園林檔案管理的現狀、問題及對策研究

金 晶

（杭州市水域管理處，浙江 杭州 310002）

1 當前園林檔案工作中存在的主要問題

1.1 重組織領導，輕制度建設

在日常工作中，各單位都能夠建立檔案工作領導小組，明確分管領導和責任科室，把各項工作任務分解落實到具體人員。但是由于園林工作涉及面廣、工作周期長，一直沒有建立系統完善的檔案管理制度，園林部門內部各科室保管各自形成的檔案，時常出現“多頭管理”或“誰都不管”的情況，容易引發工作矛盾，出現工作空當。

1.2 重資料收集，輕審核把關

有的單位在資料移交時把關不嚴格，造成原始資料遺失。特別是園林工程資料，交工證書、竣工報告、質量保證資料里，有的欄目沒有簽署意見，有的隨意進行涂改，還有的園林工程資料驗收簽證不齊全，存在代簽現象，降低了原始資料的可信度。有的非常重要的文件，在下發或轉發時，就是復印件，難以滿足檔案資料管理規定中“竣工資料中不允許出現復印件”的基本要求，影響了園林工程資料的使用價值。

1.3 重項目研究，輕日常利用

近年來，以創建“國家園林縣城”為契機，五蓮縣建立了較為完善的園林檔案資源體系，并在此基礎上推進檔案的開發利用，縣園林管理處和園林綠化科研所積極開展科研項目研究，《五蓮山區野生杜鵑人工繁殖技術研究》獲日照市科技進步三等獎，《園林綠化特色研究》獲山東省科技星火三等獎。但是，有的園林工程人員沒有養成合理利用檔案的習慣，在遇到問題時，不是去查檔案，而是找有關人員回憶情況，工作容易因個人見解或記憶錯誤而出現偏差。

2 園林檔案管理的意義及現狀分析

2.1 園林檔案管理的意義

城市的園林檔案是城市工作的重要組成部分，同時，其綠色理念又與時代發展特色相符合，因此，園林檔案管理具有重要的時代性意義。具體體現在以下兩個方面：首先，園林檔案管理工作作為重要的理論參考，有利于促進城市園林規劃設計、城市綠化工程的發展。在城市中，需要時刻對城市園林進行規劃設計。比如，為城市道路增設綠化帶、發展建設城市公園等。園林綠化工程在城市發展中是必不可少的。城市園林綠化工程是大型的復雜工程，除了要考慮綠化時的工藝條件外，還要考慮城市本身的規劃結構，綠化工程需要保證與城市規劃相協調，要從長遠角度進行園林規劃設計，同時還不能直接影響到城市的經濟發展，而在這些因素的綜合影響下，城市園林綠化工程很難正常開展。因此，為了保證城市園林綠化工程建設的周期性和連續性，就要合理運用園林檔案，并將其作為園林綠化的參考依據，保證園林綠化在不違背城市發展規律的前提下，能夠有條不紊地進行。比如，在園林檔案管理中，會詳細記錄城市園林的規劃布局、園林花樹的價格和品種，以及近年來的園林經濟發展規律等。而有了這些園林信息之后，就能更明確地進行城市園林綠化工程，提高城市園林規劃設計的可行性，促進城市各行各業的長遠發展，城市居民的生活環境更加優美。其次，園林檔案管理工作對城市的經濟發展和社會的和諧發展都有重要的促進作用。在城市園林的綠化工程中，包括園林場地的新建、園林規劃改建以及園林綠化帶的擴建項目，這些環節在進行過程中，園林檔案信息發揮著重要的作用。比如，在某一城市的園林綠化項目中，有些品種的花樹是可以就地取材的，如果想知道哪些品種的花樹不需要單獨購買，就可以查閱園林檔案信息，其詳細記錄了目前城市已有的花樹品種、數量，這樣，就能節約城市園林綠化工程的成本，間接提升城市經濟，并形成良好的城市經濟發展效應。除此之外，通過查閱園林檔案信息，能夠將以往的一些具有較好實踐價值的經驗方法加以運用，探索城市園林經濟發展規律，從而更好地保護城市生態環境，讓社會發展更加和諧。

2.2 園林檔案管理的現狀

目前，我國大部分城市園林建設發展趨于現代化、科學化，園林經濟水平穩步提升，這得益于園林檔案信息管理工作的有效開展。與此同時，由于城市是較為復雜的社會集合體，其發展受社會環境、時代背景、歷史背景以及文化背景等的影響，城市園林建設很難穩定下來，時刻波動變化，這是目前園林檔案管理的普遍現狀。具體體現在以下兩個方面：1）沒有認識到城市園林檔案管理的重要性。隨著我國城市工業的不斷發展，給城市帶來更多經濟效益的同時，也轉變了城市人的發展觀念，認為相比于重工業，園林綠化工程沒有什么實際價值。人們逐漸缺乏了對城市園林檔案的管理意識，不重視這項工作。如今，許多城市職能部門對園林檔案信息管理沒有深入的理解，很難清楚地認識到其經濟效益、生態效益以及所發揮的社會價值。這樣很難再開展城市園林檔案管理工作，工作人員抱著應付的態度去完成工作，工作職責逐漸模糊，最終，導致城市園林檔案管理工作停滯。2）園林檔案管理工作缺乏執行力度。在城市工作中，檔案管理工作沒有形成體系化的工作制度，這使得檔案管理工作一直分散進行，只有需要用到城市檔案信息時，才會想起這項工作；而在平時，則很少在城市建設中提及檔案管理工作。這樣就導致城市檔案信息不完整，因為城市園林本身是隨時變化的，比如設施維修、市場價格波動等，如果沒有及時將這些變動信息記錄到檔案庫里，那么，一段時間后，檔案信息就會出現混亂，信息內容和數據缺乏真實度，很難作為城市建設和其他城市工作的參考依據。

3 加強園林檔案管理的有效對策

3.1 要加強工作人員對園林檔案的管理意識

為了加強對園林檔案信息的保管，要從工作人員入手，讓工作人員樹立良好的檔案管理意識。具體步驟：第一，要組織開展園林檔案管理專業知識培訓，包括對有關檔案法律的學習，以及專業化的檔案管理方式，讓工作人員從法律的角度執行檔案管理工作，從專業的角度優化管理細節，提升管理效率。第二，領導要加強對工作人員的職責關注，把園林檔案管理工作納入城市專題會議當中，并由工作人員做詳細匯報，讓工作人員意識到上級對園林檔案管理工作的重視程度。這樣，能幫助工作人員樹立檔案管理意識，園林信息自然能夠得到妥善保管。

3.2 運用先進的檔案管理模式，使城市園林檔案管理工作更為系統化

在城市園林檔案管理中，如果管理體系不夠系統化，那么各項管理工作會較為分散，管理部門之間也難以很好地進行溝通，會導致檔案管理效率大大下降，容易由于溝通不當導致管理工作出現矛盾沖突，不利于檔案管理工作的和諧進行。因此，需要改變以往的檔案管理模式，將城市園林檔案管理作為一項整體性的工作，系統化進行管理。具體來說，要依據城市園林檔案的管理要求和各個管理部門的實際情況，對檔案管理工作進行合理分工，安排日常值班工作，并詳細落實好責任制度。在工作中要嚴格制定和執行各項工作計劃，比如每周檔案信息總結、每月集中總結、每年進行年終總結等。

3.3 利用互聯網建立數字化園林檔案管理平臺

如今是大數據時代，許多產業已經開始運用互聯網技術進行產業管理，在對檔案進行管理時，可以有效運用好互聯網技術，實現檔案信息的云管理。方法如下：首先，搭建網絡檔案信息管理平臺，設置基本的管理功能，比如檔案自動分類、信息篩選功能等。其次，由各部門指定1名工作人員創建專門的平臺賬號，由管理員設置權限，然后，將檔案信息上傳到平臺上.最后，對檔案信息管理平臺進行加密，防止信息泄露，并設立一個動態修改日期，比如在每周的星期一，對上周的檔案信息進行實時更新。這樣的話，方便工作人員保管檔案信息，龐大的檔案信息數據能輕松存儲到電腦中，進行智能分類，不用再考慮檔案袋放置問題，能大大提高檔案管理效率。

4 結語

我們要牢固樹立社會生態文明觀，推動形成人與自然和諧發展現代化建設新格局，為保護生態環境作出這代人的努力。為了做好園林檔案管理工作，本文分別從園林檔案管理的意義、現狀以及問題等入手分析，在此基礎上，提出自己的看法，以及加強園林檔案管理的對策。