淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設的思考

王 宇

（延壽縣委干部人事檔案服務中心，黑龍江 哈爾濱 150700）

信息化時代下，通過推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設，不僅能夠為事業(yè)單位檔案管理提供便利和新思路，還能夠加強檔案管理效率，充分發(fā)揮檔案作用價值。因此需要事業(yè)單位提高對檔案管理信息化建設的重視程度，解決其中存在的問題，并采取針對性對策，提高檔案管理信息化水平。

1 檔案管理的概述

檔案管理又稱為檔案工作，主要是檔案館對于各項檔案信息進行管理和利用的過程，也是當前我國檔案事業(yè)的重要組成之一。檔案管理是一項管理性的工作，是一項服務性的工作，雖然檔案管理并不產生直接的物質財富，但是檔案所提供的各項信息是其他信息所無法比擬的，例如檔案可以真實記載社會各個歷史階段的面貌。因此在進行檔案管理時，我們需要遵循統(tǒng)一的檔案管理方法，做好檔案的有效管理工作，提高檔案的管理質量，避免檔案出現任何破損。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設的思考

2.1 提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設的關注度

對于事業(yè)單位而言，檔案管理信息化體系建設是一項需要長期堅持、耗費大量人力、物力、財力的工作，難以在短期內見到成果，在短期內見證到對于事業(yè)單位發(fā)展的重要作用，但是確實事業(yè)單位長遠穩(wěn)定發(fā)展所必須具備的。事業(yè)單位的中高層管理者應該對于檔案建設工作高度重視，通過會議、宣講的形式，加深檔案建設工作在事業(yè)單位內從業(yè)人員工作意識中的重要性。由于檔案管理意識低或者不明確檔案建設重要性的從業(yè)人員，更容易在日常操作和管理過程中出現工作失誤。因此，要針對個別員工進行特殊培訓和訓練。事業(yè)單位的管理層設置檔案管理突出貢獻獎，成立專門的檔案管理部門，檔案管理人員不僅僅享有建議職能，同樣具有決策和表決權，提高檔案管理部門在整個事業(yè)單位中的地位，要求事業(yè)單位內全員需要提高檔案管理意識，配合檔案部開展信息化系統(tǒng)建設，在數據信息的真實性方面，全員都要對自己所提供的數據保有追責權，一旦信息出現錯誤，檔案科有權利進行有關追責處理。

2.2 提升事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)技能

專業(yè)技術人員是開展檔案管理信息化的重要因素，只有不斷提升專業(yè)人員的綜合素質水平，加強專業(yè)技能的體現，才能真正推動我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設與發(fā)展。首先，針對紙質檔案存儲和習慣而言，事業(yè)單位要加大培訓力度，提升工作人員的現有認知，幫助工作人員掌握基礎的信息化操作技能，從而全面提升工作人員的信息技術水平；其次，事業(yè)單位要提升招聘門檻，制定更加嚴格的招聘要求，積極吸納外界先進技術性人才對檔案管理工作進行創(chuàng)新，提升事業(yè)單位內部的人力資源潛力，加強人才儲備，從而有效適應未來激烈的市場競爭和發(fā)展模式；最后，要重視對事業(yè)單位檔案管理人員的綜合技術考核，改善工作人員在專業(yè)知識和工作技巧方面存在的缺陷，結合實際工作狀況給予針對性評價。在事業(yè)單位內部形成更加完善的獎懲制度，全面激發(fā)工作人員的工作熱情和工作積極性，從宏觀角度加強檔案管理的信息化建設水平。

2.3 建立完善的管理機制，實現信息安全保護

事業(yè)單位的檔案管理需要加強自我建設，推動檔案信息化水平，加強人員管理職責，完善管理技術，通過完善檔案管理機制來更好地確保檔案管理的各項工作有序推進。例如可充分采用數字水印技術來保障檔案信息的真實性，還可借助PDF及多頁圖像技術來完整保存檔案資料。并且，還需在此基礎上做好檔案信息的備份工作，針對信息數據的載體做好定期維護保養(yǎng)，并及時進行數據核查。再就是意識層面，由于當前各種信息化技術不斷更新，檔案管理工作應加強信息化意識，探索和優(yōu)化檔案管理的各個細節(jié)。為此，檔案管理人員需要進一步加強檔案信息安全保護意識，以自身實際工作作為基礎，夯實工作人員的現代化能力，打破傳統(tǒng)認知，在思想上徹底扭轉傳統(tǒng)的管理理念，樹立起全新的管理認知。

2.4 注重規(guī)范統(tǒng)一事業(yè)單位檔案管理信息化建設標準

事業(yè)單位在日常運營過程中，由于工作內容繁多，因此檔案在形式。內容方面也比較繁雜，有些是文字資料、有些事音視頻資料等，因此在實際推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設過程中，針對這些檔案資料數字化轉化，還應建立一個統(tǒng)一的規(guī)范標準，以保證后續(xù)檔案能夠實現統(tǒng)一規(guī)范管理，在這一過程中，需要嚴格遵循《紙質檔案數字化規(guī)范》（DA/T31-2017），同時還要結合事業(yè)單位實際需求，做好檔案數字化的統(tǒng)一規(guī)范處理。在完成事業(yè)單位檔案數字化建設規(guī)范標準制定后，還應立足于檔案實際內容，做好數字化處理細節(jié)落實，比如應保證檔案信息著錄的規(guī)范性，完整記錄原紙質檔案文件的內容，禁止出現名稱與實際檔案不對應問題，以免對最終檔案檢索效果帶來不利的影響。與此同時，還應做好檔案信息規(guī)范化存儲工作，比如應選擇合適的存儲在載體，可以利用硬盤進行存儲，在檔案數據信息備份方面，還可以選用網盤形式。

2.5 健全事業(yè)單位檔案建設的管理制度

有一套完整的管理標準和規(guī)章制度，才能對從業(yè)人員的行為進行規(guī)范和統(tǒng)一，保障事業(yè)單位內檔案管理工作有序進行。對于事業(yè)單位而言，檔案管理的完善性標準化程度，直接關系著每個部門每個環(huán)節(jié)的工作效率，同樣也是需要各部門共同協(xié)調配合來完成的。事業(yè)單位應該重視檔案管理的信息化建設工作，將檔案管理制度納入單位內的必行規(guī)章制度中去，首先需要對各模塊工作進行分析，明確在檔案管理過程中的責任和義務，例如人事科需要提供比較精準的實時更新的人事變動情況，對人員入職、離職和調動手續(xù)做好統(tǒng)計、整理和匯入檔案管理系統(tǒng)，能夠為檔案建設工作做好人事材料準備。事業(yè)單位注重規(guī)范各崗位在檔案管理進程中的操作規(guī)范和標準，要求全員按照標準操作，對于信息篩查、統(tǒng)計等采取統(tǒng)一的標準和格式，便于后期的信息整合分析。事業(yè)單位的檔案建設是需要全員共同參與的，要做到賞罰分明，對于違規(guī)違紀行為，進行懲處、通報等處罰，而對于表現優(yōu)異、勇于創(chuàng)新的員工，展開獎金、培訓、晉升、學習、休息等獎賞，鼓勵全員的積極性。

3 結語

隨著當前信息技術的快速發(fā)展，整個社會都朝著信息化的方向不斷邁進，事業(yè)單位的檔案管理應當順應當前的社會發(fā)展大趨勢，進一步加強自身的信息化建設。加強信息化建設不僅可以更好地促進整個單位的發(fā)展，同時對于整個社會的發(fā)展也具有極大的益處。為了推動信息化建設，需要加強檔案管理人員的專業(yè)技能，樹立發(fā)展意識，建立完善的管理制度，提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的質量。