電子檔案的管理認識研究

楊麗麗

（山東省青島市即墨區(qū)社會保險事業(yè)中心，山東 青島 266200）

時代的進步發(fā)展，使我們的生活和工作以及學習也開始產(chǎn)生變化。生活中自動化的家用小電器、便捷的購物方式，以及學習中的多媒體展示和工作中電腦的應用，給我們的帶來了極大的便利。尤其工作中，電子信息技術(shù)的發(fā)展使我們更多的開始使用電腦進行辦公，對檔案的管理也開始使用電子的方式。既然檔案需要保管和管理同樣的需要對電子檔案進行管理，使我們在查閱資料檔案時更加方便尋找，也不需要大量的位置對紙質(zhì)資料進行存放，電子檔案有更大的儲存空間并且電子檔案在經(jīng)過審批后可以直接進行增添不漏，節(jié)省重新裝訂檔案冊的過程，沒有管理權(quán)限的人員無法對檔案進行修改，保證了檔案的真實性。給檔案管理工作人員帶來了極大的便利，電子檔案的使用省時省力，給我們帶來了更便捷的查找方式和完整性。

1 電子檔案

1.1 含義

電子檔案，顧名思義是電子形式的需要保存的資料檔案；通過計算機的磁盤等電子設備的儲存功能，將紙質(zhì)材料檔案輸入到計算機中或者紙質(zhì)材料檔案通過掃描將原版的紙質(zhì)材料檔案轉(zhuǎn)化成電子形式，通過各種分類方式進行保存。需要進行檔案管理的電子信息只有經(jīng)過歸檔過程處理后才可以稱之為電子檔案，未被歸檔處理的電子信息被稱為文件，這個過程主要是將每件電子信息，封裝成為以卷為單位的檔案基本單位，并且每個卷都有一個標準的元數(shù)據(jù)(電子封面)，與傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案相似，但不需要以紙作為媒介換成了電子形式的媒介儲存方式。具有統(tǒng)一的電子檔案入口，用統(tǒng)一的格式對檔案進行保存，這樣有利于對電子檔案的統(tǒng)一管理。

1.2 特征

便于查閱；紙質(zhì)檔案通過電子存檔，查閱時也可以根據(jù)分類對需要查閱的檔案進行查找，在查閱中還可以根據(jù)需要查找的內(nèi)容進行電子模式的查找，計算機就會根據(jù)相同的字體進行全部分類的查找給出結(jié)果。甚至在異地都可以通過計算機對需要查閱的檔案進行查閱，儲存到計算機中的檔案信息可以與計算機分離，不用區(qū)分地點和同一個計算機的問題，可以隨時隨地的通過任何計算機對檔案資料進行查閱。

需要的載體小；紙質(zhì)資料檔案要根據(jù)分類進行保存，就需要專門設置檔案室對檔案進行保存；而電子檔案只需要電腦的磁盤、磁帶、光盤等具有儲存功能的介質(zhì)，信息的儲存具有高密度性。甚至隨著時代發(fā)現(xiàn)的“云儲存”功能上傳至云端進行保存，不需要占用電腦介質(zhì)中的儲存量。

真實性；紙質(zhì)的資料檔案和電子檔案一樣，都是根據(jù)真實的活動進行的記錄和保存。紙質(zhì)資料檔案有些會通過長時間的存放和查閱的過程中損壞進行重新記錄過程中容易被更改和記錄錯誤。電子檔案普通人員進行查閱不容易被損壞，更過的人員沒有更改檔案的權(quán)限，因此，電子檔案具有相對的真實性。

便捷性；電子檔案在管理的過程中經(jīng)常需要查缺補漏和修改不正確的地方，管理工作者有自己的權(quán)限對電子檔案中的遺漏文件進行補充和增添，比傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案便捷很多，不需要將紙質(zhì)檔案已裝訂成冊的進行拆解后進行補漏。需要修改的還要經(jīng)過層層審批后將審批的文件也要裝訂到文件中證明修改的合法性和修改后的真實性。這樣為檔案的工作者節(jié)省了勞動力和時間，同時也可以有效地提高電子檔案工作人員的工作效率和質(zhì)量。

保密性；紙質(zhì)檔案在保存期間有些屬于機密要件，在管理過程中難免會出現(xiàn)失誤和意外，讓有心之人有利可圖，對紙質(zhì)資料檔案進行觀看，并且紙質(zhì)檔案中一個文件中可以看到整個的內(nèi)容無法對部分文件以及部分文件中的個別重要段落內(nèi)容進行隱藏。最簡單的例子就是考試時的試卷，常?？梢月牭娇荚囶}目泄露的問題，就是因為紙質(zhì)是實物的總會出現(xiàn)問題。電子檔案要經(jīng)過密碼的設置和軟件防火墻等手段對機密文件檔案進行保存，并且可以做到你想查閱哪段具體的內(nèi)容時這個文件中其他重要的部分沒有權(quán)限和經(jīng)過領導同意不能進行查閱很大程度上減少了機密文件檔案容易泄露的問題，顧電子檔案具有保密性。

1.3 意義

電子檔案是時代發(fā)展的必然結(jié)果，生活中和工作中使用的筆和紙的頻率在逐漸的較少，更多的是通過電腦對文件進行打印和存放。多數(shù)文件在記錄完成后，通過發(fā)送等方式直接將文件進行存檔保存，保證電子檔案的真實性和完整性。查閱的人員沒有更改文檔的權(quán)限，通過輸入想要尋找的標題就可以找到相應的文檔資料；甚至對于重要的文件不會隨著時間的流逝而消失，也不會隨著翻閱次數(shù)的增加而有所損壞。國家對于電子檔案的保存也制定了相關(guān)的法律，也是對國家重要的文化和信息的傳承。加強對電子檔案的管理和使用，為查閱電子檔案提供便捷的過程。電子檔案的出現(xiàn)給我們的工作和學習帶來了很大的便利，異地出差時可以跨越城市和國家的局限對檔案進行實時查詢，學習上利用電子計算機對拓展的知識進行學習和查詢。電子檔案的出現(xiàn)對我們的工作和學習都帶來了極大的便利。

2 電子檔案的管理

2.1 含義

電子檔案的管理不僅僅是管理檔案的電子信息，還要實現(xiàn)實體檔案的信息化管理，以及電子信息和實體檔案的關(guān)聯(lián)管理。電子檔案管理需要實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理，將紙質(zhì)資料輸入電子計算機形成統(tǒng)一的信息格式形成信息化以及將所有格式通過鑒定和歸檔后形成檔案化。紙質(zhì)檔案的信息化管理是指以電子影像技術(shù)為基礎，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子版的信息進行管理。電子信息的檔案化管理是指把應用系統(tǒng)的電子信息進行憑證化處理后，進行歸檔保存形成電子檔案，將電子信息從應用系統(tǒng)中剝離出來，形成應用無關(guān)的，不能隨意更改的，便于查閱的，能夠直接閱讀的規(guī)范性的文檔。

2.2 辦法

依照相關(guān)法律，對電子檔案進行合法性的管理。對電子檔案進行管理還可以使用產(chǎn)品化的流程管理工具，進行查閱的人員通過流程性的管理方式進行電子檔案的查閱，防止電子檔案的損壞和更改。對需要使用流程性電子檔案管理應用工具的公司可對管理的流程自行定制，對工作流環(huán)節(jié)、路徑進行適應自己公司需求的制定，用以滿足管理流程的便捷，根據(jù)公司業(yè)務和流程的需要管理人員自行通過流程性管理工具應用程序的平臺進行程序的新增或修改，將環(huán)節(jié)中的部分進行角色的分配，這樣就可以滿足各行業(yè)類型的業(yè)務檔案管理不同的流程需要。電子檔案的最初形態(tài)是只供閱讀的一種機要文件形式，因此電子檔案后期也是以電子計算機進行閱讀的形式儲存。電子檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。檔案信息電子化可充分利用目前我國大部分企業(yè)和政府機關(guān)現(xiàn)有的計算機資源，提高電子設備的利用率；縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性；克服手工信息加工工作模式從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長的缺陷；節(jié)約紙介檔案管理和傳播經(jīng)費；便于信息資源的流通和潛在價值的實現(xiàn)。

2.3 現(xiàn)狀

目前我國對電子檔案的應用還是很廣泛的，通過統(tǒng)一的電子檔案管理系統(tǒng)對電子檔案進行管理和按照相關(guān)法律的規(guī)定進行統(tǒng)一保管。利用電子計算機的廣泛應用，在對資料進行錄入的過程中可以實時形成文件，對紙質(zhì)文件和電子形式的文件同步進行歸檔，紙質(zhì)文件保證電子文件的真實性，電子文件確保紙質(zhì)文件的完整性。電子文件需要通過統(tǒng)一的審閱和鑒定后進入管理系統(tǒng)由計算機進行鑒定，同時將紙質(zhì)資料一同進行歸檔保存，并標記。我國大多數(shù)企業(yè)采用的都是機構(gòu)自行分散管理模式，政府部門和事業(yè)單位通常采用的是檔案館集中管理模式，都是將紙質(zhì)資料和電子資料同時進行歸檔保存的，可以互相證明真實性和完整性。目前我國對檔案的管理意識還存在局限性，認為檔案就應該貼上封條不能公之于眾，對于電子檔案也存在這一現(xiàn)象，許多電子檔案只有具有高級權(quán)限的人員才能查閱電子檔案；通常各個部門只負責各自的部門的電子檔案管理，只有自己部門的人員才能查閱屬于自己部門的電子檔案，電子檔案由各部門的領導人員進行管理，這樣不利于標準化和規(guī)范化的電子檔案管理。電子檔案沒有專業(yè)的管理系統(tǒng)，還是要靠計算機本身的系統(tǒng)進行儲存和錄入，管理人員對管理系統(tǒng)沒有全面地認識，故不能完全發(fā)揮電子檔案管理系統(tǒng)的全部作用。

3 電子檔案的管理認識研究

在電子檔案的管理中，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式。對檔案管理人員進行培訓，讓管理人員從思想上對傳統(tǒng)的管理方式進行轉(zhuǎn)變，對檔案的管理形成電子形式的習慣。加強形成對電子檔案的管理和維護的思維，為電子檔案的保管提供保障，形成組織管理模式，對電子檔案的管理人員進行專業(yè)的培訓，充分發(fā)揮電子檔案管理系統(tǒng)的作用。

電子檔案需要通過計算機內(nèi)的儲存介質(zhì)進行儲存，將信息整理成電子代碼儲存近計算機內(nèi)。儲存介質(zhì)會受很多環(huán)境因素的影響導致電子信息的丟失和損壞，造成電子檔案的不可讀。還是需要電子檔案的管理人員對計算機內(nèi)的儲存介質(zhì)進行維護和檢查。及時發(fā)現(xiàn)問題進行解決，同時對電子檔案進行雙備份的保險儲存。一份存到“云端”，當計算機內(nèi)的信息文檔被破壞，“云端”的信息還可以通過下載再次進行保存。

管理人員加強對電子檔案的統(tǒng)一管理，熟悉統(tǒng)一管理的應用程序，選擇適合自己企業(yè)的管理應用程序，對電子文檔的更改和損壞可以及時掌握。在對電子檔案的傳輸后對電子檔案僅從對比，保證電子檔案的完整性和原始性。對電子檔案的管理是必要的，只有管理得當，才能是電子檔案得以利用，為便捷的查閱方式提供良好的環(huán)境。

4 結(jié)語

電子檔案的出現(xiàn)是時代發(fā)展的必然結(jié)果，時代在不斷的進步中，我們要不斷跟隨時代的腳步，及時進行思維的轉(zhuǎn)變和對新鮮高科技產(chǎn)品的應用。對于電子檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，及時的給出相應的措施進行整改。加強對電子檔案的管理，嚴格依照法律的規(guī)定，對電子檔案的各個過程都要進行核對和檢查，保證電子檔案的真實性和完整性，才能使電子檔案合理 的被利用。