事業單位檔案管理信息化建設初探

郝 亮

（孝義市機構編制電子政務中心，山西 呂梁 032300）

事業單位在檔案管理工作當中對信息化管理模式的應用，不僅對事業單位的發展具有一定的促進作用，而且還能在一定程度上提高檔案管理工作的服務質量和工作效率，為事業單位節省一定的成本。為了能夠促進信息化管理系統在事業單位檔案管理工作當中發揮出更大的價值，事業單位一定要結合自身的發展情況進行綜合分析和判斷，然后直進出更加完善更加全面的改革機制，針對相關問題進行不斷創新和優化，從而在一定程度上提高事業單位信息化檔案管理的質量和水平。

1 事業單位信息化檔案管理工作當中存在的主要問題

第一，檔案管理改革機制有所欠缺。目前隨著信息化建設步伐的逐漸加快，很多事業單位都針對自身單位在檔案管理工作過程當中的不足進行改革。雖然改革后檔案管理工作取得了一定的成效，但是在管理機制方面還有所欠缺。信息化檔案管理工作將原本的紙質信息轉化成電子信息，這就使得檔案管理工作更加方便，更加便捷。但是檔案工作人員缺乏全面系統性的培訓，對于檔案管理信息化系統并不能運用自如，這就導致工作效率得不到有效地提升。

其二，檔案管理工作人員缺乏一定的綜合素養。檔案管理工作涉及的檔案信息比較復雜，工作量比較大。這個對檔案工作人員的要求就比較高，不僅需要他們具有一定的耐心和責任心，而且還要具有一定的專業素養和專業技能[1]。但是目前很多事業單位的檔案管理工作人員在專業素養和專業技能上并不能達到一定的要求，他們并沒有接受過全面性系統性的培訓，這就使得工作人員的工作水平得不到有效提升，也在一定程度上降低了工作人員的積極性。

第三，檔案管理檢索和儲存機制不完善。目前有些事業單位在進行檔案管理工作的過程當中發現存在有信息虛假或者檔案混亂的情況。如果事業單位在檔案管理工作過程當中缺乏完善的檔案檢索和儲存機制，那就會導致某些檔案信息出現丟失的情況，這就需要檔案管理工作人員要保持一顆嚴謹的心態，對自己進行嚴格要求，在工作當中對檔案信息的檢索和儲存機制進行不斷創新，促進檔案信息化建設順利有效開展。

2 事業單位檔案管理信息化建設的有效策略

2.1 對事業單位檔案管理信息化建設的規劃進行有效完善

要想促進事業單位檔案管理信息化建設有條不紊地進行，必須要制定完善的檔案信息化建設規劃，這樣才能促進事業單位檔案信息化管理長遠發展。在檔案信息化建設規劃的制定過程當中首先事業單位要對自身目前的實際情況和發展特點進行有效明確，并針對一些詳細信息進行研究和分析，然后根據檔案信息化管理的基本要求對檔案管理工作進行不斷優化和完善[2]。并且為了促進檔案管理工作順利有效開展，還要促進檔案管理各部門之間進行積極的配合，加強各部門之間的溝通交流，大大提高檔案管理工作的靈活性，從而為檔案管理工作的信息化建設奠定堅實的基礎。所以在事業單位檔案管理信息化建設之前進行完善的規劃管理工作，對于提高事業單位檔案信息化管理的效率和質量具有非常重要的意義。

2.2 加強事業單位檔案管理人員的綜合素養的培養

要想提高事業單位檔案管理信息化建設的水平和質量，事業單位在進行檔案管理工作的過程當中必須要堅持以人為本的理念，定期為檔案管理工作人員進行專業知識和專業素養以及技能方面的培訓，讓每一位工作人員明確自己的崗位職責，提高他們的崗位責任心。并且事業單位還要進行人性化管理，制定完善的獎懲措施，針對工作當中表現比較優秀的檔案工作人員給予相應的鼓勵和獎勵，激發工作人員的工作積極性，從而進一步促進工作人員的專業素養的不斷提升。當然也要針對工作當中屢次犯錯的工作人員給予相應的懲罰，從而規范檔案工作人員的行為，促進他們專業技能的提升。此外事業單位還要引進一些專業素養比較高的復合型人才，為單位內部檔案管理團隊注入新的活力。

2.3 制定完善的檔案信息化監督機制

為了促進事業單位檔案管理的信息化建設向規范化方向發展，事業單位還要建立完善的檔案信息化監督機制，為了讓檔案信息的安全性和準確性得到一定的保障，一定要對檔案管理工作人員的相關工作行為進行有效監督。當然在監督機制建立健全的過程當中，不僅要實行有效的內部監督，而且還要針對外部進行相應的監督，這樣才能促進監督機制發揮出更好的監督效果。同時事業單位檔案部門還要針對相關的信息化設備和系統進行定期維護和檢查，防止網絡系統當中出現病毒，導致檔案信息出現丟失或者毀損的情況。此外，檔案管理工作人員還要做好對檔案信息的保密工作，以防重要的檔案信息外泄給事業單位造成不可估量的經濟損失。

2.4 對檔案檢索和儲存機制進行不斷優化和完善

事業單位進行檔案管理信息化建設最根本的目的就是為了提升檔案工作的便捷性，讓檔案信息檢索更加方便，檔案信息儲存更加安全準確。一般檔案工作人員在檔案管理信息化系統當中輸入相關檔案信息或者數據的時候，為了方便后期工作當中對所需檔案信息進行快速檢索，檔案工作人員可以對檔案信息進行分類儲存。如果工作人員采用的檢索方式技術性比較強，工作人員就可以利用掃描的方式將檔案信息進行有效錄入，并且還可以對檔案信息當中的錯誤進行有效識別，這樣就方便工作人員采取有效的措施進行及時修改和完善。當然隨著信息技術的不斷發展，檔案管理工作人員還要對檔案信息的檢索方式和儲存方式進行不斷優化和創新，從而制定更加科學更加合理的信息化管理機制。所以事業單位在檔案管理信息化建設的過程當中要不斷進行創新，這樣才能促進檔案管理工作跟上時代的步伐建立更加完善的檔案檢索和儲存機制。

2.5 豐富檔案管理的服務功能

檔案管理工作的本質就是為客戶服務，所以提高檔案管理的服務能力也是檔案管理信息化建設的一項重要內容。傳統的檔案管理服務主要是進行檔案信息的檢索和查閱，而且服務的內容比較單一，服務的整個過程都處于被動狀態。而目前檔案管理工作進入了信息化時代之后，其服務功能也變得越來越豐富了，它不僅僅只局限于對檔案信息的檢索和查閱，而且還可以針對相關的檔案數據和信息進行智能化的分析、篩選和總結，這不僅讓使用者得到了更好地體驗，而且在一定程度上提升了檔案管理工作的效能。

3 結語

信息化管理系統在事業單位檔案管理工作當中的有效應用，不僅是社會發展的趨勢，而且也是事業單位檔案管理工作的需求，所以事業單位要改變以往陳舊的檔案管理工作模式，對檔案管理工作當中存在的不足和問題進行彌補和個優化，加強檔案管理工作信息化建設，提前制定完善的信息化建設規劃，加強檔案管理工作人員的團隊建設，并且建立完善的監督機制和檔案檢索儲存機制，進一步豐富檔案管理的服務功能。大大提高事業單位檔案管理的工作效率，促進事業單位信息化檔案管理工作的有效開展。