加強事業單位檔案管理工作的思考

劉元菊

（四川省攀枝花市社會體育指導中心，四川 攀枝花 617000）

檔案是各種主體從實際活動中直接形成的來源記錄。檔案是構成社會記憶和人們記憶的重要信息來源。檔案管理是運用科學的原則和方法來管理檔案，為各種社會實踐活動提供服務的一項工作。同時檔案作為單一的源檔案，包含著大量的信息資源，需要及時識別和開發，以挖掘其深刻的價值，發揮其在信息資源中的強大作用。隨著社會對檔案使用需求的日益增長，檔案管理的重點逐漸從檔案實體的保存發展到檔案信息的開發利用。事業單位檔案包含個人檔案和事業單位發展歷史等有價值的信息。目前，事業單位檔案管理還存在許多問題。因此，我們必須提高檔案管理意識，找到提高檔案管理質量的關鍵和正確的方法。檔案管理應以科學的管理規范為基礎，制定規范管理的關鍵。員工必須在日常檔案管理過程中保存工作記錄，不斷豐富事業單位的檔案信息。

1 事業單位檔案管理功能和作用

創建檔案是為了利用收集，檔案起著非常重要的作用，其中最重要的是作為參考資料的價值。隨著社會文明的發展，這一作用越來越重要。事業單位檔案管理的各個關鍵環節，反映各單位的發展歷史。這是衡量單位工作成果和管理的重要依據。檔案業務可以記錄公司的發展過程，并設定未來的發展方向。處理事業單位檔案業務，有利于公司領導快速掌握當前業務情況，及時替代發展方向。

現階段，我國經濟社會發展脫節，事業單位的工作和管理發生了許多變化。檔案管理還應滿足公司整體發展需要。事業單位的發展直接關系到檔案管理的實施，這不僅可以顯示事業單位的內部成長，而且影響著人們的生活，是事業單位管理實施的重要保證。在信息技術背景下，傳統的管理模式無法滿足行政機關和人民群眾發展的需要，因此，急需加強檔案管理，提高檔案管理效率，充分發揮文件的內在價值，提高事業單位的業務水平和服務水平。為了更好地解決這一問題，應首先分析當前檔案管理工作中的經驗和困難，然后從現在開始突破困境，實現可持續發展。

2 事業單位檔案管理工作存在的問題

1）不夠重視檔案管理。大部分事業單位負責人沒有真正重視檔案管理。他們認為，檔案管理的作用相對只適用于員工檢索數據時的文件。檔案管理意識是按慣例建立的，直接影響著檔案管理的效率和質量。此外，檔案管理沒有財務與人員資源的投入，最終導致了數據管理的混亂。機械文檔管理由于繁瑣而變得枯燥乏味，為了解決數據不能直接應用的問題，領導將數據過濾為固定值，檔案管理的標準化水平就會很低，影響檔案管理的保密性，檔案管理不能在管理理念上實現突破和創新。

2）管理不規范。由于管理方法相對落后，硬件嚴重短缺是新時代檔案管理工作發展的缺失。檔案管理長期以來缺乏人們的關注，資金不足，檔案設施落后，導致大量紙質材料庫存。檔案管理模式十分落后，現代化水平相對較低，計算機信息技術普及率相對較低。事業單位的大多數員工仍然會選擇傳統的管理方法。檔案管理的業務工作只能開展檔案識別處理。存在安全問題，員工根據自己的經驗管理檔案。

3）人員素質不高。目前，事業單位雖有檔案專業人員進行檔案管理，但具有計算機背景的人員較少。由于檔案部門缺乏現代高科技管理人才，很難在事業單位建立檔案管理信息。目前事業單位檔案管理信息數據存在諸多錯誤，部分事業單位需要臨時錄入數據以應對突擊檢查，這也導致數據記錄在短時間內急劇增加。在此期間，管理人員很難完成數據的校對，容易發生問題。由于缺乏專業的計算機技術人員，即使組織采用現代設備進行檔案管理，仍然面臨著無人能用的困境。管理人員的專業素質低，檔案信息不足會導致更多的數據 錯誤。

4）信息化智能化程度較低。檔案管理是信息化道路上的必然趨勢，但這并不意味著檔案管理必須是信息化的。無論是數字檔案還是紙質檔案，重點是如何協調這兩類檔案的管理。信息時代的人錯誤地認為信息時代的計算機可以取代許多東西。錯誤地認為創建數字檔案后，不再需要紙質檔案。在這種情況下，大多數紙質檔案都存放在文件盒中，但文件盒太脆弱了無法長久儲存。

3 加強事業單位檔案管理工作的思考

1）創新管理理念。隨著新時代的快速發展，事業單位檔案管理必須加強自身管理理念的創新，適應時代的發展趨勢，提高事業單位工作人員的檔案管理意識。鼓勵員工發表意見和參與管理，要充分認識每一位員工的關鍵作用，對優秀員工提供一定的激勵，樹立良好的創業精神，使每一位員工的崗位上脫穎而出，為社會發展作出貢獻，促進的科技發展。注重事業單位檔案管理創新，積極引用優秀經驗和案例，結合自身實際有機創新，真正提高事業單位檔案管理效率。

2）強化制度建設，推進科學管理。根據相關法律法規補充檔案管理的各種法規制度，檔案管理的各個環節必須按規定執行。規范工作和明確的權責收取范圍，確保規范檔案統計識別，查對檔案產品目錄、借閱手續和銷毀登記。同時，要加強日常自查、復制、歸檔等有價值的信息工作，為檔案管理中的信息交流提供了更有效的參考。

3）引進高素質的專業人員。政府可以通過提供豐厚的福利、更高的工資和更多的發展機會來引進和留住人才。政府可以在引進人才的同時，抓住機遇，開展事業單位檔案建設，走向市場，創造價值，提升高端人才吸引能力。其次，對事業單位現有檔案管理人員進行再培訓。檔案管理應通過教育培訓對專業技術人員進行培訓，這可以幫助組織掌握更先進的知識和技術，提高檔案信息管理水平，全面實現檔案信息管理。

4）加強數字化檔案管理的建設。目前，數字加密技術包括數據庫技術、掃描技術、認證技術等。數字技術可以有效地更新、整合和補充文檔。利用數字技術建立統一的檔案信息平臺，收集并添加數字檔案管理到組織。數字檔案作為組織的重要無形資產，能夠真正實現社會效應，因此企業必須加強數字檔案的管理和建設。在這個過程中，機構可以召集相關的技術人員，或者接受外部教育，將數字技術應用于檔案管理。

4 結論

事業單位一般是知識密集型單位，其檔案管理可能非常復雜，但檔案操作的價值很重要，檔案工作的異常化會帶來嚴重的問題。檔案是事業單位發展的見證，是修訂措施的關鍵，本文介紹事業單位如何優化檔案管理。事業單位要充分發揮檔案的作用和價值，高度重視檔案管理作為社會發展的重要組成部分。不斷提高歸檔管理的效率和水平，確保事業單位發展，從而促進社會發展。