基于服務理念的供電企業檔案管理策略探析

羅愛麗

（廣東電網有限責任公司清遠連山供電局，廣東 清遠 511500）

近年來，時代的進步使得電力成了更多生產力和科技的動力來源，也是人們賴以生存的技術保障，對于電力的需求也成了供電企業發展的最大市場。隨之帶來的就是供電企業的各種服務問題，而檔案管理作為供電企業所有工作中最基礎的工作部分，要更加適應世界市場經濟機制。隨著科學技術的革新，供電企業的檔案管理工作質量和效率也得到提升，日新月異的社會發展讓更多的傳統檔案管理手段失去了原有的價值和效率，轉而追求更快節奏的工作效率，追求更新的檔案管理方式。相對傳統的檔案管理方法現階段在新時代供電企業實際工作中顯得有心無力，尤其在更多電子信息的爆發式涌入過程中，傳統的整理的方式表現的效率更低，勞動力需求大，錯誤率高等問題。這時候供電企業的檔案管理工作最需要的就是創新，要積極吸納更加先進的、實用的檔案管理辦法，從而在基于服務理念的基礎上最終實現供電企業檔案管理工作和人員能力的全新突破。

1 供電企業檔案管理服務現狀以及基本成因分析

因為近些年來社會的不斷發展，電力技術也實現了新的突破，國家對供電企業檔案管理的創新工作越來越重視，并提出了要基于服務理念全面實現供電企業檔案管理工作創新改革這一理念。這就對從業人員提出了更高的要求，要以更加敬業的態度工作，同時用更溫和的態度服務大眾，這就需要企業單位根據自身情況提高自己公司員工的服務意識，擺正服務態度。

1.1 企業單位員工服務意識薄弱

在供電企業的檔案管理過程中，更多的員工表示檔案管理工作應當交給專業人士，對于自己本身能做到的總結整理工作異常敷衍，這無疑是給專業的管理人員增加了工作難度和工作內容[1]，占據得更多的時間去處理檔案中細小的分類和排序，對真正的、有困難的、專業的工作內容卻草草了事，這影響了檔案管理的工作效率和工作強度，也體現了大部分員工服務態度不足的問題。而且檔案管理人員的服務意識也存在問題，大多數的人員往往認為自己從事后勤工作，本身見不到客戶，對服務沒有概念，往往只做手頭上的管理工作，對服務工作置之不理。甚至很多工作在管理的過程中出現無人管、相互推諉的情況，這嚴重影響了企業的總體形象。

1.2 企業管理人員服務效率不高

由于管理工作的分配問題，管理人員時常出現對工作服務對象和服務工作并不重視，出現服務不及時，服務效率低的問題，這就導致被服務對象要浪費大量的時間、精力去做很多本不應該存在的工作。在工作時，因為沒有明確的責任劃分，服務人員在服務過程中出現不在意、敷衍了事的做派，導致原本簡單的工作復雜化，微小的工作巨大化，本來可以協商解決的工作卻要上升到更復雜的層面。

1.3 供電企業管理信息化水平較低

同時，因為管理方法太過傳統，對新時代的多元化信息處理力度嚴重不足，管理人員行事過于死板，不能第一時間對信息進行分類和總結，導致信息不斷堆積，積重難返。傳統的檔案管理方式復雜冗長的規矩使得信息很難得到第一時間的處理，導致信息價值失效，信息在之后的流通中出現不對等和不及時的情況，從而導致服務對象沒有在適當的時間得到幫助，服務對象和管理人員發生沖突。時代的進步賦予了信息以全新的特色，實時性和龐大化成了常態，信息內容日新月異，供電企業的檔案管理工作量也日益增大。作為供電企業單位應該應用現代化、信息化管理手段，從而達到更加高效、科學地管理檔案，調整墨守成規的檔案管理方法，讓自己的員工改變工作松散的服務態度，解決管理系統常常崩潰，最終導致檔案管理失敗的問題。

2 基于服務理念的檔案管理創新對策

檔案管理在供電企業公司項目運行中的地位舉足輕重，首先，工作范圍廣，資料內容龐雜，供電企業內部人員管理能力、企業的資金運轉、人才管理以及內部項目選取方面的檔案管理都在其工作范圍之內。在巨大的信息量面前，單純的檔案整理的和簡單的分類標準不能滿足企業單位的需要。同時供電企業的檔案管理工作也決定了企業的服務效率和服務質，同時因為掌握的信息量大，也影響著企業的管理風險、運營能力等等。

2.1 牢固樹立服務意識

供電企業一直以來都是一種服務于民的工作企業，其較高的服務意識和優良的服務態度應該是供電企業每一個員工的基本工作常識和工作態度，也是檔案管理人員需要扎根于大腦的核心工作態度和服務理念[2]。沒有服務意識就是沒有工作態度，沒有工作態度就是工作作風出現了問題。只有供電企業單位深度落實服務意識，由上而下地做好員工思想工作，才能讓員工服務更主動、更積極地提高工作服務效率。

對于檔案管理工作來說，提高檔案管理工作人員的服務意識基本能夠從兩個方向考慮：首先是在檔案管理方面可以有間歇性開展關于有效提高服務意識的主題講座，在講座中反思的自己的服務態度和工作作風，提高服務人員的職業素質，同時在學習的過程中掌握更全面、更高級的服務的技巧。其次是推薦相關檔案管理人員深入當地社區中走訪基層民眾，調查人們在檔案管理方面的相關問題或者實時提議。這種實地實地調查的方式更能讓管理人員對自己的工作有更深層次的理解和認識，對自己的工作的服務部分能夠真正做到換位思考，了解人民的需求，從而更高效地為人民服務。

2.2 轉變管理體制

我們已然迎來了經濟泡沫時代，我國市場經濟在體制和技術的影響下也迅速崛起，并充滿了挑戰性，為了不落后于其他企業，相關供電企業應當觀察自身企業的實際發展情況，適時更改管理機制，找到適宜自己企業發展的管理機制，促進自身完成經濟效應的巨大進步[3]。

例如：供電企業單位要不斷完善自身檔案管理責任制，將每一份工作落實到人，每一份文件落實到戶，形成鏈條管理結構，保證責任到人。同時管理工作因為信息量大，每一份文件的用處和負責人也要承擔起責任，堅持信息往下延伸的責任制度，最終能都順藤摸瓜，落實到每一個管理人員項目負責的工程師、甚至是工人，確保信息的流通性的同時，保證了信息的真實性和實時性。

2.3 更新檔案管理的信息技術

隨著科學技術的不斷更新換代，供電企業的檔案管理工作使用緊隨時代的新技術，已經成為供電企業檔案管理工作的必然要求。新時代的來臨意味著信息的多樣性和復雜性上升到了新的高度，更加龐雜的信息和文件以電子的方式不斷下達，相比于傳統的紙質文件更加高效，全面。但與此而來的還有更加復雜的信息處理和檔案管理工作，這對檔案管理人員的專業素養也提出了新的要求。供電企業單位也應該積極引入信息化科技和工具，善于運用人工智能和辦公軟件，從而大大提升工作效率，解決工作人員龐雜，勞動力需求大的問題。同時也通過人與科技化機器的深度結合，提高服務質量和服務效率的同時，還能為被服務的人們提供方便、個性化的服務是我們最期待的目標。

3 做好供電企業檔案管理的經濟效益

認真完成檔案管理工作對于供電企業有著不同其他企業的深層次意義。首先檔案管理工作完成了對供電企業經營管理時不斷產生的項目文字樣式、相關圖片、資料音頻、業務視頻等材料的分類整理，這些原始數據大量地保存了關于企業的內部信息和項目信息，對于企業的發展和之后道路的選擇都有決定性作用。同時檔案的存在也成為企業單位自己特有的歷史痕跡，依靠這些數據對企業文化評估和今后未來發展導向都有著很大的影響[4]。

其次力求提升管理效率的最好方法就是打破傳統枷鎖，追求技術突破。供電企業經營管理中涉及的供電站建設、財務管理、技術研究等各項工作，在這一過程中產生龐大的工作檔案，這些工作都需要有專業技能的高素質人才完成，對信息的簡單分類總結不能滿足供電企業對信息處理的要求。因此，傳統的檔案管理工作無法達到信息化時代的要求。這就需要供電公司在人員錄用上更加注重人才的擇優錄取，考察人才的專業技能和靈活變通能力。同時信息的分類和處理有自己的想法和獨到的見解，為日后的工作需要和技術革新奠定基礎。

最后，做好供電企業檔案管理也是對企業文化形象起到了非同一般的積極作用。檔案管理的作用對于供電企業來說就是可以幫助企業理清企業的發展脈絡，對形象有所要求的供電企業也能夠建設企業歷史特色發展長廊，從而加深員工的服務意識，對今后的工作更加重視，增強企業管理員工的凝聚力與向心力，增強企業文化建設活力。

4 總結

基于服務理念的供電企業檔案管理方式并不能紙上談兵，更應該落實到行動上去，通過不斷革新技術，推進人才進步、企業發展。并且相關從業人員也更應該重視自身工作，對檔案管理的服務有更清楚地認識，提高自身的服務意識。