強化檔案意識提升中學檔案管理水平

劉爔元

（黑龍江省農墾北安管理局第三高級中學辦公室，黑龍江 黑河 164021）

強化檔案意識不僅僅對檔案管理工作的開展起到重要幫助，同時校內教職人員也可以根據檔案，得到有效的歷史經驗與參考資料，對提升工作效率、落實教育改革均具有現實意義，目前在我國大部分中學的檔案管理工作中仍存在一定問題，需要針對性解決，使其能夠在提升學校綜合實力時發揮更多促進作用。

1 中學階段檔案構成及其管理特點

1.1 中學階段檔案構成

中學階段的檔案從其構成來說，涵蓋了數據資料以及文字材料（包括表格）以及視頻影音圖片等，主要記錄了學校內的重要事件，是珍貴的歷史資料。主要由三個方面內容構成，并分別囊括諸多細小項目。例如以專業檔案為例，其主要內容包括：教師教學計劃與工作經驗，日常教案與優秀成果等。檔案材料的來源也較多，既有來自上級部門和機關的，也有來自校內實際教學和校務管理方面，還來自學生以及教師等不同方面。

1.2 中學檔案的管理特點

中學檔案的管理主要具有健全性、豐富性以及多樣性的特點。這些檔案資料，真實反映了中學教育歷程與學校發展的，具有重要的歷史資料價值。對于學校各級領導和管理人員來說，可以在提升決策有效性方面發揮重要的參考依據作用。以上級部門資料為例，它的特點是在整體占量少，但記錄詳細，歸檔記錄手續健全，便于查找，管理更加高效。與其相比，占整體檔案比例較大的校內檔案（主要來自校務、管理部門和師生），這些檔案真實性更強，對于促進學校發展會起到更多的幫助作用，反映學校進程能夠更準確和更直觀，但通常登記處理不夠及時準確，管理難度較大。同時，因其來源途徑多，內容廣，格式雜，而且受到技術設施陳舊、檔案專兼職管理人員綜合素質需要提高等因素影響，管理效果不夠理想。

2 提升中學檔案管理水平應采取的主要策略

在這方面，應該從以下幾個方面加以努力，打好提升中學檔案管理水平的組合拳。

2.1 提升全員檔案管理意識

中學的檔案管理工作，都是由管理人員完成的，工作內容包括：收集、處理及整合歸檔。由于工作流程存在片面性和單一性，中學檔案基本是收集歸檔后即束之高閣，檔案很難為校領導發揮參考和借鑒作用，在一定程度上也使檔案管理工作的標準化程度有所降低。鑒于這種情況，應該在全員提升檔案管理意識上下功夫，并重點解決好當前存在的重視程度不高，意識不強，管理手段不足人員素質水平亟需要提高等不足。應真正通過提升全員檔案管理意識，提升檔案管理和利用水平，為領導更好地制定戰略決策提供借鑒和支持作用。

2.2 提升管理人員隊伍建設水平

人才是促進和實現社會各行各業發展的動力和基礎。要提升中學檔案管理水平，提升管理人員隊伍建設水平是重中之重。要緊緊抓住當前中學中從事檔案工作人員數量少，重視程度不足方面入手，做到合理化安排人力資源，使管理人員無論是數量還是質量上，都能滿足檔案管理工作的需要。同時，還要增強提升管理人員隊伍建設水平的可操作性和針對性。通常可采取的方式有：加強管理人員的專業化培訓，開展針對性專業技能培訓，提升他們的專業化素養；織開展工作內容交流會，舉辦檔案管理知識主題知識有獎競賽；采取多種手段，加大優質人才引進力度，拓寬引進渠道；強化責任落實制度，做到將檔案管理責任落實到人，實現行業更好地實現科學發展。

2.3 加大檔案管理專項資金投入

從目前來看，有相當部分中學的檔案管理工作存在著老、破、少現象。即：檔案管理工作所用的設備老舊，檔案庫房基礎設施不健全，專項資金投入不足等。特別是當前，現代化技術及設備已經在許多行業應用較為廣泛的情況下，仍然有許多學校在檔案管理上采用傳統、老舊的手段，無論是檔案的審閱、核查還是保存，都還在采用傳統的手工方式，這是與學校的發展極不適應的。因此，這些學校應該切實加大對檔案管理專項資金的投入，做到專款專用，引進先進的信息化設備，建立起完整的網絡數據庫（包括配套性檢索平臺），真正實現提高檔案使用效率，優化多種功能，真正做到管好檔案，用好檔案，促進深化教育改革創新。

2.4 不斷完善檔案管理制度和績效考核制度

與其他管理工作一樣，要提升中學檔案管理工作水平，不斷完善檔案管理制度和績效考核制度，也是重中之重。而且，隨著社會的不斷進步，檔案管理制度和績效考核制度也應該是與時俱進，不斷完善的。因此，要結合中學管理工作的實際，做好檔案管理制度的持續性完善，做到縱向到底，橫向到邊，實現檔案管理制度的覆蓋，應收盡收，為更好做好檔案利用打牢基礎。在這方面，關鍵在于做到人人身上有指標，個個肩上有擔挑，保證工作到人和責任到人。

此外，還要完善績效考核制度，強化績效考核工作。采取績效考核模式的目的在于有效促進工作效果的提升。在檔案管理方面，也可以采取這種方式。在制定檔案績效考核制度時，要提升專業化水平，需要由專業人員積極參與，并結合實際情況進行科學的制定。要做到這一點，應該根據中學檔案的構成和特點，量化和細化相關指標，真正做到工作有目標，考核有抓手，先優有奔頭，真正做到考核有標準、考核結果實現公平公正公開。

2.5 切實提升檔案管理信息化建設水平

近年來，信息化技術已經應用于各行各業之中，如云計算技術、網絡技術。提升檔案信息化建設水平，需要以實現檔案標準化管理為基礎和前提。因此，它是一個漸進和逐步完善的過程，同時，還要以先進的信息化技術為主要手段。其主要應做到工作包括：引進和培養信息技術專業人才，制定符合本單位實際檔案信息化管理規范并抓好其貫徹執行，將檔案管理與信息技術相結合，通過網絡這個載體延伸到相關職能部門，并應用先進的信息化技術（如云計算技術）做好檔案管理優化等。

4 結論

綜合以上所述，檔案管理工作在促進中學學校整體發展方面可以發揮十分重要的促進作用。因此，在新時期背景下，加強中學檔案管理工作大有可為。它需要我們提升檔案管理意識的基礎上，打好提升檔案管理水平的組合拳，以更好地促進中學實現可持續性發展。