淺談加強(qiáng)和完善信訪檔案管理工作

岳玉軍

（四川省巴中市恩陽區(qū)群眾接待中心，四川 巴中 636063）

信訪檔案是處理人民群眾的來信來訪形成的文件材料，是黨、政府和人民群眾日常交流的渠道中積累的寶貴財(cái)富，屬于我國重要的檔案資源之一。提升的信訪檔案管理工作水平，在推動社會穩(wěn)定發(fā)展過程中起到的作用不容忽視，是政府管理工作開展的參考，是構(gòu)建政府部門和群眾溝通渠道的有效措施。當(dāng)前我國的信訪檔案管理過程中還存在一些不足，需要在制度、信息化建設(shè)、管理模式等方面都做出改變，提升信訪檔案管理工作水平。

1 信訪檔案中存在的問題

1）檔案資料收集不全面。檔案管理工作的首要步驟就是資料收集，保證檔案資料全面收集，才可以為后續(xù)的建檔工作奠定良好基礎(chǔ)。信訪案件的處理主要分為接訪、立案、查處、結(jié)案，上述環(huán)節(jié)的工作過程中產(chǎn)生的信息資料非常多，且資料分屬于不同部門，因此信息收集工作任務(wù)重、難度大，資料缺失的問題確實(shí)普遍存在。

2）缺乏完善的管理制度。信訪檔案管理制度缺失主要是由于我們對信訪檔案重要性認(rèn)知不足，單純認(rèn)為信訪檔案只是信訪資料的記錄，忽視了檔案資源的應(yīng)用價(jià)值，因此在制度建設(shè)與完善方面不夠重視，對信訪檔案管理效果產(chǎn)生很大影響。此外管理制度缺失，管理制度不健全使得檔案文件在收發(fā)、整理、歸檔和利用環(huán)節(jié)得不到保障，信訪突發(fā)問題處理效率低，很多時(shí)候激發(fā)了政府和群眾之間的矛盾。也有一些信訪部門盡管建立了完善的制度，但是在實(shí)際工作中制度落實(shí)效果不理想，也阻礙了信訪檔案管理工作發(fā)展。

3）開發(fā)利用率較低。由于信訪工作任務(wù)繁重，因此工作人員大部分精力都放在了接訪、協(xié)調(diào)和事件處置上，對檔案管理環(huán)節(jié)存在忽視，檔案資源的利用率不高。

2 對新時(shí)期信訪檔案工作的幾點(diǎn)建議

1）加強(qiáng)信訪檔案管理的制度化建設(shè)。制度作為約束管理行為的依據(jù)，針對信訪檔案管理工作中涉及的歸檔、收集工作要制定規(guī)范化的歸檔計(jì)劃，針對歸檔范圍、時(shí)間期限以及具體要求給出說明，信訪事件、管理痕跡都在需要?dú)w檔的文件材料范圍內(nèi)，信訪案件處理結(jié)束之后，全部有關(guān)的管理痕跡和材料都要及時(shí)整理，存入檔案。

信訪案件管理過程中，歸檔材料主要分成以下幾類：來訪來電的資料事由登記、信訪人的舉報(bào)申訴材料、上級部門和領(lǐng)導(dǎo)交辦的重要事項(xiàng)函件、信訪案件處理過程中留下的、視頻、電子數(shù)據(jù)等材料，以及其它方面涉及的一些具備存檔價(jià)值的材料。

建立和生成信訪檔案的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該統(tǒng)一，全部檔案資料需要達(dá)到長久保存和符合檔案管理需求的標(biāo)準(zhǔn)，才可以順利歸檔。一般要求檔案材料完整、準(zhǔn)確、字跡清晰，如檔案材料書寫不允許使用紅藍(lán)墨水、鉛筆、圓珠筆等文具；電子材料保存要雙備份。承辦案件的負(fù)責(zé)單位應(yīng)該在結(jié)案后三個(gè)月內(nèi)將全部有關(guān)材料移交到信訪部門。信訪檔案保存期限可以劃分成短期、長期以及永久三個(gè)類別，需要永久保存的包括涉及需要上報(bào)中央、國務(wù)院、部委的文件材料；長期保存的主要就是涉及政府部門、國家有長久研究需要的材料；短期保存一般是個(gè)別案件以及短期內(nèi)本機(jī)構(gòu)需要參考的材料[1]。

2）加強(qiáng)信訪檔案管理的分類管理。信訪檔案管理應(yīng)該秉承著承辦部門負(fù)責(zé)的原則，保證檔案管理職責(zé)精準(zhǔn)落實(shí)。

信訪案件辦理過程中形成的相關(guān)材料，由其屬地負(fù)責(zé)，主管部門負(fù)責(zé)參與有關(guān)材料的整理和辦理工作，立足來訪信件所屬區(qū)域?qū)嵤w納、存檔。信訪案件可以劃分為三大類：領(lǐng)導(dǎo)批示類、重要來訪、一般訪問。依照年度、在職級別、姓名對領(lǐng)導(dǎo)批示類文件資料進(jìn)行升序排列；依照年度、地區(qū)、姓名對重要來訪類文件資料實(shí)施升序排列；依照年度升序排列其他來訪類文件資料。結(jié)案有關(guān)材料需要實(shí)施統(tǒng)一管理，以“一案一卷”作為基本管理原則，要求材料編制流水號之后獨(dú)立成冊保存，全部輸入檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部。信訪案件材料會議記錄、地方審結(jié)單，群眾來信、領(lǐng)導(dǎo)簽批、登記表格、照片音頻等，使用線裝方式進(jìn)行的材料裝訂，避免使用像是訂書釘這種容易腐蝕和生銹的文具，以免污染檔案材料，遵循檔案保護(hù)原則保管檔案，檔案封面詳細(xì)填寫，科學(xué)編制目錄，按順序裝訂材料。應(yīng)該對全部紙質(zhì)檔案掃描之后形成電子檔案[2]；編制的信訪案件編號需要和當(dāng)局機(jī)關(guān)編號規(guī)則相一致，科學(xué)編制材料的頁碼、目錄，材料需要附有照片則把照片固定在芯頁上，為后續(xù)的材料檢索提供便利。信訪材料目錄以及封面信息應(yīng)該涉及來訪人員基本信息、信訪主要內(nèi)容等，材料包括的視頻、音頻和紙質(zhì)材料，需要分類編號，規(guī)范管理[3]。

3）加強(qiáng)信訪檔案管理的硬件建設(shè)。新時(shí)期信訪檔案管理工作面臨新挑戰(zhàn)，信訪檔案管理的定位就是政府管理的后勤保障，在財(cái)政經(jīng)費(fèi)、建設(shè)資源方面相對比較匱乏，在硬件建設(shè)方面投入不足也很常見，面對這種情況，需要信訪部門主動向上級部門提出硬件配備和改善要求，更新和增加檔案保管設(shè)備，關(guān)注檔案材料的防火、防水、防蟲、防潮、防塵工作。此外，檔案資料需要定期回顧檢查，保證檔案資料完成、安全。檔案借閱需要明確檔案的借閱流程，做好查閱記錄工作，查閱過程中，保證檔案整齊、完整、清潔，在查閱過程中禁止對檔案進(jìn)行肆意涂改、勾畫、偷換、偷盜。信訪結(jié)案資料外借只有通過資格審核才能借出檔案，歸還檔案的時(shí)候要進(jìn)行核對，無誤后歸檔。最后，推進(jìn)信訪檔案信息化建設(shè)。第一，利用信息技術(shù)提升電子文件的收集效率，提升信訪檔案資源的完整性，隨著電子信訪檔案增加，建設(shè)信息化平臺可以完整保存檔案資料[4]。同時(shí)，信訪檔案管理部門也要重視電子信訪文件的應(yīng)用，發(fā)揮電子檔案信息資源的應(yīng)用價(jià)值。第二，紙質(zhì)信訪檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)變。紙質(zhì)的信訪檔案資料在當(dāng)前的信訪檔案資料總數(shù)中依然占比很大，建立信息化的信訪檔案資料共享平臺在這種形勢下備受阻礙，實(shí)現(xiàn)高效率的紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，利于提升信訪檔案管理工作水平[5]。第三，建立與完善信訪檔案信息數(shù)據(jù)庫。具體可以從以下四方面著手：建設(shè)信訪檔案目錄、建設(shè)文件目錄、建設(shè)專題檔案目錄、建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫。通過數(shù)據(jù)庫建立盡可能地完善檔案管理模式，全面落實(shí)信訪檔案資源管理目標(biāo)，給檔案資源利用提供優(yōu)質(zhì)條件，推動現(xiàn)代信訪檔案管理機(jī)制 建設(shè)。

3 結(jié)束語

建設(shè)和諧社會的背景下，拓寬信訪渠道、及時(shí)了解群眾訴求，才是我們實(shí)現(xiàn)權(quán)為民用目標(biāo)的重要舉措。信訪檔案管理工作尤其自身具備的客觀性，有關(guān)部門需要引起重視，立足信訪檔案的收集、歸檔、整理等環(huán)節(jié)工作，發(fā)揮規(guī)范化管理制度的作用，落實(shí)分類管理模式，挖掘檔案資源利用價(jià)值，全面認(rèn)知檔案管理工作的價(jià)值，加快提升檔案管理工作服務(wù)社會的水平。本研究嘗試分析了當(dāng)前我國信訪檔案管理工作中存在的主要問題以及強(qiáng)化管理的對策，希望能夠推動我國信訪檔案管理水平提升。