電子檔案存檔的問題及應對策略研究

季建東

（吉林省通榆縣委統戰部，吉林 白城 137200）

1 電子檔案存檔的問題

1.1 電子檔案安全保存儲的格式不規范

不同文件的存檔要求都不同，電子文件如果想要長期得到保存就必須注意兩個方面的內容，分別是電子檔案的原真性與可識讀性。

1）原真性主要體現在視頻質量的合格程度以及不可編輯性。一是，為了保護電子檔案的安全性，通常將一些已被長期使用的電子檔案設置成為不可編輯模式。二是，要使視頻能夠長期利用和保存，就必須要對視頻進行一定程度的壓縮，而在壓縮的過程中就會對視頻的原真性有一定影響。因而需要采用合適的電子存檔格式。

2）可識讀性主要由多種軟硬件等技術環境的支持以及壓縮標準和封裝格式的標準化程度決定。可識讀性是長期保存的檔案最基本的要求。一些長期存儲的電子檔案經常使用一些國際化標準來進行存儲等，不僅要用合適的殺毒軟件保證檔案的安全，還要注意做好重要文件的備份工作。

1.2 檔案管理人員的素質、能力參差不齊

處于當今信息化的社會，檔案管理人員必須掌握信息技術，以確保電子檔案的安全。目前在機關、企事業單位從事檔案管理人員的素質、能力表現參差不齊，有的是專業知識了解不多，檔案管理工作能力不強，直接導致檔案管理工作水平偏低，問題也層出不窮。另外，還有一些檔案管理人員認識不到這項工作的重要性，不作為、不服務的現象也不少。因此，檔案管理人員的素質和專業技術能力對電子檔案的安全性起著至關重要的作用。

1.3 存儲電子檔案軟件的穩定性不足

保證存儲檔案的穩定性是長期存儲的檔案的要求之一。影響檔案存儲的穩定性主要由以下幾個方面：

1）計算機的硬件及軟件問題。現在信息化社會快速發展，電子產品的更新速度也是越來越快，如果電子產品過于陳舊，就會對等檔案存儲有一定影響。在軟件方面，由于電子產品的不斷升級，要研發合適的電腦軟件系統以確保存儲檔案的穩定性。

2）存儲檔案管理的工作人員的技術水平。存檔工作人員的技術水平也要跟得上時代更新的步伐，掌握先進的存儲技術水平，對各種存儲方式有一定的了解。同時還應該積極對各種系統軟件進行開發，使得電子檔案管理的計算機能夠得到完善的防護系統，對電子檔案的安全性、穩定性提供有力保障。

2 解決電子檔案存檔問題的應對策略

2.1 建立統一的電子檔案管理制度

為了確保電子檔案的安全使用，國家應該建立統一的電子檔案管理制度。統一的電子管理制度不僅可以方便對電子檔案的統一管理和各地區之間的交流，而且有利于系統的升級。首先，在電子管理安全方面，必須保證進入檔案室的人員確認身份后再允許其進入。其次，將電子檔案管理的具體責任落實到人，還要定期進行檔案的移交過程，確保檔案的完整性和安全性。建立統一的電子檔案管理制度應該包括管理人員要做好對重要文件的備份；為了防止病毒對重要文件造成破壞，對重要文件進行備份以及做好相應的電腦防護措施也應該列入電子檔案的統一管理制度。

2.2 提高檔案管理人員的能力

為了保護電子檔案的安全，重中之重是加強對檔案管理人員的監督管理。首先，電子檔案管理人員要有良好的知識水平。掌握足夠多的專業知識，有一定的管理能力，能夠熟練地掌握存儲技術。其次，要有良好的個人素質和政治素質。檔案分保密檔案和公開檔案兩種，當今社會為了一己私利而泄露保密檔案的事件屢見不鮮。因此，為了檔案的安全性，存儲工作人員一定要有良好的個人素質和政治素質，堅持自己的職業操守。第三，管理人員要熱愛自己的工作，認識到檔案管理的重要性。管理人員在自己的崗位上要認真負責，及時了解黨和國家的最新動向，做到認真貫徹落實習近平總書記的系列講話，爭取在自己的崗位上為國家貢獻一份自己的力量。

2.3 貫徹國家檔案局相關文件提升電子檔案工作者的服務質量

為了規范電子檔案的管理，國家檔案局2018年12月14日發布了第14號令《國家檔案局關于修改〈電子公文歸檔管理暫行辦法〉的決定》，將《辦法》第七條修改為：“符合國家有關規定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔。電子公文歸檔應當符合電子文件歸檔和電子檔案管理的要求。”辦法的發布為電子檔案的管理提供了法律依據，隨著互聯網和大數據的發展，電子檔案的管理也應用逐步擴大，為了適應電子檔案管理的有序開展，提升電子檔案工作者的服務意識和服務質量顯得尤為重要。電子檔案不應僅限于將以前的紙質檔案數字化，而應利用數字化的好處，通過實際工作，在相關單位之間建立了信息交流平臺，高質量的電子檔案是分享平臺的數據庫，所有這些數據收集和積累活動都旨在提高工作的效率。提高對服務的認識和提高服務的質量，需要繼續在日常電子存檔業務中不斷創新，使電子存檔人員能夠更迅速地進入這些領域。提高檔案的質量，使電子檔案的使用者能夠更全面、更迅速地查閱。由于各單位的特點，擁有大量的數據平臺，在不同的數據平臺之間共享電子檔案，最大限度地便利普通員工。為員工提供高效、及時的服務，并為管理者提供一個質量控制和分析的數據庫。在新的環境中充分利用信息技術的好處，提高技術競爭力。為了提高服務質量，需要不斷優化電子檔案的工作流程，并在收集、傳輸和使用電子檔案信息的所有渠道中共享資源，以提高用戶工作的效率。隨著信息技術的不斷發展，在實踐中，可以使用兩種媒體卡、便于電子檔案的存檔和查閱。這可以避免重復存檔問題，并節省職工的大量盲目等待時間。

2.4 完善電子檔案計算機的硬件及軟件

在當今信息高速發展的社會，電子信息技術高速發展，電子產品更新的速度越來越快，在電子檔案管理反面一定要保證電子檔案計算機的硬件和軟件都保持在最好的狀態。電腦硬件太過陳舊會使得一些比較高級的電腦軟件無法使用，這樣就使得電子檔案計算機的配備較低，更容易遭到病毒以及人為的一些破壞，所以一定要完善電子檔案計算機的硬件。另外，在軟件方面，更要設計穩定、利于運行的、防護安全性更高的軟件，加強對病毒的防御作用。在日常的電子檔案工作過程中，在不知情的情況下就會攜帶了一些病毒，造成了信息源的被侵染，從而導致使用者電子檔案的損壞與丟失。因此，完善電子檔案計算機的硬件及軟件是必須防范和高度注意的問題。

3 結束語

綜上述，伴隨著國家的進步，科技的發展，我們進入了當今信息化高度發展的21世紀。在電子信息技術高度發展的進程中，信息化的高科技已經存在于我們生活的方方面面。正如我們的檔案已經由最初的紙質版轉變為電子版。但是電子檔案目前的存檔仍然存在很大的問題，電子檔案的安全性仍然是一個較大的隱患。故而了解電子檔案目前存在的問題以及應對策略是當下不容忽略的一個課題。