加強食藥監檔案信息管理，提升檔案服務的社會效能

張 靜

（福建省三明市市場監管綜合執法支隊，福建 三明 365000）

近年來，媒體曝光的食品藥品安全問題在新聞中時有發生，社會輿論高度關注食品藥品安全問題。群眾安全無小事，食品藥品安全問題一直牽動著黨和政府的心，國家層面不斷完善食品、藥品安全立法。各級監管部門努力加強食品藥品監管工作，時刻不能懈怠。我們在工作中建立了大量的食品、藥品等安全監管檔案。執法方面的案卷主要有公安機關提供、群眾舉報、監督發現等立案依據的檔案，以及各類餐飲、藥品經營等方面的申請和許可材料。另一方面，食品藥品監管檔案在保存與監管方面還有其自身的特殊性，如：檢測報告、督查記錄、行政審批材料等各類執法文書等檔案，不同于普通檔案，此類檔案材料或存在保密性、或是具有信息公開、服務功能等特性。

1 實施食品藥品安全檔案管理工作必要性

一是社會對食品藥品檔案的實際需求。食品藥品監管過程中，分門別類產生了諸如檢測報告、對食品藥品安全預警等海量檔案。檔案專業性較強，對公眾有很好的社會價值。如食品藥品抽查檢驗報告、藥品的副作用報告、醫療器械等的檢測報告、各項檢查中的專項報告等，此類檔案資料具有較高的社會利用率。

二是食品藥品檔案具有追索預警價值。具有社會預警及共享功能的監管檔案，如果能夠滿足各地區、各部門、各相關行業等查詢服務需求，將對大眾公共安全發揮很大的預警價值。如前些年的“假疫苗”、三聚氰胺奶粉等事件，藥監與公安部門就是通過對相關檔案的排查，尋找出問題的源頭，為避免事態繼續蔓延、公共安全事件得以及時止損發揮了積極作用。

三是食品藥品檔案科學管理與執法工作效率緊密相連。從監管部門的執法程序看，檔案的原始資料，既可以收集作為證據的參考憑證，也可以作為認定事實的依據。因此，有效開展食品藥品安全檔案管理工作，能夠有效促進執法部門監督管理、提升工作效率。另一方面，加強食品藥品監管過程的檔案信息管理，也有利于明確執法過程的方向，提供查找線索。

綜上所述，我們需要對各類相關檔案信息管理制度加以完善，加強檔案工作人員的培訓與素質提升，落實一崗雙責，強化責任擔當，切實履行執法檔案的主體責任。結合案管系統，統籌做好錄入防護管理和監督。分管領導和科室、直屬單位負責人要切實抓實“一崗雙責”，落實率先垂范、以身作則，加大安全監管的力度。對于執法流程以及立案過程產生的紙質文檔以及電子文案等資料，包括檢測報告、行政審批報告、督查記錄等，進行系統化的管理利用，才能讓食品藥品安全信息完整和準確清晰的展現給大眾，服務社會。

2 食品藥品執法部門檔案工作存在的問題

一是重視不夠。主要體現在：管理的基礎設施存在諸多問題。由于有些領導對檔案工作不夠了解，不夠重視，檔案資料室硬件環境過于簡陋，狹窄、潮濕、陰暗的環境引發紙質材料霉變、蟲蛀等現象還依然存在；部分電腦配置過低，存儲空間不夠，無法滿足保存大量電子信息的工作需求；個別單位沒有及時更新與購置檔案管理常用設備，導致檔案材料保管缺乏嚴密性，如電腦聯接外網后，由于系統的防護性不強，受到病毒侵襲導致系統文件容易丟失的風險也不容忽視。

二是管理能力缺乏。由于沒有專業的檔案管理人員配置，監管部門領導指派一些非專業人員管理檔案。他們對檔案管理工作流程不熟悉，對于檔案的保存、分類、集中管理等方面心中茫然。甚至有的領導讓執法人員趕鴨子上架兼職擔任檔案管理員。他們難以獲得有效的工作培訓，處理各類檔案力不從心。他們在檔案分類管理、軟件的運用、檔案服務等方面難以有效開展工作。由于業務不熟悉，再加上心情焦慮，一些檔案管理人員素質難以提高，在窗口服務中態度不佳，給人以“生、冷、硬”的感覺。

三是軟件系統滯后于時代發展。電子檔案系統未能有效建立，缺乏系統化、專業化的檔案管理軟件。執法部門在電子平臺導入案源和案件管理，進入辦案流程后，僅進行紙質檔案保存，安裝錄入電子案件管理系統資料過于簡單化，僅在內部使用，沒有與外網對接，更沒有與互聯網銜接，案件電子檔案只能在本系統內利用，無法及時對社會進行服務。拍攝的內容沒有進行案管系統留存，影響著檔案管理工作正常發揮。上述問題嚴重制約檔案管理的工作效率，某種程度上影響了檔案管理工作的實施。

四是案卷裝訂歸檔不夠標準。部分案卷未使用統一的卷宗封面，有的卷宗皮不達標不便于卷宗保存；有的卷宗資料不齊，裝訂零散，文書目錄填寫不規范，歸檔的順序未按照案件辦理的順序，同一份證據在案卷里出現多份；有的卷宗出現不能隨卷裝訂的視聽資料、實物證據等，沒有按規定注明名稱、數量、存放地點等相關信息。

3 提高食品藥品執法部門檔案服務功能的有效策略

3.1 加強領導，提高檔案管理工作硬件和軟件的建設

食品藥品關乎民生安全，其檔案管理不容忽視。隨著食品藥品立法的不斷推進，在執法檔案管理工作中，要求領導提升執法檔案管理意識，開放、整合中融入現代管理理念，打破以往的陳舊思想，重視規范檔案管理。投入適當資金，完善更新硬、軟件設施建設（包括添置電腦，打印機、一體化檔案存儲與查詢和倉儲設備設施等設備購置）。在環境方面，加強內部環境的通風處理，使紙質檔案不會因為潮濕而被破壞。在電子信息化時代，要利用電子管理降低檔案管理的存儲空間，改變傳統的存儲不足，從而達到降低人員與經費的投入，提高經濟效益和社會效益的目的。

3.2 加強指導，健全檔案管理人員的工作流程規范

管理人員培訓、案卷評查和監督案管系統的錄入都應該符合相應的流程。通過資料配套提高檔案質量，按照案件辦理的順序隨卷裝訂歸檔，確保卷宗資料裝訂齊全（包括視聽資料、實物證據、圖片音像等），檔案目錄填寫規范，證據全面不重復，并按規定注明名稱、數量、存放地點等，注重收集整理已公布的行政執法典型案例檔案公告公示，通過以案釋法，助推嚴格規范公正文明執法。公示、全過程記錄、重大執法決定法制審核“三項制度”。嚴格執行《福建省重大行政執法決定法制審核辦法》，編制完善本系統法制審核目錄清單，全面收集整理行政執法的各個環節資料歸檔，切實做到執法檔案管理依照《福建省檔案管理條例》的有關要求，按案件辦理的順序隨卷錄入電子檔案，定期開展行政執法檢查案卷檔案評查，通過獎優罰劣，增強檔案管理人員的責任心，更好地為復工復產提供優質服務環境。

3.3 建崗立責，建章立制強化檔案管理流程以發揮監管與服務效能

建崗立責，各崗位人員要相互配合，結合食品藥品執法檔案需求，建立完善具體的工作網絡，從點——線——面建立執法檔案管理制度和管理工作模式，制定立卷歸檔工作措施，促進不同部門對執法檔案進行專門管理。積極建立執法檔案管理制度，通過明確制度、權利和義務之間的關系，建立紙質與電子檔案。單位提供經費，升級更新軟硬件，通過量化等級、執法等級評定、執法頻次、稽查辦案等，盤活死檔案為活檔案。例如，食品藥品生產企業監督檢查資料、整改意見書和行政處罰文書等監管材料都要整理歸檔入網，明確指定檔案歸檔范圍和保管期限的相關文件和執法案件，并報當地檔案局審批，進行痕跡化檔案管理。這樣既規范了餐飲與食品藥品生產企業的操作步驟和管理水平，又可以通過清晰可查的相關資料協助監督，如：立案調查——新證取得——行政處罰——處罰決定——行政處罰書審批——處罰執行——結案歸檔。而對于不予處罰或從輕處罰等，對其不規范事項進行整改的檔案提供社會查詢，給生產企業和經營銷售商起到警示作用，從而有效防止和杜絕了食品安全事故。

3.4 健全隊伍，應用合理管理模式提升檔案服務功能

檔案管理審核人員由分管領導負責，單位一把手總負責，從專業素質方面提升執法檔案管理能力。邀請專業的檔案管理人員進入到執法部門進行檔案管理知識宣講和檔案館巡查，引導其應用先進的管理知識和現代化信息管理技術，優化執法檔案管理環節和流程，體現檔案管理的作用。發揮其管理人員的水平，符合管理要求。對檔案管理人員進行思想教育，從思想意識樹立創新精神和創新能力來改變執法檔案工作局面，培養其在耐得住靜默與清苦，腳踏實地的工作中，自我敏捷和睿智的轉變觀念。發揮檔案的自身價值作用，讓執法檔案工作在特定環境下產生不同凡響的經濟與服務效益。檔案工作既是業務性又是管理服務性等多能工作。新形勢下，充分利用好網絡與計算機，建立電子信息檔案，要求管理人員熟悉電子信息檔案操作流程，也即對于檔案管理工作要有扎扎實實的業務基礎，對于電腦和各類軟件要能夠熟練操作，這樣，才能增強自身的檔案管理能力，樹立起檔案服務意識，用新思路、新方法去解決新問題，在檔案管理過程中有所創新與突破，為社會提供優質的檔案查詢與管理服務。

檔案作為一種社會事件記憶，大到國家大事歷史事件，小到人們生兒育女都有著最為寫實且可靠的記載，執法檔案記載整個執法過程中證據的搜集、處罰的依據等等。檔案信息服務能夠真實地再現生產者、經營者當時違法事實，彰顯執法人員為了食品藥品安全做出公正、公平的處罰，這些過程性材料尤為重要。在當前計算機和網絡技術飛速發展的新時代，傳統的檔案管理與信息服務無法進一步滿足大眾需求。我們要借助新媒體如微信公眾號等的優勢，創建新型媒體服務平臺，對于一些可以共享的公共信息及時發布，充分體現其靈活性和便利性，還要建立專業化的標準管理體系，整合檔案資源，發揮信息資源的整體共享優勢，做好信息服務社會工作，為構建和諧社會做貢獻。