殯葬檔案管理存在問題及方法探討

曹 陽

（黑龍江省齊齊哈爾市梅里斯達斡爾族區殯儀館，黑龍江 齊齊哈爾 161021）

殯葬檔案是指殯儀館、火葬場、公墓、骨灰堂等殯葬服務單位，在提供遺體火化、遺體安葬、骨灰安放（葬）等殯葬服務過程中形成的具有保存價值的各種載體和形式的歷史記錄。2010年,民政部與國家檔案局共同制定了《殯葬服務單位業務檔案管理辦法》。通過學習和貫徹《辦法》，各殯葬檔案部門在落實檔案管理制度，加強殯葬檔案的規范化管理，提高殯葬檔案管理人員專業素質培養，促進檔案管理工作優化升級，保障殯葬檔案管理工作的質量與水平等方面有了很大提升。殯葬檔案管理工作規范化步伐得到加速，檔案受益于社會的功效越加明顯，較好地維護了公民、法人和其他組織的合法權益。下面就殯葬檔案的特點、存在的問題及解決建議加以探討。

1 殯葬檔案的特點

由于殯葬行業的特殊性、公益性，涉及民生利益的得失，這就決定了殯葬檔案具有其獨特而鮮明的特點。

1）及時性。殯葬文件材料要在相關手續辦理結束后十個工作日內歸檔完畢。這是殯葬檔案及時性所決定的。殯葬檔案信息要及時收集，及時歸檔，以確保檔案信息完整的納入檔案庫管理。2）個體性。殯葬檔案信息個體性比較明顯，按照一個火化對象為一卷，一個墓穴（格位）為一個單位進行檔案整理，比較方便檔案查調與歸集。如，遺體火化文件材料以被火化的死者為單位整理，一個被火化的死者一卷；遺體安葬材料和骨灰安放（葬）材料以墓穴（格位）為單位整理，一個墓穴（格位）一卷。3）長期性。殯葬檔案保存時間比較長，以方便利用者查詢使用檔案。遺體火化檔案的保管期限一般為50年。遺體安葬檔案和骨灰安放（葬）檔案的保管期限為自初次簽訂安放（葬）合同之日起，至續簽的最后一份安放（葬）合同或者協議終止后20年。

2 殯葬檔案管理中存在的問題

隨著殯葬檔案數量逐年增加及管理信息化的要求，殯葬檔案管理中不適應社會需求的管理模式越加明顯，主要以下幾方面。

1）檔案管理制度不夠完善。一是雖然民政部與國家檔案局共同制定了《殯葬服務單位業務檔案管理辦法》，但在實際執行過程中，一些殯葬管理部門并完全沒有根據《辦法》，結合實際情況制定實施細則，使得殯葬檔案在操作上缺乏抓手。二是《辦法》規定“遺體火化檔案在殯葬服務單位保管20年后向相關國家綜合檔案館移交。相關檔案館應當在遺體火化檔案保管期限屆滿后對其進行鑒定，有繼續保存價值的延長保管期限直至永久，無保存價值的予以銷毀。”但一些殯葬部門與檔案館缺乏交接手續與程序，檔案到期到無法進行交接，多數檔案只能繼續在殯葬部門存放，導致殯葬部門檔案堆積，檔案室資源被無序占用。2）檔案管理工作人員素質有待提高。由于相關領導和檔案管理人員對檔案工作的不夠重視，工作人員大都是輪換抽調過來的，他們普遍缺乏檔案管理的專業知識，甚至有的工作人員缺乏簡單的電腦操作知識，而新招聘專業人才，雖然具備專業知識，但卻缺乏檔案管理經驗，使得殯葬檔案工作難以持續有效進行。3）檔案信息利用率較低。一是以往的殯葬檔案以紙質材料為主，由于記載人書寫水平不一，字跡潦草，給整理檔案帶來一定的困難，加之部分紙質檔案保存不善，部分資料遺失現象時有發生，使得一些檔案信息無法實現再利用。二是檔案信息化水平還存一定的差距，很多檔案信息查詢還需要人工翻閱，既浪費了人力，也影響了工作效率，也降低了公眾的認可度，使得檔案信息資源利用率較低。4）信息共享不充分。雖然殯葬檔案信息化已提出多年，但實際工作中，一些殯葬部門對信息化管理理解不夠深刻，認為幾臺電腦，一根網線就可以完成檔案信息化處理，對殯葬檔案信息化操作還停留在初級階段。即使殯葬部門搭建了信息化平臺，但由于殯葬行業的特殊性，殯葬行業與政府其他部門的關聯不夠密切，而殯葬各部門的網絡平臺搭建步調不相一致，也影響了殯葬信息的共享。5）檔案安全存在一定的隱患。隨著經濟生活數字化的不斷深入，數據安全、信息基礎設施安全的防護問題日益凸顯。殯葬檔案在信息化進程中也同樣存在著一定的安全隱患，黑客入侵，不法分子非法進入，給社會和人民的檔案利用帶來了不穩定因素。同時，檔案管理人員不良的管理習慣也會給檔案安全帶來一定的安全隱患。

3 殯葬檔案管理的方法探討

1）建立和完善檔案工作制度。只有規范的、科學的管理制度，將殯葬部門在提供殯葬服務時所產生的各種文件資料充分的利用起來，才能激發檔案在殯葬服務中的價值和作用。因此，要在檔案管理工作取得好的效果，必須建立完善檔案管理制度，如建立標準化檔案管理制度、檔案安全管理制度、檔案信息化建設制度等，通過制度的約束，以崗定責，以提高檔案管理水平。2）規范保存殯葬檔案資料。殯葬檔案管理工作，主要是檔案資料的收集、加工、保存。因此要強化收集第一手信息資料重要性，要指定專人收集資料，然后傳遞到檔案工作人員手中，并做好交接備查記錄，檔案管理人員要及時將資料輸入計算機統計數據庫中。3）強化檔案管理人員素質。為保證檔案管理工作有效開展，需強化檔案管理人員素質，提高他們的專業素養，培養一只有知識，有熱度，有能力，有水平的專業檔案隊伍。一是配備專業人才，專業化隊伍能夠熟練掌握利用電腦、網絡，以實現檔案信息化，數字化的要求，從而提升檔案管理工作水平；二是加強檔案人員的思想教育，提升他們專業知識和思想認識水平是至關重要的，使他們清醒的認識到檔案工作的重要性；三是加強檔案人員的業務知識培訓，積極組織各類型的檔案培訓，如通過網上課堂進行網絡學習，也可以通過參觀學習，找出自身差距，以提升業務水平?？傊?，只有檔案人員擁有了較強的職業技能和較高的思想認識水平，才能保障殯葬檔案事業健康有序發展。4）提升檔案管理應用水平。一是在一定的范圍內，定期公布殯葬檔案信息，強化殯葬領域內部檔案信息的共享與交流。二是開發和利用檔案資源，挖掘殯葬檔案中有價值的信息內容，以滿足公眾及相關部門對檔案信息資源的需求。三是對殯葬檔案信息進行科學分類，創新殯葬檔案信息的利用價值，以滿足各界對檔案信息資源的需求。5）搭建檔案共享平臺。一是提高信息化建設水平，實現高配置軟硬件環境。檔案信息化工作對電腦設備提出更高的要求，因此，需配備符合信息化工作的電腦設備、網絡技術等現代化、信息化手段，搭建檔案信息化平臺，以提高檔案信息化工作質量；二是通過殯葬領域與其他相關部門的檔案信息共享，方便用檔部門及公眾更及時更便捷的獲取檔案信息；三是利用宣傳手段，廣泛宣傳殯葬檔案信息的重要性，提高殯葬領域工作人員的重視程度，以更好的提高殯葬檔案服務社會的水平。6）優化檔案安全環境。一是對檔案進行定密管理，涉密檔案要嚴格按照保密法的要求執行，嚴禁私自泄漏保密檔案信息；二是優化網絡安全環境。網絡環境的優良決定著檔案信息傳遞的安全與否，時時監控網絡安全，保證網絡安全，以防止檔案信息受到黑客攻擊，為不法份子竊取是檔案信息化過程中重要工作節點；三是要加強日常評估、拓展舉報渠道等，讓違法者付出應有的代價，也讓試圖效法者望而卻步。

4 結束語

對于殯葬檔案管理部門來說，要提高部門領導和工作人員思想認識水平，優化工作環境，提高人才隊伍專業素養，規范殯葬檔案管理制度建設，凈化檔案安全環境，提高殯葬檔案管理水平，使殯葬檔案更好的服務社會，服務公眾。