大數據時代檔案管理工作的思考與實踐

王志業

（濟南市生態環境局濟陽分局，山東 濟南 251400）

在最近這些年以來，大數據是發展的越來越快，在政府以及各行各業都在很大力度的支持并且使用者大數據的技術。這些對于檔案管理工作的轉型以及升級，并且對于社會的經濟發展以及各行各業都有著十分重要的影響。所謂的大數據技術就是指，更加大量的，并且是動態的數據進行的一項分析和處理。從而能夠更加有效的幫助人們進行信息的獲取。然而檔案的管理工作更是要進行大量的資料進行保存，從而能夠為其他的工作提供相應的材料保障[1]。

1 大數據時代對檔案現代化管理的影響分析

1）推動檔案概念泛化。對于檔案的概念和本質的問題，一直以來都是學術界重點關注和討論的問題。所謂的檔案也就是指社會組織或者是個人在具體的社會實踐中所能夠形成的固定化的一個信息。原始記錄性是檔案的根本屬性，在電子檔案進行記錄、整理以及歸檔的工作中，采用的方式方法依然還是紙質檔案的記錄方式。選擇和歸檔有價值的信息，在電子的檔案時代是一件十分有價值的信息。并且有大部分的信息都有著原始的記錄性，但是也是會受到各個方面的限制性影響，有大部分的信息不能夠成為相關單位的檔案信息[2]。

然而在大數據的飛速發展情況下，以及大規模的應用數字的存儲系統，從而大大的降低了相關的存儲成本，這樣就方便了人們進行信息的挖掘，人們能夠利用這樣的系統找到對于自己有用的信息，相關的商場，也可以根據顧客在商場的行走路線，等等進行相關的商品布置，在國外，有的國家可以這項數據，進行顧客身份的識別等等，這樣在很大程度上減少了汽車盜竊事件的發生。在大數據的不斷發展下，檔案也就是記性記錄，在實質上沒有很大的區別，一旦進行記錄，就會生成相應的數字化記錄，后續不能夠記性更改，也不能夠進行刪除。這樣的記錄方式在稅務局以及戶籍的管理系統上有著廣泛的應用。這些現象以及實際的生活，都在很大的程度上體現了檔案的價值，以及在大數據的發展過程，更是要對傳統的檔案管理工作記進行相應的改進。

2）有利于走出檔案信息化困境。在國家以及企業和社會的組織方面，檔案的管理工作都有著十分重要的作用，檔案的管理工作可以說的上是一項十分基礎性的服務工作，在現今的社會環境下，檔案的效益之后問題顯得更加突出，在檔案的信息化建設上沒有得到足夠的資金支持，相關的單位領導沒有足夠的重視檔案的信息化建設，在過去的檔案管理中，在檔案的信息進行相關的整理和分析的過程中，更是要消耗大量的人力和物力。并且相關的工作量又是十分大的，并且還會消耗大量的時間，然而大數據的技術出現以后，就從根本上解決了這個問題，在大數據下的檔案管理工作中，就可以只利用相關的計算機設備，就能夠更加快速的處理各種各樣的檔案信息，能夠更加深入的挖掘并且利用檔案信息的潛在價值。從而能夠更進一步的促進經營管理的合理決策。在很大程度上增加檔案信息化的建設的效益，在過去的很久一段時間以來，檔案的信息化建設在總體的規劃上沒有更加清晰明了。人們不能夠更加正確的認識到檔案數據化的具體意義，大對數人覺得檔案的數字化就是為了進一步的保護即將要消失的檔案的主要方式。這樣的認識在很大程度上，將資源的整體價值忽略掉了，同時，也更加不利于對于檔案信息的價值挖掘。檔案建設最根本的目標就是，通過這樣的方式，讓人們更加正確的認識世界。

3）影響電子文件工作。我們國家進行了相關的電子文件歸檔以及管理方面的相關規范。但是依然存在著大部分的工作人員仍舊采取傳統的檔案管理方法。沒有辦法主動的接收檔案管理的信息化建設。從而在很大的程度上影響了檔案信息的完整性，因此，更是要加大對于檔案管理電子工作的推行力度。在進行電子文件的管理工程中，對于原始數據的掌握更是十分重要的，相關的部門要掌握更加豐富和完整的原始數據，以此，來對全文的檢索進行保證。在電子文件的數據研究上，更是特別重視數據的完整性以及真實性和安全性。但是卻在很大程度上，對于電子文件的開發和利用忽略掉了。在我們國家大部分的事業單位的檔案部門，都是更加的注重對于檔案的紙質化管理，然而卻忽略掉了檔案的數據化建設。在很大程度上，對大數據的開發和利用造成了十分嚴重的影響。有的一部分學者，為了進一步對電子文件技術的安全性進行維護和保障，從而設置了更多的技術保護手段，這樣的方式，雖然在很大程度上對信息的安全進行了相關的保證，但是卻影響了信息的應用。因此，我們國家更是要加大力度的建立健全相關的管理制度。

2 加強檔案大數據管理工作的舉措

1）加強檔案電子化建設建立檔案數據管理統一的標準和規范。應該進一步的考慮對于電子的檔案的建立，在文件的流轉過程中就開始加強控制，并且要將文件的起草以及簽發等等的過程更加完整的記錄并且形成電子的檔案，要更加進一步的重視電子檔案的歸檔工作，并且要將電子方案的存檔的標準以及規范進行統一的建立。并且要根據相應的單位制定的相關標準，建立更加符合要求的相關檔案數據標準，另一步就是，在全文的數據庫搜索引擎上，要進行更加完善的建立。并且要制定一個更加統一的相關的數據管理體系。

2）改變傳統模式優化檔案數據結構。優化數據結構、快速的提取相關的數據價值是大數據技術的核心，相同的，在檔案的數據庫里邊，大數據檔案建設的核心工作就是，怎么樣制定大數據庫的相關建設方式以及如何分析利用檔案的數據價值等等。因此，在檔案大數據庫的建模時候，就完全可以按照更多類型的相關的價值鑒定的一種方式，來對相關的檔案數據進行一定的分析，在未來，大數據的價值以及分析和利用的關鍵就是，進一步的優化檔案的數據建檔的結構。

3）提高檔案管理人才隊伍的信息化水平。假如說，一份工作，如果對它有好處，那么他就一定是第一工具，在進行檔案管理的工作中，人才隊伍才是檔案管理工作能夠十分飛速的提升的一個重要的條件。要進一步的加強對于檔案的管理員的相關技術培訓，并且要切實的保證相關的檔案管理人員能夠具備一定的檔案管理技能。同時，也要進一步的加大對檔案管理的工作人員，進行相關的檔案數據的分析以及處理和開發等等方面的能力，從而進一步的提高相關的檔案管理人員的素養，進一步的提高檔案管理人才隊伍的信息化水平。從而為我們國家的檔案信息化建設提供一個有力的保障。

4）大力推進和推廣檔案數據平臺應用。為了能夠更進一步，并且更加便捷的保管和利用相關的檔案，就是進一步的建立和健全相關的檔案制度，并且要進行應用平臺的搭建。這樣的方式能夠改變傳統復雜的檔案查閱工作的步驟。能夠讓檔案的材料更便利的為人們所利用。并且將檔案在科技發展、歷史傳承以及文化的傳播方面等，充分的發揮出它的作用。此外，還是要進一步的加大對于檔案數據平臺應用的推進工作。能夠讓社會各界都能夠認識到檔案數據的優點。

3 結語

大數據的時代已經到來，在檔案的管理工作上更是要充分的利用大數據，并且要進一步和大數據進行融合，所以，在進行檔案大數據管理的過程中，更是要加大力度建立更加專業性的檔案管理工作人員的隊伍，將相關的制度以及機制，進一步的完善，從而進一步的促進檔案大數據的工作展開。并且要向社會上的各行各業，進行相關的宣傳，從而能夠全面的促進大數據在檔案管理工作中得應用。