推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化措施

馬 振

（山東省泰安市泰山區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中心，山東 泰安 271000）

檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位眾多管理工作中非常重要的一項(xiàng)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位十分關(guān)注此項(xiàng)工作，但是因?yàn)闄n案管理時(shí)間和數(shù)量越來越多，導(dǎo)致諸多單位在管理過程中出現(xiàn)了各種各樣的問題，如管理方式單一、并未正確認(rèn)識(shí)等，這些都對檔案管理工作的效果和效率影響很大。要想促進(jìn)檔案管理質(zhì)量提高，就需要充分了解工作中存在的問題，進(jìn)而運(yùn)用有效手段，將管理水平提高，確保檔案管理更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案利用率，最大化地發(fā)揮出檔案作用。由此足以看出，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化地開展機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，具有十分重大的意義。

1 推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的重要性和現(xiàn)狀

十九大政府工作報(bào)告中已經(jīng)明確提出：“推進(jìn)社會(huì)主義民主政治程序化、法治化、規(guī)范化和制度化?！睓C(jī)關(guān)事業(yè)單位是各種社會(huì)事務(wù)的管理主體，其管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化意義極其重大。而檔案管理則是這些管理工作中極為重要的一部分[1]。尤其是在時(shí)代發(fā)展速度的不斷加快下，傳統(tǒng)的管理模式以及過去掌握的管理經(jīng)驗(yàn)，均會(huì)借助各種各樣的檔案展現(xiàn)出來，也正是在借助檔案對其中存在的缺陷和優(yōu)點(diǎn)予以呈現(xiàn)。只有加強(qiáng)推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的標(biāo)注啊、規(guī)范化檔案管理，才可以取長補(bǔ)短，促進(jìn)單位各項(xiàng)管理工作水平的顯著提升。

現(xiàn)階段，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案工作受到了黨與國家的高度重視，同時(shí)將諸多的規(guī)范與要求提出，為順利、高效開展檔案工作提供重要保障。同時(shí)，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，也在很大程度上促使檔案工作朝著信息化方向發(fā)展。怎樣加大檔案工作力度，促進(jìn)檔案規(guī)范性增強(qiáng)，對檔案資料價(jià)值予以挖掘，大力展開檔案工作信息化建設(shè)，是現(xiàn)階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位首要解決的問題。

2 推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化措施

2.1 充分認(rèn)識(shí)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

針對機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，就需對檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化有一深刻認(rèn)識(shí)[2]。在這一過程中，單位務(wù)必要和檔案管理工作人員最初認(rèn)知檔案管理工作的程度、專業(yè)技術(shù)以及檔案管理制度相結(jié)合，幫助檔案管理工作人員充分認(rèn)識(shí)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。此外，單位還需要組織檔案管理人員開展檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的認(rèn)識(shí)培訓(xùn)活動(dòng)，在培訓(xùn)中加深其對檔案管理在促進(jìn)單位發(fā)展方面的重要作用的認(rèn)識(shí)，并牢記于心，如此才可以讓檔案工作人員主動(dòng)參與到檔案管理工作中，在開展工作的過程中，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求。

2.2 構(gòu)建規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理機(jī)制

針對事業(yè)單位來說，構(gòu)建規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理機(jī)制是進(jìn)一步強(qiáng)化管理制度的重要渠道，在具體開展管理工作時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要立足于創(chuàng)新變革管理體系和管理機(jī)制，對檔案工作的相關(guān)制度進(jìn)行完善，建立健全管理工作中的相關(guān)體系，從而構(gòu)建規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的責(zé)任機(jī)制。立足于系統(tǒng)整合和科學(xué)分工上，促進(jìn)檔案管理的專業(yè)化水平提升，從而將檔案管理制度規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的新模式構(gòu)建起來。此模式就是在檔案管理中運(yùn)用信息化技術(shù)，使檔案管理工作更具便捷性、高效性。充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員參與工作的積極主動(dòng)性，只有提高其工作意愿，檔案管理制度才能得到良好發(fā)展。在確保規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理工作順利實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)上，為事業(yè)單位構(gòu)建更符合自身實(shí)際的檔案管理制度。

2.3 全面落實(shí)責(zé)任制

相較于其他事務(wù)，檔案管理有所不同，其更具長效性，而這就要求檔案管理人員具備良好的職業(yè)道德與較強(qiáng)的責(zé)任心。如果要想從制度方面確保檔案管理的質(zhì)量，提高管理效率，就需要把責(zé)任制全面落到實(shí)處，責(zé)任到人，并將追溯機(jī)制建立起來。也就是人員的變動(dòng)不會(huì)導(dǎo)致無人負(fù)責(zé)檔案管理工作的情況出現(xiàn)，無論是檔案最開始作業(yè)人員，還是負(fù)責(zé)管理具體事務(wù)檔案管理人員，其責(zé)任具有終身性。因此，一旦工作中的哪一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，則可以直接找到相關(guān)負(fù)責(zé)人，對其責(zé)任予以追究。借助運(yùn)用此手段，可以加深相關(guān)人員對檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化重要性的認(rèn)識(shí)，可以促進(jìn)自身責(zé)任感增強(qiáng)，嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)范管理檔案[3]。

2.4 創(chuàng)新管理手段

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開展檔案管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)積極對管理手段進(jìn)行創(chuàng)新，不斷學(xué)習(xí)行內(nèi)知識(shí)，積極引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)與設(shè)備，采取科學(xué)手段管理檔案，提高管理效率，更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的開展檔案管理工作。第一，在開展檔案管理的過程中，工作人員應(yīng)借助數(shù)字化信息設(shè)備，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案以電子檔案取代。第二，單位還需進(jìn)一步擴(kuò)充自身的信息技術(shù)，將更加便捷的管理平臺(tái)建立起來，以提高檔案管理人員工作效率以及檔案利用效率。第三，管理人員必須保證檔案存檔安全，做好相關(guān)病毒防護(hù)與殺毒工作，設(shè)置高級(jí)防火墻，避免不法人員惡意破壞或竊取檔案，進(jìn)而規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的開展檔案管理工作。

2.5 加大檔案管理工作人才的培養(yǎng)力度

作為直接開展檔案管理工作的重要人員，檔案管理人員的綜合素質(zhì)在很大程度上決定了檔案管理工作的質(zhì)量[4]。為了能夠更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的開展檔案管理工作，就需針對檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)與道德建設(shè)，促進(jìn)其增強(qiáng)自身工作能力和工作水平，以較高的職業(yè)道德素質(zhì)參與到檔案管理規(guī)范化發(fā)展過程中。對此，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把提升檔案管理隊(duì)伍人員綜合素質(zhì)納入重要工作內(nèi)容中，確保單位中的每一位負(fù)責(zé)檔案管理工作的職工，且在運(yùn)用信息化檔案管理信息方面能夠做到熟練、靈活，更新其檔案管理意識(shí)和觀念，加深其對單位發(fā)展中檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)[5]。除此之外，還應(yīng)選擇固定時(shí)間考核檔案管理人員的技能，使之可以熟練地掌握檔案管理方法與技能，第一時(shí)間從精神上或物質(zhì)上獎(jiǎng)勵(lì)那些對待工作認(rèn)真、負(fù)責(zé)的工作人員，以此充分調(diào)動(dòng)他們的工作熱情和積極主動(dòng)性。

3 結(jié)語

總而言之，檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的一項(xiàng)重要內(nèi)容，其效率和單位內(nèi)部管理運(yùn)行的效果息息相關(guān)。因此，十分有必要加大對檔案管理工作的開展力度。規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的大勢所趨，要想將此標(biāo)準(zhǔn)達(dá)到，就需要我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作必須和科學(xué)技術(shù)以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)保持同步，竭盡全力推動(dòng)檔案管理工作朝著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展，借助規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作制度，促進(jìn)檔案管理工作效率和專業(yè)化水平提高，以堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，助推單位良好發(fā)展，使檔案管理工作更加高效、簡約。