淺析高校院系檔案管理工作

鐘 瑩

（武漢大學，湖北 武漢 430072）

隨著當前教育體制改革的不斷深化，互聯網科學技術的快速發展，高校院系檔案管理工作也迎來了極大的挑戰。面對這種大環境，我國高校院系檔案管理工作應該如何認清形勢發展，從容地應對挑戰并把握機遇，是眾多院系檔案管理者所面臨的重要任務。因此，研究高校院系檔案管理工作具有重要的現實意義。

1 高校院系檔案管理工作概述

1.1 高校院系檔案管理工作概念

對于高校院系檔案，主要是指高校院系在教學、科研、黨政管理以及其他各項活動中形成的，對學生、學校以及社會具有重要保存價值的檔案。高校院系開展檔案管理活動就是指對各種檔案資料以及檔案信息進行統一、有序的管理，方便高校能夠切實掌握院系有關檔案材料，將辦事效率有效提高。通過總結相關文獻可以得知，高校院系檔案管理工作主要包括四個部分，這四個部分分別是檔案整理與統計、檔案的收集、檔案的鑒定以及檔案的提取利用。不管是對于個人還是對于單位而言，檔案管理工作都有著十分重要的作用。因此，在新形勢下，必須要加強高校院系的檔案管理工作。

1.2 高校院系檔案管理的特點

高校院系檔案是院系開展各種工作的原始記錄，能夠為院系處理各種問題提供重要憑證，屬于院系一項十分重要的信息資源。隨著當前信息時代的發展，高校院系檔案也呈現出其獨有的特點，具體包括以下幾點：

首先，高校院系檔案的來源變得更為廣泛。目前高校院系檔案資料不僅僅是教育教學工作，還涵蓋有學生管理、科研、行政管理、人事人才等各個方面的資料，涉及的范圍十分廣泛。在這樣的情況之下，就容易增加檔案管理的工作難度。再加上檔案每年都會出現累積情況，也會使得檔案數量以及內容逐漸增加。

其次，高校院系檔案更具有互動性。隨著信息技術的不斷發展，以及網絡技術的應用，使得高校院系對外開展的各項工作之間的聯系更為密切，不同平臺之間的交流越加頻繁。這種多渠道交流方式不僅僅加強了師生之間的交流，也很好地促進了高校院系檔案管理的互動性，可以實現實時資源共享。

2 高校院系檔案管理存在的問題

隨著高校發展戰略的調整和教學改革的推進，高校檔案管理工作呈現出復雜化和多元化的特征。學校將院系檔案管理的工作下派到各院系，有助于集中力量，有針對性地開展檔案管理工作，確保檔案管理工作的完整有序。但是，我國高校院系檔案管理工作起步較晚，認識的不足及管理經驗的缺乏在一定程度上制約著院系檔案管理工作的開展，具體來說，主要存在以下四個方面的問題。

2.1 檔案管理制度不健全

檔案管理制度是對文件歸檔、規范化整理、檔案管理、檔案利用等工作的規范性文件制度，主要包括歸檔制度、保管制度、借閱制度、銷毀制度、管理體系及職責等。科學、完善的檔案管理制度是院系檔案工作正常有效開展的保證，是提高院系檔案管理工作效率和工作質量的重要手段。據了解和筆者走訪，目前我國高校院系檔案管理工作普遍缺少統一、規范的檔案管理制度及實施細則，導致材料歸檔不規范。常見問題包括但不限于：歸檔材料不系統，如材料分類不標準，檔號缺乏擴展性；歸檔材料不完整，如有些材料只有正本缺少定稿，有些材料只有證件缺少附件，有些材料只有結果性文件而缺少依據性文件；歸檔材料不準確，如歸檔材料非最終版本，材料簽字蓋章手續不完備等。

2.2 檔案管理人員的業務水平有待提高

《高等學校檔案管理辦法》規定：學校各部門負責檔案工作的人員應當按照歸檔要求，組織本部門的教學、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。但實際工作中，很多院系并沒有配備專職的檔案工作人員，高校院系檔案工作人員通常由教學或行政秘書兼任，而教學或行政秘書工作繁忙，只能擠時間應付檔案管理工作，并且普遍存在不懂檔案知識、不熟悉檔案業務的問題。此外，由于院系間人事變動，院系檔案人員更換頻繁，還會導致崗位變換時缺乏規范的檔案交接手續，造成檔案資源流失嚴重。院系檔案管理人員的不穩定性、不專業性往往導致院系檔案管理工作無法有序開展。

2.3 院系檔案管理條件不達標

良好的檔案管理條件是保證高校院系檔案管理質量的主要因素之一。據了解，目前很多高校院系并未設立專門的檔案室，檔案材料要么存放在辦公室，要么存放在其他科室，甚至堆放在會議室角落，安全和保密性難以保證，更遑論防光、防潮、防漬等檔案管理規定。由于檔案管理軟硬件設備設施的普遍性缺乏，檔案工作現代化水平遠遠低于信息化社會對檔案工作技術裝備的要求。其次，檔案管理的自動化程度不高，大部分還停留在手工管理階段，管理狀況好的單位會建立電子目錄，管理狀況不好的院系則材料堆放雜亂無章、缺乏電子目錄、無法實現計算機檢索，導致檔案利用不充分、不便捷。

2.4 院系檔案管理信息化水平低

現在很多高校院系檔案依舊采取的是紙質和手工保管方式，這種保管方式不僅效率低下，而且編目科學性不足，檔案檢索極難進行，大大降低了檔案的利用效率。另外，很多高校尚未建立配套的電子檔案保管系統，缺乏檔案數據庫和網絡連接功能，不能實現檔案資料的實時共享。

綜上，想要實現院系檔案管理的信息化，必要的規章、人員及軟硬件等基礎設施必不可少。當前落后的檔案管理現狀嚴重阻礙了檔案管理工作的進程，也影響了檔案管理事業的發展。

3 加強高校院系檔案管理工作的對策

針對當前我國高校院系檔案管理工作的現狀及不足，要實現院系檔案管理工作的常態化、規范化和科學化，必須要采取相應的對策，以改進和完善院系檔案管理工作。具體來說，應從以下四個層面來著手改進。

3.1 建立健全院系檔案管理制度

高校院系檔案管理存在的一系列問題，歸根結底是由于缺乏完善有效的管理制度。因此，亟需完善規范院系管理制度，以確保相關部門工作的有序進行，并形成完整有序的管理體系。這也是檔案管理工作順利進行的重要保障。對此，各高校院系可依據《高等學校檔案管理辦法》、《歸檔文件整理規則》等國家檔案局官方細則并結合院系檔案工作實際，在學校檔案館的指導下，完成《學院檔案建設與管理辦法》、《學院檔案建設與管理責任清單》及《學院兼職檔案員工作職責》等相關管理文件的擬定。上述管理制度可以明確院系檔案工作的領導體系與職責、責任落實與追究、歸檔范圍與整理方法、檔案利用、條件保障等，并明確和規范各科室檔案工作責任人及兼職檔案員的具體工作職責。

3.2 加強院系檔案管理信息化建設

使用先進的檔案管理辦法，能夠大規模節在檔案資源的使用上節省人力，大幅提升工作效率。現代社會互聯網的使用已經相當發達，信息技術在人們的生活中的利用率也越來越高。高校院系檔案管理信息化，無疑能為檔案管理工作開辟新的管理模式。院系檔案信息化管理可保證檔案長保存期限，延長檔案的保存期限；且方便調取，節省檔案翻找時間，從而降低檔案工作難度。在此基礎上，高校院系辦公室管理人員需要配置完善的設備，如圖文掃描儀、數字音像制作系統等硬件設施；局域網和互聯網等軟件設施，并做好檔案數據庫的建設，實現電子檔案的規范化存儲，實現檔案管理的信息化發展。

3.3 加強業務培訓，提升專業水平

對檔案工作的投入切實體現了一個單位對檔案工作的重視程度。隨著社會的進步和科技的發展，新任務、新要求不斷出現，因此，高校及其院系領導要重視院系檔案室的建設，加大投入，確保院系檔案室的正常運轉，使院系檔案的作用與價值得以充分發揮。檔案管理人員是檔案管理工作的具體執行者，其專業素養和業務水平直接影響院系檔案管理工作的開展。高校應積極組織各院系檔案管理責任人及兼職檔案員，開展多種形式的檔案管理培訓。1）普及檔案知識，提升檔案管理意識。想要更好地提高高校院系檔案管理工作水平，首先要普及檔案知識，提升相關工作人員的檔案管理意識。對此，高校領導要積極組織培訓學習，安排檔案管理人員定期參加省市級學校檔案工作培訓，加強對《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《高等學校檔案管理辦法》等相關資料的學習，為檔案工作人員普及檔案知識，提升檔案管理意識，為推進高校院系檔案管理工作的信息化、規范化打下堅實的基礎。2）開展專場檔案管理工作培訓，從檔案的歷史變遷、新時期痕跡管理到如何開展院系檔案工作，提升理論水平。其次，組織檔案管理責任人和兼職檔案員到檔案館進行現場觀摩教學，深入各類檔案庫房及檔案整理室，手把手教授各門類檔案的具體整理方法，提升實際操作能力。與此同時，高校院系還要加強對院系檔案管理工作的重視程度，將檔案管理工作納入學校整體發展規劃當中，為促進檔案管理工作提供充足的資金投入，加強現代化基礎設施建設，為高校院系檔案管理工作的順利進行提供基礎保障。

3.4 加強高校院系檔案管理工作信息數字化建設

伴隨著時代的快速發展，信息數字化技術已經逐漸深入到各個行業當中。面對在這樣的社會形式，作為高校院系檔案管理工作也需要順應時代的發展，加強檔案管理工作的信息數字化建設。要想保證院系檔案管理工作的信息化，必要的實施設備建設必不可少，相關的硬件設施設備一定要跟上網絡發展的步伐。院系在進行設施設備選擇的時候，一定要充分地將檔案管理工作與目前的網絡發現相結合，同時要保證檔案工作人員的辦公條件。只有將這三個方面的因素考慮到位，并將其有力地結合起來，才能為檔案管理工作提供物質保障，奠定基礎。

4 結語

綜上所述，在新形勢背景之下，高校院系檔案管理工作重要性不容小覷。加強高校院系檔案管理工作，健全院系檔案管理方針制度，加強院系檔案管理信息化建設，提高檔案管理人員專業素養，完善和創新現有院系檔案管理方式和方法，才能改變以往院系檔案管理工作局面，使高校院系檔案管理工作和高校發展目標相一致。