新時(shí)期下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)策略

李 婷

（棗莊市中醫(yī)醫(yī)院，山東 棗莊 277000）

醫(yī)院檔案涵蓋了財(cái)會(huì)檔案、醫(yī)療檔案、病例檔案、科技檔案、人事檔案以及行政綜合檔案等，上述這些檔案信息一方面是醫(yī)院開展各項(xiàng)活動(dòng)的原始憑證，真實(shí)記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程，另一方面也為科研攻關(guān)和醫(yī)院臨床醫(yī)學(xué)研究提供查參考資料。據(jù)此，在新時(shí)期下醫(yī)院要認(rèn)識(shí)到檔案管理信息建設(shè)的重要性，分析當(dāng)前存在的問(wèn)題，通過(guò)多管齊下，抓重點(diǎn)、補(bǔ)短板、強(qiáng)弱項(xiàng)，推進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，發(fā)揮檔案信息的功效，提升醫(yī)院社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

1 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理信息建設(shè)面臨的弊端

1.1 缺乏完善的信息化基礎(chǔ)設(shè)施

在新時(shí)期下雖然大部分醫(yī)院都堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，引入了一些檔案管理設(shè)備和技術(shù)，然而受多種主客觀因素的影響，在當(dāng)前檔案管理工作部分工作人員還要延續(xù)傳統(tǒng)檔案管理模式，并沒(méi)有從思想層面認(rèn)識(shí)到檔案管理信息建設(shè)的重要性，沒(méi)有構(gòu)建局域網(wǎng)，自然檔案信息共享就成紙上談兵，無(wú)法落到實(shí)處[1]。另外，受傳統(tǒng)墨守成規(guī)的思想，雖然醫(yī)院加大了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入力度，但是總的來(lái)說(shuō)，信息化建設(shè)硬件和軟件還有待完善，制約了檔案管理工作信息化建設(shè)歷程的發(fā)展。

1.2 缺乏健全的檔案管理機(jī)制

制度是一切行為的準(zhǔn)繩，是醫(yī)院檔案信息化工作有序開展的基礎(chǔ)。雖然大部分醫(yī)院都制定了信息化管理制度，當(dāng)前由于制度存在弊端，缺乏制度性和規(guī)范性，如同擺設(shè)，檔案管理工作缺乏規(guī)范的制度依據(jù)來(lái)開展工作，因此在系統(tǒng)的使用過(guò)程中出現(xiàn)不嚴(yán)謹(jǐn)、隨意、缺乏安全意識(shí)的現(xiàn)象，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，大家就相互推卸，無(wú)法追責(zé)。

1.3 檔案管理人員素質(zhì)有待提升

受多種因素的影響，部分檔案管理人員身兼數(shù)職， 加之年齡層次偏大，無(wú)法做到與時(shí)俱進(jìn)，知識(shí)面較為匱乏，特別是檔案管理知識(shí)，信息化技術(shù)水平較低，綜合素養(yǎng)有待提升，無(wú)法滿足醫(yī)院檔案管理信息化的要求，制約了醫(yī)院檔案信息化建設(shè)歷程，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)工作不盡人意[2]。

1.4 缺乏統(tǒng)一的管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

在新時(shí)期下醫(yī)院重視檔案的信息化建設(shè)工作，并制定了一些制度，然而這些制度缺乏明確的要求和規(guī)范，如同擺設(shè)，缺乏執(zhí)行力，抱著“僥幸”心理，敷衍了事。另外，由于檔案信息化管理缺乏管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員只能根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部?jī)r(jià)值特別高，重要檔案進(jìn)行編號(hào)、歸檔處理，導(dǎo)致檔案管理局面較為 被動(dòng)。

2 新時(shí)期下醫(yī)院檔案信息化建設(shè)策略

2.1 正本清源加強(qiáng)投入，引入軟硬件配套設(shè)施

醫(yī)院要從思想上正本清源，加大對(duì)檔案信息化管理的資金投入力度，引起所需的軟件、硬件信息設(shè)備，夯實(shí)醫(yī)院檔案信息化工作的順利有序開展。另外，醫(yī)院還需立足實(shí)際，加強(qiáng)現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的同步進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案資源的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。比如，醫(yī)院可以基于科學(xué)規(guī)劃?rùn)n案網(wǎng)絡(luò)使用權(quán)限上，堅(jiān)持以檔案管理部門為中心，對(duì)各個(gè)科室的電腦進(jìn)行內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)處理，進(jìn)而將各個(gè)科室的信息數(shù)據(jù)統(tǒng)一到醫(yī)院內(nèi)部檔案信息統(tǒng)信息平臺(tái)上，檔案使用者就可以根據(jù)自己的需求，在醫(yī)院內(nèi)部任何的一臺(tái)計(jì)算機(jī)上，查找所需檔案資料，實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息 共享。

2.2 完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理工作

常言道“無(wú)規(guī)律不成方圓。”為完善檔案管理信息化制度，醫(yī)院要立足于檔案管理工作需求和實(shí)際情況，建立健全檔案管理制度，依托制度促進(jìn)檔案管理工作人員認(rèn)真履職，根據(jù)制度加強(qiáng)各個(gè)科室的信息化檔案?jìng)鬏敚蚕頇n案，有條不紊地開展檔案信息化管理工作，比如，收集、整理、歸納、存儲(chǔ)等工作，提升檔案信息化管理的質(zhì)效，為醫(yī)院的穩(wěn)健長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展保駕護(hù)航。此外檔案管理人員在調(diào)閱檔案的時(shí)候根據(jù)數(shù)字檔案管理制度要求和規(guī)范，開展工作，規(guī)避檔案丟失、遺失或是信息泄露情況的發(fā)生，提升檔案管理質(zhì)效。

2.3 加強(qiáng)培訓(xùn)教育力度，提升人員綜合素養(yǎng)

人才是醫(yī)院穩(wěn)健長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的內(nèi)核，檔案信息化管理工作也不例外，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，有助于推動(dòng)醫(yī)院檔案信息化的前進(jìn)方向。因此，醫(yī)院在進(jìn)行檔案信息化管理的過(guò)程中，要聚焦當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展形勢(shì)，堅(jiān)持以知促學(xué)，以知促行，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，特別是理論知識(shí)和信息化技能學(xué)習(xí)，通過(guò)多措并舉，提升自身信息化技能水平。醫(yī)院要通過(guò)“走出去，引進(jìn)來(lái)”，定期加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，讓他們認(rèn)識(shí)到檔案信息化的重要性，不斷提升自身技能，做好檔案信息化建設(shè)中的每項(xiàng)工作。此外，醫(yī)院還要成立信息化系統(tǒng)維護(hù)小組，定期加強(qiáng)培訓(xùn)，促進(jìn)其信息化操作處理水平的提升，確保檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)健運(yùn)行，夯實(shí)檔案信息化發(fā)展的基礎(chǔ)。

2.4 加強(qiáng)電子歸檔力度，做好安全管理工作

首先，醫(yī)院檔案管理應(yīng)注重規(guī)范性，實(shí)現(xiàn)各類檔案資料的電子化、統(tǒng)籌化，即各科室檔案應(yīng)統(tǒng)一納入醫(yī)院檔案室管理之中。其次，醫(yī)院檔案室針對(duì)所收集的檔案資源，應(yīng)實(shí)施相應(yīng)的技術(shù)處理，設(shè)置其檔案權(quán)限為“只讀”文件，使檔案資源具備原始性，使其具備后期的可行性及參考價(jià)值。再次，注重對(duì)檔案數(shù)據(jù)處理效率的提升，即醫(yī)院應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，加強(qiáng)檔案管理信息體系建設(shè)，依托豐富的資金、設(shè)備及技術(shù)的支持，提升在檔案管理電子化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型速度，真正實(shí)現(xiàn)管理效能的提升，既促進(jìn)無(wú)紙化辦公目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，又能夠降低醫(yī)院辦公資源消耗，發(fā)揮檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)功能。最后，增強(qiáng)檔案信息利用效率，借助醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)，形成檔案信息共享機(jī)制，通過(guò)系統(tǒng)平臺(tái)的檢索、借閱及上傳等功能，加速檔案資源的處理速度，并及時(shí)向需求者提供海量資源，使檔案能夠得到更加高效利用，形成便捷化的檔案管理模式，從根本上提升檔案管理信息化質(zhì)量。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，醫(yī)院檔案管理對(duì)醫(yī)療發(fā)展至關(guān)重要，而檔案管理信息化則是未來(lái)的潮流和趨勢(shì)，醫(yī)院開辟檔案管理信息化路徑是時(shí)代的必然選擇。因此，醫(yī)院在檔案管理中應(yīng)深刻挖掘信息化優(yōu)勢(shì)，通過(guò)資金、技術(shù)及人才等維度的保障，不斷提升檔案管理效能，制定契合于醫(yī)院發(fā)展的檔案管理模式，適應(yīng)未來(lái)檔案管理領(lǐng)域的新任務(wù)、新要求和新挑戰(zhàn)，全面促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展。