如何規范合理地進行企業的固定資產檔案管理

胡睿莉

（中檢西部檢測有限公司，陜西 西安 710032）

企業的固定資產檔案主要擔任著對企業的固定資產購買、使用、轉接以及報廢等信息的記錄，通過查看企業的固定資產檔案可以達到對企業的物資購買情況的了解，加強對企業固定資產檔案的管理，對提高企業財產的保護效率具有積極的意義。

1 企業固定資產檔案管理的常見問題

在企業的發展過程中，檔案是記錄企業發展的重要文件，加強對企業的檔案管理建設，不僅能提高企業的管理效率，還能為企業制定發展改革目標提供參考，因此加強對企業的檔案管理工作具有積極的意義。以下幾點為目前企業的檔案管理工作出現的問題和不足。

1）缺乏檔案管理重視程度。檔案是記錄企業發展歷程的重要文件，加強企業檔案的管理是促進企業發展的必要選擇，在企業的檔案管理過程中，許多企業缺乏對檔案管理的重視程度，檔案的管理存在很多問題，主要體現在檔案管理人員的素質不高，缺乏專門的檔案管理人員[1]，很多企業的檔案管理員都是身兼數職，以及檔案管理工作人員態度不認真等問題，這些現象都造成了檔案的管理人員對檔案管理事業存在著一定的懈怠性，缺乏完整的檔案管理機構，給企業的檔案管理工作帶來了很大的麻煩，因此加強對企業檔案的建設，建立完善的企業資產檔案管理系統，為企業的發展提供保障。

2）檔案管理制度混亂。隨著社會的發展，企業為了適應新的社會環境就需要不斷的采購新的設備和儀器，給企業的物資管理部門的工作帶來了許多挑戰，企業的檔案所要面臨的檔案管理種類和數目也不斷的增多，而大多數企業的資產檔案管理工作都是采用人工記錄，面對新增的各種檔案管理任務、以及檔案部門的人員更替，給企業的固定資產檔案管理帶來很多不便，一些檔案涂改、資產管理數據缺失、甚至檔案造假現象屢見不鮮[2]，企業對這些行為只是口頭上的批評，缺乏檔案管理制度和檔案管理方法上的改進，造成了企業的檔案管理事業處于混亂的狀態[3]。

2 企業固定資產檔案管理實施策略

面對目前企業檔案管理過程中，出現的種種不足與問題，如何實施一套可行性高且管理效率高的檔案管理系統，是目前企業固定資產檔案管理的主要方向，如何實施有高效率的改革策略，需要我們做到以下這些方面。

1）提高檔案管理人員的素質。企業的檔案管理人員是保障檔案管理質量和效率的重要因素，因此加強對檔案管理人員的綜合素質建設，是提高企業檔案管理工作效率的重要保障，要想提高檔案管理人員的專業素養需要做到以下幾點。

2）建立完善的企業檔案管理機制。企業的固定資產檔案管理人員是保障企業檔案管理效率的重要力量，是保障企業固定資產的核心，因此就要加強人員的考核制度，首先企業應該建立完善的固定資產檔案管理機構，從企業的固定資產統計、設備儀器維修和轉借日期、以及儀器的報廢等情況[4]，都應該建立完善的管理和統計人員，與此同時也應加強對人員的篩選和考核，在企業招聘的過程中應該強調應聘人員的專業素養和實踐技能，制定相應的人才篩選考核方法和手段，以圖書情報本專業的本科畢業生為標準，至少有兩年或者更久的從事相關行業的職業經驗，提高檔案管理人員用人的質量，為企業的檔案管理事業提供穩定的保障，強化人才的綜合素養，為企業的發展助力。

3）加強檔案管理人員的學習工作。時代在不斷的進步，科技也在不斷的發展，企業的檔案管理事業也應加強對工作人員的培訓和學習工作，完善對工作人員的培訓教育機制，提高其業務水平，保障企業的檔案管理工作順利進行，因此企業不僅應該加強對檔案管理人員的崗前培訓教育，挺高其對工作范圍內事物的認知水平，還應建立完善的定時培訓和教育工作，例如組織一些有關企業固定資產檔案管理的辦法的講座和座談會，學習借鑒國內先進的檔案管理措施[5]，提高對檔案的管理效率。另一方面企業還應針對企業檔案管理過程中出現的問題進行討論，集思廣益提高檔案管理的效率和質量。

4）強化檔案管理人員對檔案的重視程度。企業的固定資產檔案是記錄企業的財產和儀器設備信息的重要文件，加強對企業的固定資產檔案管理工作不僅能提高企業的財產利用率，還能加強對企業的固定資產的管理，因此企業的固定資產檔案管理工作具有重要的意義，在對員工的教育和培訓的過程中，應該強化檔案的重要性和加強檔案管理的必須性，通過崗前培訓、宣傳教育等形式，提高工作人員的意識形態的轉變，使其認識到檔案管理的重要性，才能促使其在工作的過程中發揮其職能作用。

3 打造信息化檔案管理系統

隨著信息化時代的來臨，以5G技術、人工智能、物聯網技術為代表的信息化技術，逐漸成為促進時代發展的重要力量，加強企業的信息化建設也成為促進企業改革的主要方向，針對企業的固定資產檔案管理工作難度不斷增加的局面，加強對檔案管理的信息化建設具有積極的意義，借助互聯網的便捷提高企業固定資產的管理效率。建立完善的企業固定資產信息平臺，工作人員可以通過信息平臺記錄資產的購入和報廢等情況，極大地方便了對企業固定資產的有效管理，與此同時還應建立相應的企業固定資產信息數據庫，依托“大數據技術”打造企業檔案管理“云端業務”，企業內部的各個機構可以借助APP或者局域網等信息化手段，對企業的固定資產管理狀況進行查看和監督，極大地提高了企業固定資產檔案管理的效率，為企業的發展提供了有力的保障。

4 建立完善的檔案管理制度

建立完善的制度是保障企業檔案管理工作有序進行的保障，因此企業應該制定嚴格的檔案管理制度，保障檔案管理人員日常工作的標準化和科學化，對于檔案管理過程中出現的一些違紀行為，應該制定相應的懲治措施，杜絕檔案管理工作中檔案管理過程中出現的涂改、檔案信息數據混亂、以及檔案丟失等失職行為，制定完善的獎懲措施，規范檔案管理人員的工作作風。另一方面不僅應該加強對檔案管理人員的日常工作行為管理和教育，還應提高對檔案管理人員的監督機制，完善企業檔案管理過程中存在的問題和漏洞，提高企業固定資產檔案的管理效率。

5 結語

信息化時代的來臨給企業的檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰，面對企業傳統的檔案管理模式中，出現的不足與問題，給企業的發展帶來了諸多不便，加強對企業的固定資產檔案管理效率，通過建立完善的檔案管理體系、招募專業的檔案管理人才、組織定期的檔案管理知識學習活動、以及打造信息化檔案管理平臺等方法，提高企業的固定資產管理效率，為保障企業的發展和進步提供保障。