關(guān)于事業(yè)單位檔案管理及服務(wù)模式創(chuàng)新路徑的思考

鄺 津

（濟陽區(qū)特醫(yī)食品產(chǎn)業(yè)發(fā)展促進服務(wù)中心，山東 濟南 251400）

隨著社會的發(fā)展進步，人們逐漸意識到檔案管理的重要性。人們可以從檔案中窺見單位部門的發(fā)展痕跡，并在歷史經(jīng)驗中吸收以往的經(jīng)驗，從而獲得更好的發(fā)展。因此，人們需要重新看待檔案管理這項工作，意識到其重要性，充分發(fā)揮檔案管理在事業(yè)單位工作中的作用，并不斷尋找強化檔案管理的措施。

1 新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的重要性

檔案可以說是事業(yè)單位健康發(fā)展的基礎(chǔ)，如果沒有完善的檔案管理方式，那么事業(yè)單位各環(huán)節(jié)管理就形同一盤散沙，發(fā)展也會落后。基于此，事業(yè)單位在新發(fā)展形勢下應(yīng)重視檔案的創(chuàng)新管理。在過程中有效的檔案管理可以詳細記錄員工信息，檔案需要設(shè)置一個專業(yè)的部門，檔案記錄要做到有條不紊，所以說，創(chuàng)新的管理載體是推動檔案管理有效性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。有了員工的對應(yīng)信息，單位管理人員才可以對不同表現(xiàn)的員工進行獎懲。另外，有了完善的檔案管理模式，管理人員可以依照相關(guān)信息科學調(diào)整和分配人力資源，使員工各盡所能，發(fā)揮自己的作用和價值。最為重要的是創(chuàng)新檔案管理模式，可以使事業(yè)單位查缺補漏，找到影響自身發(fā)展的問題，進而創(chuàng)建行之有效的方式，實現(xiàn)檔案的良性管理，以此讓檔案更好地為事業(yè)單位發(fā)展提供服務(wù)和幫助。

2 事業(yè)單位檔案管理中存在的不足

2.1 沒有正視檔案管理的重要性

檔案是事業(yè)單位在發(fā)展過程中的隱形財富，里面包含了事業(yè)單位的發(fā)展歷程和日常生產(chǎn)活動，涵蓋了人力資源、事業(yè)單位管理、工作業(yè)務(wù)等方方面面的內(nèi)容。它具有文書檔案、技術(shù)檔案等多種形式，在事業(yè)單位的發(fā)展過程中起了重要作用，但是很多事業(yè)單位卻沒有意識到檔案管理的重要性。部分事業(yè)單位的管理者較為重視事業(yè)單位的經(jīng)濟效益，工作重心也傾向于事業(yè)單位的經(jīng)濟發(fā)展，因而忽略了檔案工作的管理工作。檔案管理者也只是對檔案進行簡單的整理、存放。由于部分事業(yè)單位沒有重視檔案管理工作，常常會出現(xiàn)突擊整理檔案的情況，使得檔案管理從原本長期、連續(xù)的工作變成了應(yīng)付檢查的臨時性工作。

2.2 檔案管理人員專業(yè)水平較低

在事業(yè)單位檔案管理工作中，大部分檔案管理人員對檔案管理工作的認識不夠全面，缺乏專業(yè)管理水平，只能進行簡單的收集與保管工作。另外，事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)技能不高，在工作開展之前，沒有對其進行科學培訓與教育，工作人員對檔案工作一問三不知的現(xiàn)象時常發(fā)生，進而導致事業(yè)單位檔案管理難以發(fā)揮出自身內(nèi)在價值。

2.3 信息化管理中存在不足

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在事業(yè)單位的檔案管理中也開始廣泛運用計算機技術(shù)。在檔案管理的過程中運用信息化技術(shù)具有便于保存信息的完整性、方便拷貝與抄送的優(yōu)勢，同時數(shù)據(jù)的便捷傳輸也提升檔案信息的時效性，因此事業(yè)單位在進行檔案管理時較為青睞于這種方法。但是，網(wǎng)絡(luò)也是一把雙刃劍，檔案的信息安全也會受到網(wǎng)絡(luò)安全的影響。如果事業(yè)單位沒有妥善保存涉及事業(yè)單位核心技術(shù)的秘密文件，那么將會造成無法挽回的損失。

2.4 管理方式較落后

傳統(tǒng)的檔案存儲歸檔制度主要應(yīng)對紙質(zhì)檔案管理工作，人工管理方式不僅耗時費力，而且效率較低，無法滿足檔案利用需要，檔案實用價值未能充分地體現(xiàn)出來。還有的事業(yè)單位重管輕用的理念較重，不注重開發(fā)檔案應(yīng)用系統(tǒng)，導致檔案的實用性較低，嚴重影響檔案管理質(zhì)量。

3 事業(yè)單位檔案管理遵循的原則

3.1 從實際出發(fā)原則

為了提高事業(yè)單位檔案管理工作的整體水平，推動檔案管理工作的健康發(fā)展，除了克服傳統(tǒng)檔案管理工作形式的弊端，還要從事業(yè)單位的現(xiàn)實情況出發(fā)，制定科學有效的檔案管理工作改革發(fā)展計劃。首先，全面梳理當前檔案管理工作的現(xiàn)狀，既了解檔案“家底”，還要明確檔案管理工作的漏洞，根據(jù)現(xiàn)實情況、工作需要、行業(yè)檔案管理趨勢，擬定切實可行的檔案管理工作方案，既考慮檔案管理的成本，又能設(shè)置檔案管理改革時間窗口，同時積極尋找檔案管理改革的政策支持，切實集中優(yōu)勢力量推動檔案管理改革，防止盲目冒進事業(yè)的風險，提高檔案管理質(zhì)量的同時，形成良好的檔案管理氛圍，解決檔案管理現(xiàn)實問題。

3.2 安全保密原則

安全保密原則，是企事業(yè)單位檔案管理的重要實施原則。無論是檔案收集整理，還是檔案保管和轉(zhuǎn)移，乃至檔案利用，都需要秉承安全保密原則。一方面檔案管理的工作環(huán)節(jié)需要在安全的環(huán)境氛圍中開展。這里的安全，既是信息無泄密的安全，也是檔案整理與保管的物理性安全，即儲存檔案實體內(nèi)容的空間必須要做好防火、防水、防盜的處理，也需要做到防鼠咬、防蚊蠅，使得所有檔案實體內(nèi)容都能夠在安全干凈的環(huán)境中得到良好保管。另一方面安全保密原則中的保密，是對檔案管理工作人員提出最基本的道德要求。檔案管理工作人員在收集、整理和保管相關(guān)檔案內(nèi)容時，需要有良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，不能將相關(guān)的檔案信息向任何人任何形式泄露。

4 事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

4.1 確立檔案管理目標規(guī)劃，完善管理制度

事業(yè)單位在對檔案進行管理的同時，要確立明確的目標、制定科學的規(guī)劃。這樣才能有序地推進檔案室的工作進度，高效地完成工作目標。設(shè)定相應(yīng)的目標時，需要結(jié)合自身的實際情況充分考慮檔案管理過程中的靈活性和實用性，既要做好檔案室管理的長遠規(guī)劃，同時又要制定近期目標，從而使檔案室管理工作能夠做到可持續(xù)發(fā)展。此外，在對檔案室管理進行現(xiàn)代化建設(shè)時還要注重“以人為本”的管理思想。從檔案管理人員出發(fā)，要求其職業(yè)技能水平要隨著時代的進步有所提升，還要不斷了解、學習檔案室管理的最新模式。除了制定目標規(guī)劃，事業(yè)單位還需要對檔案的相關(guān)管理制度進行不斷的完善，由內(nèi)而外地提升檔案管理地業(yè)務(wù)水平，只有這樣，檔案管理的安全性才會有整體上的提高。檔案的管理制度與其安全性能有著密不可分的關(guān)系，因此在制定完善制度的過程中，需要對檔案室管理的范圍進行明確的規(guī)定，定位到人，同時制定相關(guān)的技術(shù)標準，提高檔案管理的安全系數(shù)。例如，紙質(zhì)檔案相對于電子檔案管理應(yīng)更加細致，其進出庫登記管理制度要不斷強化，提高嚴謹性。也可以采取紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)化管理，借助電子設(shè)備提高紙質(zhì)檔案以及數(shù)據(jù)的安全性。

4.2 建立優(yōu)質(zhì)檔案管理隊伍

專業(yè)的檔案管理隊伍對于解決檔案管理的現(xiàn)實困境，提高檔案管理工作水平，加速推動檔案管理改革工作，發(fā)揮檔案資源的使用價值有重要意義。新時代還要建立更加專業(yè)的檔案管理工作隊伍，明確檔案管理的要點，促進檔案管理工作的深化革新。首先，完善檔案管理人才引進機制，大力運用特殊人才引進的方式借調(diào)流轉(zhuǎn)專業(yè)檔案技術(shù)人才，提高檔案管理隊伍的專業(yè)性，滿足新時代檔案管理工作的需要。其次，完善檔案管理人員的培訓機制，擬定檔案管理人員培訓計劃，著力為專職檔案員提供針對性地培訓項目，促進專職檔案員不斷提高專業(yè)技術(shù)能力。鼓勵兼職檔案員提高基層檔案業(yè)務(wù)操作能力，通過網(wǎng)絡(luò)培訓的方式促進兼職檔案員自學相關(guān)技術(shù)。第三，還要建立檔案技術(shù)人員的考評機制，加強檔案管理人員的工作績效評估，圍繞著檔案管理工作的漏洞促進檔案員不斷提高專業(yè)技能，從而推動檔案管理事業(yè)深化發(fā)展。

4.3 加強檔案資料檢索的便利性建設(shè)

在保證檔案資料的安全性的前提下，相關(guān)的工作人員還需要加強檔案資料檢索的便利性建設(shè)，不斷完善數(shù)字化檔案資料庫。在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)字化管理已成必然趨勢。管理人員可以通過深入篩選檔案內(nèi)容信息對檔案數(shù)據(jù)及信息進行歸納整理，并對其進行加工處理，從而對數(shù)據(jù)庫中的檔案的相關(guān)信息管理進行完善。對電子檔案管理系統(tǒng)進行更新、升級、修復，加強便利性建設(shè)。比如，工作人員在查詢相關(guān)資料時可以通過關(guān)鍵詞檢索快速查找到自己所需要的內(nèi)容，從而更高效、便捷地進行相關(guān)工作，最終達到推進事業(yè)單位發(fā)展的目的。

4.4 檔案管理信息化平臺建設(shè)

1）軟件建設(shè)與保密工作。軟件建設(shè)是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要內(nèi)容和載體，因此，需要保障檔案管理軟件性能與功能，使軟件具備完整性與先進性特征。在過程中，事業(yè)單位可以依照自身實際需要向第三方購買適合的檔案管理軟件，如果有條件還可以進行自主設(shè)計軟件平臺。在管理軟件內(nèi)部設(shè)置與自身實際情況相符的功能，著重體現(xiàn)出事業(yè)單位檔案管理特征，針對模塊設(shè)計與功能設(shè)計方面，應(yīng)進行拓展，保障軟件的運行速度與容量。檔案管理軟件建設(shè)需要從長遠角度進行規(guī)劃，以此來保障檔案管理信息化建設(shè)的先進性與技術(shù)性。另外，在軟件建設(shè)過程中，還需要確保信息內(nèi)容的安全性，即保密工作。在事業(yè)單位檔案管理工作中，保密工作處于非常重要的地位。因為檔案信息與單位發(fā)展機密規(guī)劃有著密切的聯(lián)系，所以，需要進一步做好檔案信息防御工作，系統(tǒng)升級與漏洞修補等功能都需要升級到最優(yōu)。但當前諸多事業(yè)單位沒有認識和意識到檔案保密工作的重要性，導致檔案信息出現(xiàn)泄露問題。基于此，事業(yè)單位檔案管理部門需要針對這一現(xiàn)象科學選擇檔案庫房，切不可選擇辦公一樓，因為一樓的抗潮效果較差，同時還需要做好防盜工作。辦公室與庫房分離開來，庫房與閱讀區(qū)也要進行科學劃分。例如，委派專業(yè)人員來負責專項檔案管理工作，無關(guān)人員不可進入到檔案庫房中。

2）資源整合。資源整合可以借助事業(yè)單位的管理軟件來實現(xiàn)，例如ERP/EDP等等。檔案管理的信息化改革創(chuàng)新可以根據(jù)事業(yè)單位管理平臺來進行資源整合，整合內(nèi)容主要包含以下兩個層面：其一是將檔案管理工作融入事業(yè)單位管理平臺中，這樣不僅有利于管理，還能夠進一步發(fā)揮出檔案信息的內(nèi)在價值。其二是借助事業(yè)單位管理平臺發(fā)揮出檔案信息化管理的最大效能，提高工作效率。

5 結(jié)束語

綜上所述，做好事業(yè)單位會計檔案管理工作，不僅有利于提高事業(yè)單位的發(fā)展水平，也有利于推動經(jīng)濟社會發(fā)展和社會管理水平的提高。因此，事業(yè)單位應(yīng)增強會計檔案管理意識，健全會計檔案管理制度，加強會計檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使會計檔案真正發(fā)揮應(yīng)有的作用。