多樣。在大數據思想的影響下，高校需要轉變傳統檔案管理思維，充分利用信息化技術實現對人事檔案管理工作的升級。大數據時代的到來給人事檔案信息化工作提出了更好的要求，雖然目前很多高校此項工作仍然存在意識不強，專業技術相對落后，安全意識薄弱的實際情況，只要扎實落地，把工作耐心的做到實處，一定能夠取得理想的效果。