新審計檔案管理下的審計檔案工作優化分析

陳大超

（承德市雙灤區審計局，河北 承德 067000）

1 審計檔案工作的重要性

1）為國有資產的安全性提供必要保障。國有企業是我國國民經濟體系的命脈，對增強國家的經濟實力有著非常重要的作用[1]。但是由于國有資產的低效運營、低價轉讓和虛假評估，會讓國有資產流失非常嚴重。因此加強審計檔案管理工作可以為國有資產的安全性提供必要的保障。以高校國有資產的檔案審計工作為例，在深化教育改革的大背景下，很多高校在合并辦學過程中，需要對合并辦學的財務狀況資產核定債務進行相關的審計。因此強化審計檔案會將高效的有形資產、無形資產檔案進行充分收集，并且在后續的資產評估中，借助一定的審計手段核定有形資產，將無形的資產變為有形資本，可以有效避免國有資產的流失。

2）提升檔案的數據的完整性，提升檔案利用率。在新檔案審計管理下，通過電子設備對檔案進行全方位的保存，不僅保存原始數據，還可以對原始數據的加工過程進行全面的記錄，有效地提升了審計檔案的質量。借助于現代電子設備的應用，檔案人員只需要在系統中輸入關鍵詞就能找到相關的審計檔案，這樣可以有效地對所需要的審計檔案進行搜索，提升了審計檔案的工作效率[2]。

2 傳統審計檔案管理存在的不足

1）傳統審計檔案信息的詳細度不夠。在傳統的審計檔案管理中，存在審計檔案資料記錄不全面的情況，因為傳統的審計檔案一般是以復印件或者是加工后的數據留存的，只是把最關鍵的檔案資料進行保存，傳統審計檔案的保存會占用很大的空間，所以大量的原始憑證無法保存。在傳統的審計檔案管理工作中，如果要對審計檔案的內容進行相關的更換，需要根據更換的需求找到相對應的審計檔案。但由于工作人員的記憶能力有限，又面臨大量的審計檔案管理工作，工作人員要花費大量的時間對檔案內容進行更換，所以審計檔案的內容無法做到與時俱進，審計檔案的信息不全面。

2）傳統審計檔案查詢難度大，資源浪費。在傳統的審計檔案管理中，要查閱傳統的審計檔案，需要相關的工作人員和機構進行審批，再經過卷宗類別、案卷目錄、卷內目錄和案卷頁碼等一系列流程進行查詢，這樣繁瑣的查詢，會造成審計檔案利用效果差、檔案利用效率很低[3]。傳統的審計檔案一般都是紙質的檔案資料為主的，它們會占用大量的空間，也無法高效地進行內容更換，會造成大量的審計檔案資料堆積在檔案室內，造成資源嚴重浪費。

3）傳統審計檔案管理人員工作技能有限。傳統的審計檔案人員檔案管理能力有限，這是受到物質條件等方面的限制，除了極少數的專職檔案人員經過專業的檔案管理培訓外，大多數都是經過了簡單的培訓就進行審計檔案的管理工作，他們只是簡單的對審計檔案進行保管，無法進一步地完善審計檔案的內容，也無法對審計檔案做好管理，不能真正讓審計檔案發揮最大的作用。

4）無法適應信息化社會發展的需求。隨著審計信息化的快速發展，傳統的紙質為主的審計檔案面臨著嚴峻的挑戰，辦公自動化的形成，對審計工作的效率要求進一步提升，對審計檔案的質量和管理工作提出了更嚴格的要求[4]。為了滿足現代信息化社會的發展，審計檔案的管理要與審計事業單位的發展相同步，與信息化的時代相協調，要不斷提升審計檔案的質量，提升審計檔案管理工作的效率。

3 審計檔案工作優化的主要途徑

1）建立健全審計檔案管理的規章制度。完善的檔案規章制度是進行科學審計管理的必然途徑，也是審計工作進行科學化管理的基礎。從宏觀而言，審計檔案的工作是國家檔案的重要組成部分。從微觀上看，審計檔案管理是審計單位在進行審計監督過程中的重要組成部分，因此增強檔案管理需要強有力的審計檔案管理規章制度作為有效地保障。如果只是從口頭上對審計檔案的管理進行說明，是不會引起各單位的重視的，只有地方單位結合審計法的相關規定，制定全面的規章制度，對審計管理進行要求，才能夠提升全體人員的重視度，保障檔案管理工作的高效進行[5]。例如，在檔案法中規定，要因地制宜地建立健全規章制度，做好檔案材料的把關，確保資料來源正規，保障審計檔案的質量，通過健全規章制度，建立起有效的獎懲機制，如果檔案管理人員在工作中出現失誤，對他們進行懲罰，這樣也能引起他們對檔案管理工作的重視。

2）嚴格把握審計檔案的資料的準確性。檔案管理人員在進行審計檔案的管理工作中，需要在檔案管理制度制約下，對審計檔案的材料進行把關，這主要是從檔案材料信息來源的可靠性和全面性來進行，秉承著客觀真實的原則，保障審計檔案內容來源的可靠、真實。對于相關審計工作所涉及的檔案要全面地進行收集，只有這樣才能夠保證后續在使用審計檔案中，確保信息的完整性[6]。比如在對某一個基建項目進行審計工作的時候，這個項目需要涉及投資方、施工方等諸多單位，審計機關的人員需要對每個實施審計的單位都下發審計書，并且按照實施審計單位的數量出具建議和審議決定，然后按照審計檔案歸檔工作，讓審計單位分別進行立卷歸檔，這樣的收集工作，才能夠保證審計檔案資料的完善性，因此這就需要重視對審計檔案資料的日常收集和整理。基建項目是一項長期性的工作，因此檔案的管理也是一個積累性、長期性的工作。審計檔案不是由一份資料組成的，而是由很多份資料集合而成的，所以還需要按照一定的標準經過整理行程。這就需要審計檔案工作人員對檔案資料做到勤收集多整理，深入到審計工作一線，與項目審計人員進行交流，了解審計工作進展情況，將審計資料收集得更加完整，保障審計資料的準確性和完整性。

3）提升審計檔案管理人員的專業能力。在新審計檔案管理的背景下，要推動審計檔案管理的完善，就需要不斷提升審計檔案管理人員的專業能力。為適應現代信息化發展的需要，審計檔案人員需要了解相應的信息技術，這樣才能夠適應審計檔案的信息化發展，如相關的審計檔案管理部門可以邀請信息專家、會計專家對審計檔案管理人員進行網絡知識講解和計算機技能培訓，提升他們的信息技術操作能力。還需要全面提升審計人員的宏觀意識，在新時期審計檔案管理工作迎來了新變革、新發展，因此也需要提升審計人員的意識，培養全面發展的綜合型人才。審計檔案管理人員不僅需要精通信息技術，還要對檔案管理審計知識進行了解。精通信息技術能夠操作相關的電子軟件，讓審計檔案管理更加科學化和系統化，更好地適應現代化發展的需要，提升檔案的利用效率。

4）全面推廣現代信息化檔案管理方式。隨著信息網絡技術的飛速發展，審計檔案工作要想在新審計檔案管理的大背景下得到更好的發展，需要全面推廣現代信息化的檔案管理方式。讓審計檔案的管理適應現代社會發展的需求，提高檔案管理工作的安全性和工作效率。因為審計檔案工作管理工作量大，所涉及的相關數據都非常的重要，為了提高審計檔案的安全性，可以利用現代化的數字網絡技術對審計檔案進行管理。在審計檔案管理中，通過網絡技術可以加強各部門之間的聯系，檔案管理部門可以建立信息化的工作系統，讓其他各部門都可以在工作系統中進行交流，集思廣益，促進審計檔案管理工作的開展。