優化會計檔案管理的重要環節分析

李芝瓊

（黃龍風景名勝區管理局，四川 阿壩藏族羌族自治州 623300）

所謂的會計檔案就是對于企事業單位的檔案進行收集、整理以及保管等多個重要環節，在會計檔案的管理中存在很多細節工作，主要包含了檔案的監督、檔案的信息溝通以及檔案風險評估和檔案的控制、檔案控制環境。當前，企事業單位依舊存在很多檔案管理問題，基于此，文章對這些問題進行一番探討，通過探討會計檔案管理對策以及重要環節的控制，從而確保該項工作的順利展開。

1 當前會計檔案管理工作存在的問題

1.1 風險評估中存在的滯后性，嚴重忽視了會計檔案管理

對于會計檔案管理的重要環節而言，風險評估工作是必不可少的一個環節，在當前的企事業單位中，工作人員壓根就不重視這項工作的展開，導致在新形勢下，會計檔案的管理方式和傳統管理方式相差甚大，比如信息技術以及計算機技術的運用等等。由于風險評估人員沒有及時更新自己的知識以及先進技術，對于會計檔案信息化管理的認知也存在誤區，促使會計檔案管理風險評估的工作始終停留在原地，最終影響了檔案管理工作的效率，同時還影響了整體的工作質量。盡管有部分單位具備了和時代共同進步的意識，加上及時更新了風險評估的方式，但其中還是存在很多不足之處。例如：當使用不同的會計數據處理軟件去推動會計管理這項工作時，很容易發生數據出現誤差的可能性，這樣一來就無法保證會計信息的準確性，最終造成企事業單位的管理和決策出現偏差。另外，一部分檔案管理人員輕視了會計檔案管理這個工作，由于重視度不夠的問題，導致工作人員在進行檔案的儲存以及管理時出現不認真的情況。具體到檔案管理人員不夠重視會計報告以及會計憑證等相關方面的工作，對于電子檔案進行管理時，也出現了忽視的現象，有的甚至將一些電子版的資料用完之后直接丟棄或者刪除。

1.2 會計檔案管理中缺少了控制環境，促使會計檔案的信息存在溝通不足的問題

當前，一部分企事單位的會計檔案管理工作中存在控制環境不太樂觀的情況，主要是因為思想上不夠重視，加上不完善的制度以及崗位分工不明確等問題，導致會計檔案管理工作出現很多不良現象。講的具體一點就是，在日常的會計檔案管理工作中，存在一些不規范的操作行為，有一部分財務人員在進行憑證記錄時一味地追求工作量，但是忽略了工作的質量，在這種業務量大的工作環境下，導致他們的工作水準出現了偏差。不僅如此，當前社會的信息化水平正在慢慢提升，會計檔案的信息化管理水平也應該隨之提升，這樣才能適應當前會計工作的需求。在傳統的會計檔案管理中存在信息上溝通不足的問題，主要原因在于會計檔案的信息化程度過低，加上信息傳遞的不夠及時，倒是一些信息無法實現共享。從時間上的維度進行分析，傳統的會計檔案管理主要是通過人工操作的方式來完成這些這項工作，對于人力資源具有一定的要求，目前的會計檔案管理工作開始采用一些處理軟件對會計數據進行處理，將傳統和現代化的管理方式進行比較，當前的管理方式更加便捷并且更加高效。

3 優化會計檔案管理重要環節的主要實施的措施

2.1 改善控制環境，對會計檔案人員進行專業的培訓

首先需要對會計檔案管理工作進行內部的控制與管理，這樣做的目的是減少整個管理過程不必要資源的浪費，也就是對人員方面進行合理的管控，只有提高了管理人員自身的工作素質，才能保證這樣工作的順利開展，因此，企事業單位需要對會計檔案管理人員進行專業的教育培訓。也就是完善檔案管理的用人制度以及明確崗位工作人員的管理職責，主要是因為會計檔案管理工作中存在很多方面的環節和流程，只有梳理清楚管理人員的崗位職責，才能避免在后續的工作展開中出現問題無法追責的情況。在完善用人制度的基礎上，需要加強會計檔案人員的專業教育培訓，這樣才能保障會計檔案管理工作的質量。因此，在對單位進行定期或者不定期的培訓時，整體的培訓內容需要包含如何粘貼憑證以及制定和裝訂等不同環節，同時還要確保實際的規范操作，對管理人員的操作流程進行專業并且嚴格的管理。除了培養人才以及完善用人制度之外，還要建立完善的考核制度，就那人員的考核來說，對各個崗位的會計管理人員進行考核和監管，這樣才能提高工作質量。

2.2 加強風險評估的及時性，并提升會計檔案管理的有效性

風險評估在會計的檔案管理中起到了關鍵性的作用，因此，對整個工作的開展帶來了嚴重性的影響，因此，管理人員一定要重視日常的管理工作，這樣才能在第一時間內解決各式各樣的風險，同時還能檢查出一些工作期間出現的漏洞。首先，各企業之間需要學習專業的管理方式，同時還要對檔案管理人員提出要求，通過加強他們自身的專業素養，將信息技術和計算機技術作為檔案管理工作的切入點，通過學習各種技術融合的檔案管理方式，這樣才能充分提升會計人員的會計檔案管理技能。另外，提高檔案管理人員的管理知識，同時還要拓展他們的專業知識，在這個過程中需要不斷學習一些有效的管理方式，通過一些案例的結合，促使自己企業的會計管理工作效率不斷提升。最后需要完善會計檔案的信息化管理系統，以免出現一些不必要的風險。在面對檔案管理過程中遇到軟件使用的問題時，會計檔案管理人員需要 認知到各項會計數據在處理的過程中會存在差異性，只有及時發現這些問題并了解這個數據存在不兼容的現象后，才能找到合適的處理方式去滿足會計檔案管理需求，一方面可以確保會計數據處理軟件適合自身會計檔案管理的需求，另一方面還能保證會計檔案管理數據的準確處理，同時還能提高會計檔案管理工作的效率。當會計檔案人員缺乏專業性的知識后，這些企業就會被政府部門進行不定期的抽查，如果在審查的過程中一旦出現了問題，該企業就要面臨整改，嚴重時需要停止運營，直到通過審查才能繼續開放。出現這些問題的主要原因在于管理人員沒有及時做好會計檔案的風險評估工作，所以在審查的過程中會出現一些風險因素，最終導致企業遭受各種經濟損失。

2.3 完善會計檔案的檢查機制，加強信息上的溝通

無論是企業單位還是事業單位都應該對會計檔案工作進行檢查，這樣才能保證檢查的次數滿足實際工作的需求。另外，企事業單位需要明確會計檔案管理總做的合法權益以及合理性，這樣做是為了保證這項工作可以順利完成信息上的溝通。例如:對經辦人員和審核人員進行全過程的監督，然后對會計檔案進行整理和歸檔這兩項工作，企事業單位需要制定好相應的控制措施，以免出現出納人員做裝訂類的工作，審計人員參與會計檔案的整理工作等等。另外，在定期檢查會計檔案的機制時，需要明確檔案歸檔的標準，這樣才能保證檔案歸檔工作的細致性以及清晰性，同時還能為后面的核查工作做好相應的準備。就拿會計檔案管理的信息溝通來說，需要構建一個信息化的管理平臺，要求企業和事業單位從實際的情況出發，然后學會利用現有的條件去構建較高信息化的檔案管理平臺。首先，需要實現會計電算技術，也就是要求日常會計工作使用電算化的技術，這樣才能保證會計業務工作流程的信息化，同時還能促使會計信息在日常工作中完成歸納和整理這兩項工作內容，為數據的分析提供支持。另外還要注意數據傳輸過程中的安全性，也就是會計檔案中的材料完成加密以及傳輸，從而保障會計信息的安全性。

3 結束語

綜上所述，會計檔案管理這項工作對于企業和事業的長期發展起到了關鍵性的作用，因此，加強檔案管理人員的專業知識以及綜合素養，這樣才能保證這項工作的順利展開，同時還能保證單位決策的科學性和有效性。但是當前的會計檔案管理工作依舊存在很多風險，為了解決這些問題，加強會計檔案工作的管理，同時還要完善內部控制措施，這樣才能提高風險評估工作的及時性，同時對會計檔案制度進行定期的核查，完善會計檔案管理的信息溝通等等，以此提升該工作的管理效率。