關于加強高職院校檔案信息化管理對策

陳 琳

（黔東南民族職業技術學院，貴州 凱里 556000）

現階段，高職院校發展面臨的很多挑戰，在經營決策和管理方面，有著較高的要求。做好檔案管理，提高檔案資源利用率，為相關工作的開展與落實提供支持，對保障管理目標的實現，可起到積極的促進作用。對此課題進一步挖掘探究，提出檔案信息化管理模式構建的策略，具有現實意義。

1 高職院校檔案信息化建設的推進

從高職院校的實際分析，擁有高智力含量、高科技含量以及高文化含量的檔案資源。實踐中采用大數據技術和云計算技術等，開展全面分析與統計，實現對檔案資源的深度化開發，掌握各類檔案信息資源之間的連接關系，挖掘檔案信息資源存在的價值，利用互聯網系統，形成檔案開發和利用的信息化，為相關工作的開展提供支持，共享檔案資源，助力社會經濟發展。高等院校的檔案館資源豐富，實現信息化需做好長遠規劃，采取多元化管理模式，促使檔案資源朝著電子化與數字化方向發展。積極擴大檔案館的館藏范圍，提高智能化管理水平，實現對溫濕度和防火等的24h監控，達到全方位自動化調節，推動檔案管理現代化發展。根據信息化管理實際需求，配置高素質的管理人員，促使各項工作高質量開展與落實，以創造更多地社會價值。

2 高職院校檔案信息化建設的實例分析

1）案例概述。以黔東南民族職業技術學院為例，檔案館配置編制為5人，現實際在崗的檔案管理專職人員為2人，占地面積347平方米。整個檔案館內部配置了檔案管理和辦公所需的設備，同時按照三室分開與三鐵八防的要求布置。現結合信息化管理實踐，進行具體的分析。

2）檔案館資源現狀。從當前的檔案館資源現狀分析，館藏學院和原四所中專學校的全宗檔案卷級約1萬卷、件級5894件，記錄學院成立以來每個時期的面貌與發展軌跡，同時印證了辦學成就。在推進檔案信息化管理實踐方面，按照現行的檔案管理法律法規，組建了以院級專職人員為主、各系兼職人員為輔的檔案工作隊伍，制定了“誰產生、誰負責、誰歸檔”的立卷規則，編制了嚴謹細化的管理制度。從檔案的鑒別整理、保管征集、分類歸檔、借閱利用都有完善的管理制度，推進檔案工作的制度化和規范化，為信息化管理工作的開展與落實提供支持。

在檔案館區與庫房，圍繞基礎軟硬件設施配置和檔案信息化制度建設等方面，加大建設的投入力度，積極推進各項工作，促使檔案資源管理工作高質量開展與落實。根據紙質檔案數字化的需求，配置了掃描儀、彩色噴墨式打印機、單反相機，促使基礎資料與信息整理工作高質量開展與落實，為電子化管理提供基礎資料，夯實檔案管理工作的需求。日常工作中圍繞檔案收集與歸檔整理工作，做好全面嚴格的把控，提高檔案工作的標準化與規范化水平，保障檔案資源得到合理利用。除此之外，強化以庫房安全為核心的檔案館庫建設，加裝全方位高清攝像頭，積極完善并推進檔案信息化建設基礎工作。

3 高職院校檔案信息化建設的策略

1）加大檔案信息化建設投入力度。從高職檔案管理信息化建設的角度來說，需要加大對檔案工作的資金支持力度，可以向學校申請專項的資金用于檔案信息化建設，圍繞檔案各項工作的實際需求來布置相應的設施，完善基礎軟硬件設施，做好資源的合理分配，實施統一管理。將獲得的專項資金全部應用到檔案信息化基礎設施建設方面，配置高端計算機、打印機以及高速掃描儀等設施，及時升級更新綜合檔案管理系統，保障整個工作能夠有專項資金支持，通過科學合理的配置以及運行維護，為后續的檔案信息化建設提供有力的支持。常規工作中以紙質和實物檔案的收集整理為基礎，以電子文檔的歸檔和管理為重點，根據新形勢下檔案工作的新要求，充分利用網絡技術、電子設備，對檔案信息進行整理加工、分類儲存，使檔案信息成為能夠多途徑檢索，自由提取內容的系統化信息資源。除了在硬件設施方面進行建設之外，還需要關注到檔案資源利用的需求，積極開發與利用檔案信息化管理軟件，提高部門之間的互聯互通水平，實現對檔案信息的及時采集和整理，保證整個檔案資源能夠為相關部門提供支持與幫助，促使檔案資源的利用價值得以實現，利用采集的檔案數據信息，為高校管理決策和相關工作的開展提供資源支持。

2）加強檔案人才隊伍建設。推進檔案信息化建設方面，會遇到很多的挑戰和困難，例如在網絡開發與利用方面，會面臨著資源安全的問題，因此在進行智慧化管理方面，需要做好人員的建設，提高檔案管理工作人員的素質水平，使其在日常工作中能夠嚴格按照檔案信息化管理的制度與辦法，做好基礎的檔案資料采集和歸檔整理等工作。同時能夠做好有效的總結與記錄，將在信息化操作方面遇到的困難與問題，反饋給技術部門，使其能夠進行深入的研究與分析，為檔案信息化管理工作的開展提供參考與建議，促使整個檔案信息化管理價值得以實現。作為高職院校檔案信息管理工作者，需要積極的面向管理新形勢和新要求，學習更多的知識與技能，能夠適應當前的檔案工作新形勢，并且在日常工作中能夠嚴格的，按照《檔案法》《保密法》等相關的法律法規，完成對整個檔案的全面化管理。在檔案信息采集和整理環節，按照規范化和標準化的要求，做好各類信息的收集、整理、管理工作，規避檔案資料丟失、保密檔案泄露的風險，保障館內檔案資料的完整性和真實性，為開展信息化工作提供檔案資源的支持[1]。

3）加快推進數字檔案館建設。當前很多高校都在積極地進行數字檔案館建設，推動檔案數字化發展。在實踐中，要在原來的計算機與互聯網的應用基礎下，積極引入大數據分析和技術挖掘技術等，為整個檔案資源的利用提供強有力的技術保障，根據檔案之間存在的聯系以及規律，為高校管理決策和其他業務的開展提供檔案資料的支持與幫助，促使檔案利用的水平得到有效地提高。將檔案管理形成線上的具體模塊，圍繞不同的需求來建設相應的系統，滿足各項工作對檔案的實際需求。圍繞整個檔案信息采集、查閱以及借閱等多個方面做好相應的制度完善，提出有效的約束機制，保障整個保密工作能夠完善的開展與落實，促使檔案管理工作水平得到有效提高[2]。

4）保障實體和電子檔案安全。檔案信息化管理背景下，大量的信息技術被廣泛的應用，很多檔案資源被集成在網絡中面臨著很多的風險與挑戰[3]。基于此，在進行檔案信息化建設方面需要注重檔案信息的安全管理，圍繞網絡環境和具體操作等多個方面進行安全隱患的識別與分析，確定可能會遇到的挑戰與困難，圍繞整個信息化建設，通過采用網絡安全技術手段，搭建完善的安全防護體系，保障整個檔案資源的安全。檔案管理工作者要認真地把控每一道操作手續，避免因為操作不當造成資源信息泄露。嚴格落實“八防”工作，對存儲電子檔案的系統、硬盤、機房等，要做好日常的運行管理，電子載體要密封存放在專用的防磁柜內，以避免灰塵落在載體內的電磁介質表面，有害氣體削弱電子載體保存的耐久性，保證整個檔案處于一個安全的狀態[4]。

5）充實豐富檔案館藏資源。高校館藏有著豐富的文書資源，能夠為社會事務的開展提供相應的檔案資料支持。在進行檔案資料收集以及管理方面，可以積極的拓展檔案管理領域，豐富檔案的形式和具體的內容。例如，可以圍繞院志編寫、校史館建設或者先進人物事跡等方面進行相關資料的收集，以文字、聲像、實物等多種形式將檔案資料歸檔。將收集到的檔案資料利用相關的技術手段，挖掘其存在的價值。按照構建的檔案使用管理機制和分享機制，為查詢利用者服務。積極搭建檔案分享平臺，實現對信息的有效傳遞，助推各項工作的高質量發展[5]。

綜上所述，信息化背景新形勢下高職院校檔案管理工作面臨新挑戰，當前的重點是信息化建設。要創新開拓檔案信息化建設思路，樹立與時俱進的信息化管理理念；加大檔案信息化建設投入，提高各種設備的先進性和安全性；借力數字化校園建設，加強多部門資源共享協作；積極引入新技術推進檔案工作現代化發展，實現高效、快捷、安全、開發的檔案信息服務。在統一規劃、個體創新、多方協調配合下做好檔案信息化管理和服務工作。