科研單位檔案信息化管理探析

丁曉蕓 劉紅利

（上海空間推進研究所，上海 201112）

隨著社會的發展，檔案管理這項工作更加專業、規范。信息時代的到來為檔案管理工作帶來了機遇與挑戰。科研單位要與時俱進，加快檔案信息化建設，盡快實現檔案管理的數字化、自動化管理，充分發揮出檔案資源的利用價值，更好地為科研工作服務。

1 科研單位加快檔案管理信息化建設的意義

1）提高檔案管理效率。科研單位日常工作中所形成的檔案資料涉及的領域較為廣泛，有的檔案存檔后經常會被借閱查看。伴隨時間的流失，傳統紙質檔案可能老化受損、丟失，并且傳統的人工管理模式會耗費大量的人力、物力，檔案管理質量并不如意。實現檔案管理信息化，借助信息技術開展檔案管理能夠減輕工作人員的工作壓力，提升工作效率，而且檔案資料轉換為電子檔案存儲更方便，可節省不少檔案存儲空間[1]。檔案借閱者需要檔案資料時只需登錄系統輸入關鍵字就可篩選出很多文檔資料，也無需到檔案室就能借閱到所需 資料。

2）提高檔案管理質量。在傳統人工管理檔案的背景下，科研人員在查閱檔案時往往會花費大量時間，而且搜索到的資料可能不是自己所需的內容。檔案的頻繁借閱會讓檔案原件逐步受損，甚至導致部分資料丟失的問題。科研單位中的一些檔案具有機密性，要求保密處理。因此，檔案工作者應增強責任意識與保密意識，檔案使用者也需樹立較強的責任意識。采用信息化管理模式，系統可直接記錄檔案的基本信息，包括保密程度、檔案內容、借閱人員等內容，防止檔案泄密與遭到破壞。同時，可及時對檔案做好維護保養工作，從而提高檔案管理質量。

2 科研單位加快檔案信息化建設的對策

1）轉變觀念，注重頂層規劃設計。科研檔案是科研項目從立項到驗收整個過程的真實記錄，也屬于科研項目成果的重要構成部 分[2]。可以說，檔案管理與科研院所的主業與發展有著密不可分的聯系。為此，科研單位必須高度重視檔案信息化建設，實現檔案管理數字化，使科研檔案更好地服務于科研工作。單位領導需轉變觀念，高度重視檔案信息化建設的意義，給予充分的支持，做好檔案信息化建設的頂層設計與規劃，將這項工作作為單位同步發展的一項重要戰略任務。針對信息時代單位檔案管理面臨的不足，對檔案信息化建設的路徑做出科學合理的部署，梳理清楚每一步工作的目標與工作重點，同時，把檔案信息化加入到考核體系中，引起單位全體人員的重視。

2）要完善檔案信息化管理的相關基礎設施。要實現檔案信息化管理，科研單位必須盡快完善相關軟硬件基礎設施。所需的硬件設施主要包括掃描儀、電腦、相機、打印機、錄制音視頻設備等。要配備充足的電子檔案存儲介質。電子檔案的存儲與安全均與存儲介質有著密切的聯系，選用合適的存儲介質是實現檔案信息化管理的前提。目前，電子檔案主要存儲在電腦系統中，在系統存儲之外多采用光盤存儲。光盤具有價格便宜、攜帶方便、存取迅速等優點，但在存儲容量以及穩定性方面都不及硬盤[3]。為此，科研單位檔案管理者需根據檔案保管要求選取合適的存儲介質。比如，對于存取速度要求較低，存儲時限較短的檔案可選擇便宜的光盤存儲；對于需要長時間保存、要求嚴格的檔案可選取穩定性較強的存儲介質保存；對于珍貴檔案資料應選擇專用的、穩定性好的存儲設備存儲，或直接改為紙質檔案保存。此外，科研單位應積極完善檔案管理的軟件環境，配齊相關網絡設施與檔案管理系統，促進單位檔案局域網自動化集成水平的提升，為檔案信息化管理創設良好的工作環境。

3）重視檔案數據庫建設。科研單位檔案數據庫信息主要源自館藏檔案資料與收集的電子文檔。將這些檔案資料轉化為數字化檔案，分門別類構建相應的檔案數據庫。然后借助大數據挖掘技術對檔案信息進行深度挖掘，精準掌握檔案需求，提供精準服務。這有利于增強用戶對檔案管理的滿意度，充分反映出科研單位檔案資源的利用價值。比如，對檔案借閱者信息采用數據挖掘技術，提取用戶的信息需求，查閱其訪問服務器時的日志文件跟蹤其行為，分析其需求，給予針對性的檔案利用服務[4]。同時，可對用戶的瀏覽記錄與統計檢索進行分析，借助統計學分析技術搜集用戶點擊檔案目錄的概率，將點擊率較高的檔案進行專門的電子化處理。挖掘用戶檢索檔案時的關鍵詞，補充數據庫的檢索關鍵詞，以進一步提升查閱速度。

4）注重電子檔案的安全管理。信息時代為我們的生活帶來了很大的方便，但同時也潛藏著較多的安全隱患。科研單位檔案管理已基本完成信息化建設，檔案形式包括紙質檔案與電子檔案。電子檔案雖然管理方便，但如果丟失、受損將給科研單位帶來嚴重的損失。為此，科研單位檔案管理部門要特別重視電子檔案的安全問題，采取必要的安全管理措施。第一，運用防火墻技術，選用好的殺毒軟件，定期對管理系統進行升級、補漏洞。第二，對檔案資料采取加密管理辦法，劃分不同的權限，防止無關人員查看資料，盡量防止檔案資料被泄露。第三，加強檔案的備份管理，對于比較珍貴、重要的檔案信息可在電子檔案的基礎上配合紙質文檔保管，采用這種雙保管的方式最大限度保障檔案信息的完整性與安全性。第四，增強檔案從業者的安全風險意識，通過安全學習增強檔案安全觀念，提升防范檔案風險的能力，熟悉檔案安全風險常見形式與對策。

5）重視對檔案從業人員的教育與管理。檔案信息化建設離不開一批優秀的檔案管理人才，不僅要熟悉檔案管理專業知識，也要了解科研單位的相關業務知識，而且要能熟練運用電腦與管理軟件，方能滿足信息時代科研單位檔案信息化建設的要求。科研單位可根據檔案信息化建設規劃確定長期與短期的檔案人才教育方案，經常組織從業者接受學習培訓，了解前沿的檔案專業理論知識與信息技術，提升檔案信息化綜合素養[5]。其中，要重點培養從業者的檔案安全意識與服務意識，熟悉防范信息安全事故的方法，熟練運用數據信息分析技術，充分挖掘檔案的利用價值。單位可完善相關人才激勵措施，改善檔案人員的薪資待遇，提供一些外出學習深造的機會，充分調動從業者的學習熱情與工作積極性。針對優秀檔案人才、信息技術人才匱乏的現狀，科研單位可從高校、社會上招聘一些符合條件的復合型專業人才，使單位檔案管理隊伍整體素質得到改善。

3 結語

總之，信息時代對檔案管理提出了新要求，科研單位要與時俱進，高度重視檔案信息化建設，建立健全檔案信息化管理制度，完善相關軟硬件設施，重視人才建設，進一步推進檔案管理信息化建設，充分發揮出科研檔案的利用價值，推動科研單位的持續穩定發展。