加強機關檔案管理規范化建設研究

安亞玲

（山西省晉中市體育發展中心，山西 晉中 030600）

檔案是機關單位各項工作的真實記錄，是其履行公共服務職能的重要依據，也是保證其有效運行的基礎性工作。隨著我國全面深化改革工作的不斷推進，以及信息技術在檔案管理工作中的應用和普及，機關單位檔案管理發展取得了顯著的成績，為機關單位的內部運行以及服務民眾作出了一定的貢獻。但是，面臨新時代下的新形勢、新任務、新要求，機關單位在檔案規范化管理方面還存在一些問題，這些問題導致了檔案資源建設不合理，檔案資源利用不充分，檔案管理缺乏效率等等。針對此，機關單位的檔案管理部門有必要積極認識當前形勢下檔案管理規范化建設的重要性，并從多角度著手推動檔案管理的規范化發展。

1 機關檔案管理規范化建設中存在的問題

目前，根據機關單位檔案管理工作的現狀，其中運行管理不規范的問題比較突出，具體表現為：第一，檔案資源的收集不合理，資源獲取不規范，影響了檔案的整體質量。第二，檔案服務不到位，各部門在借閱檔案過程中缺乏規范性，導致檔案資源整合效率低下，沒有充分體現其服務價值。第三，檔案管理安全措施不到位，例如紙質檔案的防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防光、防水、防高溫、防有害氣體等方面的基礎設施建設不到位，檔案存在損毀的風險；信息化管理系統存在安全漏洞，檔案在錄入、傳送等環節常常丟失，這自然增加了檔案管理風險。第四，檔案管理制度建設存在漏洞。例如檔案立卷歸檔、保管、查閱、借閱等制度不完善，檔案工作缺乏運行的依據和章程，電子檔案的建設缺乏管理實施細則，規范措施落實不到位。

2 機關檔案管理規范化建設的策略

2.1 規范檔案資源管理，夯實檔案建設基礎

檔案是機關單位的重要資源，尤其是在大數據時代，其資源價值更加凸顯。因此，在檔案規范化建設中，機關單位應從資源管理的角度推進建檔工作，提高檔案工作的覆蓋面，同時加強檢查管理，確保檔案資源的完整性。

在實際工作中，首先機關的檔案管理部門應提高思想認識，根據相關規定，針對重點工作、重大活動、重大建設項目建立檔案，整合資料，積極配合檢查，以提高建檔工作質量。其次，檔案管理部門應規范檔案收集管理工作。在當前信息化背景下，檔案形式主要包括紙質檔案和電子檔案，在工作中，管理人員應該按照規定對重要會議、重大活動的紙質資料進行整理，并歸檔的電子文件、照片、錄音、錄像等材料，根據相關要求做好檔案驗收、存檔等工作，這樣才能提高資源整合效率，提高檔案資源價值。最后，加強檔案資源的整合，配合單位各部門的工作要求。例如機關單位可以根據實際情況建立以檔案管理部門為主導、各部門密切配合的資源管理架構。這樣可以有效促進檔案資源的整合與共享，利用檔案實現各部門之間的溝通與銜接，提高檔案利用效率的同時也有利于各部門的協調配合。

2.2 規范檔案服務管理，提高檔案利用水平

檔案是機關單位履行公共服務職責的重要依據。在檔案規范化建設中，機關單位應從服務的角度出發，優化檔案管理流程，提高檔案資源的利用效率。具體包括：首先，積極推進檔案管理的信息化建設，建立數字化的檔案庫，并通過搭建信息資源共享平臺，建立信息公共查閱門戶網站，實現機關單位的檔案資源與政府公開信息系統網站的有效對接，推動遠程利用服務體系的建設，提高檔案服務工作的覆蓋范圍。其次，積極推進檔案信息開發，挖掘檔案資源的服務價值。檔案不是躺在檔案庫中的“古董”，它應該成為服務機關單位、服務民眾的“活信息”。因此在檔案管理中，管理部門應重新認識檔案資源，并利用規范化管理將檔案變成各級黨委政府決策的“思想庫”，進而為民眾提供標準、規范的檔案資源。最后，推進數字檔案的規范化建設。目前，大檔案、大數據、大平臺、大服務的理念逐漸滲透到機關單位的檔案管理中來，而建設數字化檔案也成為檔案信息化管理的必然選擇。機關單位應根據相關規定整體規劃，統一部署、同步實施，完善數字化檔案的歸檔、保存、接收、保存、備份等工作，以保證檔案資源的質量，為線上服務奠定基礎。

2.3 規范檔案安全管理，規避檔案管理風險

安全管理是檔案規范化建設的重要內容，安全涉及檔案管理的方方面面，也是保證檔案管理質量，提高檔案利用效率的關鍵。根據規范化管理的要求，在檔案安全管理工作中，首先要從基礎建設方面入手。機關單位應根據實際情況建設檔案館，并確保檔案館面積達標、設施完善、功能齊全、安全保密、服務便捷、節能環保；同時根據數字化檔案管理要求，建設檔案利用中心、信息查閱中心、電子文件備份中心等，并按照相關的規范標準運行管理，從基礎層面規避安全風險，保證檔案的安全。其次，加強檔案的安全保密管理，落實數字化檔案管理要求。在信息化時代，信息安全問題日益嚴峻，而機關單位應該從人防、物防、技防三個方面規避檔案管理風險。例如嚴格根據檔案的類型制定公開、發布、保密、審查制度，針對數字化檔案的特點做好技術管理，完善檔案備份保管體系，對涉密檔案的查閱需要建立嚴格保密以及認證體系等等，這樣才能及時堵住檔案管理工作中的安全漏洞，確保檔案長期可用、安全完整。最后，制定并落實檔案安全管理措施。機關單位應重視檔案部門的價值，并從防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防光、防水、防高溫、防有害氣體等方面制定安全管理措施，監督各項措施的落實情況，提高檔案安全管理的規范化水平。

2.4 規范檔案制度管理，保障檔案管理效果

健全完善的管理制度是機關檔案管理規范化建設的基本保障。因此，機關單位應根據相關規定，不斷完善檔案管理制度。首先，加強組織建設，明確檔案管理工作責任。機關單位應根據實際需要建設檔案工作領導機構，明確設立檔案室并指定專人負責檔案工作，逐步實現檔案工作規范化管理。其次，健全檔案管理監督制度。機關單位配合上級部門做好檔案檢查工作，完善內部監督管理，針對檔案損毀、丟失等問題及時追責，并做好補救措施，保證檔案的安全完整。再次，完善檔案管理的安全機制。機密檔案泄露是檔案規范管理過程中經常遇到的事情。在信息化管理背景下，機關單位可以利用系統平臺建立安全機制，在線上或線下的保存與使用中，做好監督和風險防范，保證檔案的安全性。最后，細化檔案管理的各項制度，例如檔案資料征集、鑒定開放、搶救保護、安全保密、數字化建設、利用服務、編纂、陳列展覽、檔案科研、教育培訓、設備購置維護等，保證各項工作的經費支出，提高檔案管理的規范化運行。

2.5 利用信息技術優勢，實現檔案的規范化應用

在互聯網+背景下，信息技術在機關單位檔案管理中的應用越來越普及，這為檔案管理工作帶來了新的問題，同時也提高了檔案的資源化水平，促進了檔案的規范應用。機關單位在檔案管理信息化建設中，應根據檔案資源開發與應用的需要，引入專業化軟件，打造高效平臺，提高規范化管理水平。

首先，加強權限管理。機關單位中的一些檔案并不是任何人都可以隨意借閱、翻看的，而在信息共享背景下，檔案應用的風險也隨之增加，因此，為了在日常管理中控制應用者的身份，則需要利用專門的軟件進行權限設置。例如管理者可以利用系統功能，對管理分類授權，每一個分類進行單獨設置權限，重點針對機密檔案，進行訪問權限的設置以及操作。利用閱讀條目和閱讀權限區分檔案類型，保證檔案的安全和規范使用。其次，建設檔案搜索平臺，實現檔案精準定位，提高檔案調取效率。機關單位日常工作繁雜，所涉及的項目檔案的數目也是海量，例如一項業務開展到后期，管理人員想要找尋之前的檔案資料，就需要與其相關人員進行溝通，并在海量的檔案中費時費力。但是，在信息化平臺的運行中，使用者可以通過關鍵詞檢索、全文檢索、二次搜索、掃碼檢索等實現對檔案的定位，及時搜集、整合檔案信息，提高應用效率。再次，建設線上、線下相互獨立與結合的借還體系。檔案資料是機關單位開展各項工作的記錄和依據，但在管理過程中，檔案經常會出現被借用后，沒有及時歸還或者丟失等情況。針對此，專業的系統平臺可以為管理者提供標準化記錄功能，當使用者想要使用某個檔案的時候，可以在線進入借用流程，流程同意后，使用者才可以在線上或線下取用，而這時系統的后臺會記錄這次借用的所有信息，其中包括借用人、歸還的時間、用途、聯系方式等，使用者如果沒有如期歸還，平臺會出現紅色警告信息，并且會通過短信、智能語音等加以提醒，確保檔案資料的及時歸還、規范使用。 最后，系統平臺能夠低檔案資料進行分析統計，形成數據資源。系統平臺會對檔案的利用情況、利用明細以及利用安排等信息進行整理、分析，并通過模型直觀展示某種類型檔案使用情況，展現檔案規范管理中暴露的問題，從而為機關單位的規范管理建設提供依據。

3 結束語

總之，對于機關單位而言，加強檔案管理工作規范化建設是提高內部管理效率，提升服務能力的基本要求。目前機關的檔案管理在資源獲取、資源利用、安全管理、制度建設等方面存在諸多問題。針對此，機關單位應加強資源整合，規范檔案服務管理，完善安全措施，健全管理制度，進而實現檔案管理的規范化運行，支持機關單位各項工作的高效開展。