人工智能時代檔案管理革新路徑分析

卜 曉

（濰坊市市直機關醫院，山東 濰坊 261000）

“檔案管理”一直都是企事業單位管理體系重要組成部分，很多企業及事業單位的檔案管理都直接影響其經營、生產、管理及發展，所以不斷提高檔案管理成為企事業單位主要工作任務。有資料顯示，人工智能時代下，檔案管理不僅在管理理念上得到了轉變，還在管理方法及模式上得到了完善及創新，進而提高了檔案管理質量及效率，證實了人工智能時代的到來勢必會為檔案管理帶來各種機遇，促使檔案管理不斷革新及發展[1]。所以下文先簡單分析了人工智能技術對于檔案管理的重要性，然后在該基礎上分析了具體的檔案管理革新路徑，希望對實際的檔案管理水平提升及發展起到積極作用。

1 人工智能技術對于檔案管理的重要性

1.1 能夠提高檔案管理工作效率及服務精準高效性

人工智能時代下，人工智能技術應用最具有影響力，所以在檔案管理信息化發展過程中，人工智能技術的應用必不可少，其應用能夠有效提高檔案管理工作效率，并提高檔案管理服務性及精準度。具體體現在以下幾方面：第一，人工智能技術的應用能夠提高檔案管理的電子化水平及數字化水平，使得很多復雜繁瑣的管理工作及程序被簡化，從而減少了檔案管理的時間成本，最終提高檔案管理工作效率；第二，人工智能技術的應用能夠實現無紙化辦公，即很多紙質檔案都可以直接轉變為電子檔案，既節省了大量資源，還實現了網上自動化辦公，更在很大程度上提升了工作效率，同時還減少了各種因為人工操作的問題發生，諸如計算錯誤、操作失誤等問題，大大提高了檔案管理工作質量；第三，在人工智能技術支持下，檔案管理工作服務水平得到了優化，很多關鍵性的管理方法、檔案資源等都得到有效保護，還可以實現內部資源共享，為企事業單位經營及發展戰略的制定提供了可靠性依據[1-2]。另外，還能夠滿足不同用戶的個性化檔案信息應用需求，例如實名認證可幫助用戶針對性存儲和應用關鍵性數據信息檔案。

1.2 能夠提升檔案收集整合成效和分類管理能力

很多文獻都顯示，傳統的檔案管理模式中分類收集是主要的工作內容，之后是整合篩選等工作，這些工作都需要人工操作，不僅浪費了大量的人力資源，還增加了出錯率。而人工智能技術的應用，不僅能夠簡化各種工作程序及內容，使用人工智能還能代替部分人工操作，節約了大量的人力資源，并減少各種因為人工操作的問題發生，因此能夠提高檔案收集整合成效及分類管理能力[2]。例如，可以利用人工智能技術提前設定程序，然后在智能技術的驅動下實現了自動化分類、檢索和整合，從而提高了工作程序的精準性及高效性，更有效減少了人力資源投入。再如，人工智能技術的應用能夠完善檔案信息管理系統的圖像識別功能、視頻功能及音頻功能等，以滿足多樣化檔案信息錄入需求、檢索要求等，從而實現了更高水平的自動化檔案 管理。

2 人工智能時代檔案管理革新路徑

2.1 人工智能技術在檔案資源整理中的有效應用

首先，必須提高對信息化、自動化及智能化檔案管理的重視度，并在該基礎上不斷引進多種人工智能技術，以優化檔案資源整理方法，并簡化各種紛繁復雜的檔案管理工作程序及信息資源，從而提高檔案管理質量及效率；其次，要充分利用人工智能技術對數據檔案、信息檔案等進行分類和整理，以快速分類、歸檔、存儲和管理各種類型的檔案，提高檔案資源整理有效性；最后，對于復雜繁瑣的整理環節，要適當使用人工智能代替人工操作，以提高整理工作有效性的同時，減少資源整理過程中各種錯誤或者失誤地發生[3]。

2.2 人工智能技術在檔案資源搜索中的有效應用

首先，要利用人工智能技術構建信息化、自動化、智能化及數據化檔案管理系統，并逐漸完善系統的檢索功能、便捷查詢功能、檔案資源搜索及調取功能等，以保證用戶能夠快速搜索到自己想要的檔案資源；其次，要利用人工智能技術升級傳統數據檢索方式，例如采用神經網絡技術重新構建算法精密的檢索系統，以實現快速定位、檢索和調閱檔案資源，從而優化整體的檔案信息利用成效，最終滿足不同用戶的檔案資源利用需求[4]。

2.3 人工智能專家系統在檔案管理中的有效應用

首先，要根據實際需要不斷完善檔案信息資源的類型，并不斷擴大資源規模，以滿足不同用戶主體的多元化資源利用需求，同時還需要在該基礎上完善相應的專家系統，以保證檔案資源得到實時更新，從而全面優化檔案資源利用率；其次，要利用人工智能構建專家系統，以保證檔案管理信息系統高效運行的同時，建立起檔案數據庫，并構建一個龐大的專家團隊，以便于實時優化該系統運用水平[5]。除了積極打造高效且科學的專家系統以外，還需要全方位優化檔案管理人員的復合型素養，例如完善科學全面的培訓體系等，以切實提升他們的服務能力。

3 結語

總之，人工智能技術已經在檔案管理中得到有效應用，并取得了良好的應用效果，不僅能夠提高檔案管理工作效率及服務精準高效性，還能夠提升檔案收集整合成效和分類管理能力，最終促進檔案管理發展，由此可見人工智能對于檔案管理來說是非常必要和重要的，理應得到重視及關注。因此，上文基于對人工智能技術應用重要性的了解，從檔案資源整理、檔案資源搜索及人工智能專家系統等方面分析了人工智能時代下的檔案管理革新路徑，以促提高檔案管理質量及信息化水平，為企事業單位營造出良好的檔案管理環境。