鄉鎮檔案管理從紙質到電子化的必要性研究

王大為

（黑龍江省哈爾濱市通河縣烏鴉泡鎮人民政府，黑龍江 哈爾濱 150900）

近些年來，我國社會以及經濟發展不斷進步，不斷發展的現代化計算機互聯網技術，也使得人們的生活和工作有了較大程度的改變，尤其是各單位近年來不斷進行改革，機構不斷精簡，無論是人事管理還是行政體制，都隨著時代的變化而產生了深刻的變革，鄉鎮政府及其他行政事業單位的檔案管理工作集結了信息和資料的收集、整理、歸檔、保存、搜索以及實用等種種的工作。在當前的現代化檔案管理工作中卻存在著一定的問題，紙質檔案管理工作的進行也影響了行政事業單位的工作效率，必須針對存在的問題提出及時有效的改革措施。

1 鄉鎮檔案管理的介紹

鄉鎮檔案是指鄉鎮黨委、政府機關以及其他行政事業單位在工作過程中，形成的對國家發展、社會進步具有可利用以及保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。而當前鄉鎮單位以及其他機構，由于檔案專業人員較少、經費有限，因此在進行檔案管理時，極少存在專人負責，在面對大量且繁瑣的檔案管理工作時容易出現差錯。鄉鎮檔案管理對于解決基層矛盾具有極其重要的關系，因此在當前時代浪潮的沖擊之下，必須要完成檔案管理，從紙質到電子化的發展，在兩者之間取長補短、揚長避短，共同做好新時代的鄉鎮檔案管理工作。

2 電子檔案管理介紹

電子檔案是指在新時代多媒體互聯網技術發展之下，通過電腦設備以及利用電腦設備生成的電子文件，包括光盤，硬盤等各項儲存形式，依賴電腦和網絡而產生。針對當前鄉鎮政府及其他事業單位的工作，國家建立了科學的電子管理系統，包括黨群工作、行政機關、企業經營民俗、科學、基本建設、干部職工等各種各樣的檔案，通過電子檔案管理，能夠對各項數據進行精準的收集和分析，通過訪問權限密碼等設立，不斷提高檔案管理的私密性和科學性。

3 紙質檔案管理的優缺點

3.1 紙質檔案管理的優勢

紙質檔案管理，顧名思義是指在國家機關、社會組織及個人在社會活動中，以紙張作為載體保存下來的數據檔案，紙質檔案管理在我國長久以來的工作以及發展過程中帶來了深刻的影響，自發明紙張以及文字開始，從古至今的文獻典籍以及學術成就，都是通過紙質保存下來。即便是在當前的鄉鎮政府以及其他機關事業工作過程中，紙質檔案仍舊具有一定的存在意義，對于一些圖表類、圖紙類的文件依然可以選擇紙質檔案管理方式進行更好的保存。紙質檔案自身最大的優勢就是具有極強的可靠性以及真實性，信息在紙張上難以進行隨意的改動，因此具有較強的“原件性”，法律效果較好。

3.2 紙質檔案管理的缺點

紙質檔案管理以文字和紙張作為存儲媒介，最大的缺點便在于紙質制具有較強的易破壞性，因此紙質檔案不僅浪費空間，同時也需要大量的時間以及精力進行保護管理過多的紙質檔案，在查詢以及攜帶方面存在著較大的麻煩，難以達到電子檔案的便利性以及科學性。

4 電子化檔案管理工作的優勢

4.1 提高辦公自動化水平，減少資源浪費

近些年來，我國社會不斷發展，各行各業的工作，以及人們的日常生活，都有了較大程度的改善，而鄉鎮政府及其他行政事業單位作為我國社會穩定發展以及現代化事業形式中不可缺少的一部分，也應該積極面對時代的浪潮，不斷轉變管理模式以及管理理念。在現代數字化檔案管理工作過程中，檔案管理工作要逐漸擺脫紙質文件的束縛，開始以數據化的形式存儲在計算機中，方便工作人員的查找和使用，節省了大量的時間以及人力成本，也不斷提高著檔案管理工作的效率。

4.2 保證檔案的充分性和科學性

當前數字化檔案管理工作，是將工作過程中產生的信息和數據通過現代信息技術進行相關的處理和整理，可以將信息及時進行歸納與存儲于鄉鎮政府及其他行政事業單位檔案專用計算機設備中，對于日常工作中存儲的檔案資料應用非常普遍，許多部門都要隨時隨地通過查詢應用的方式，借助檔案資料指導下一步的工作。數字化檔案管理可以實現各個部門的檔案使用需求，為管理者提供一定的參考依據。同時現代數字化檔案管理工作可以實現信息資源的最大程度共享，以便于工作人員能夠在不同時間不同地點，隨時隨地查閱和使用自己需要的信息。

4.3 提高檔案管理水平，提高檔案管理人員的素質

數字化檔案管理工作可以有效提高鄉鎮政府及其他行政事業單位的工作效率以及檔案管理水平。想要實現現代化數字檔案管理工作必須要借助不斷發展的網絡水平以及計算機專業設備，因此檔案管理人員必須要不斷提升工作能力，不僅要掌握相關的理論知識，還要不斷學習計算機操作能力，鄉鎮政府及其他行政事業單位要加強管理人員的在職培訓，進行定期考核，這樣才能夠穩步推進鄉鎮單位的數字化工程建設，建立一批高素質的現代化專業人才管理隊伍。

5 鄉鎮檔案管理從紙質到電子化的對策

5.1 認識電子文件以及傳統紙質文件的區別

電子文件與紙質文件來說完全不同，它具有新時代的特性，電子文件是指通過計算機以及現在網絡技術來進行資料的收集整理以及保存在文件的處理過程中，并沒有與實物進行接觸，也不用接觸電腦之外的其他工具進行計算和整理，電子文件與計算機網絡技術相輔相成，如果離開了計算機以及網絡技術，電子文件的管理也將不復存在，因此，檔案管理工作人員 必須要清楚明白地理解電子文件與紙質文件的區別。

5.2 保證電子文檔的真實性以及完整性

真實性和完整性是當前現代辦公理念下檔案管理工作的基本屬性，首先要保證電子文件的管理效果，確保電子檔案的完整以及電子信息的真實性，否則現在檔案管理工作也就失去了本身的意義和價值。當前電子文件缺乏真實性和完整性的主要原因是因為對資料的收集及整理程序的規范沒有選用科學的方法。因此必須建立起現代化的科學管理制度以及標準工作程序，保證電子信息的真實性，保證處理過程的規范性，這樣才能夠不斷保證電子信息的科學性和現代性，真正實現現代化電子檔案管理工作的意義。

5.3 提高檔案管理工作者的素質

檔案管理工作者的科學文化素質是影響現代檔案管理工作的重要因素之一，檔案管理工作人員除了要具備一定的政治素質，還要具備信息的收集處理，整理以及保存能力，掌握現代化信息操作技術，學習計算機知識，具備熟練的專業實踐能力以及理論基礎，要不斷進行學習和培訓，不斷完善自身的知識結構，符合當前的時代發展要求。

6 結束語

總而言之，現代辦公技術對于檔案管理工作既有一定的有利作用，也對檔案管理工作提出了一定的要求和挑戰，因此新時代的鄉鎮政府及其他行政事業單位檔案管理工作必須不斷適應時代的發展要求，不斷提升自我，實現檔案管理工作電子化管理以及長遠發展。