人事檔案移交要注意的問題

張 蕊

（河北省水利水電勘測設計研究院，天津 300250）

隨著當前整體社會發展速度的不斷加快，經濟的提升使得大量的勞動力走入就業市場，因此這也使得當前社會上出現了這樣的情況，就是隨著人才流動性的加大，就會導致人人事檔案管理始終處于動態管理當中，因此只有實現加強人事檔案管理，并確保在移交檔案管理上實現對移交工作的進一步優化，從而才能確保在實際開展工作上減少問題的發生，以此才能給企業的運行帶來保障，并避免責任事故的糾紛，從而才能通過管理工作的落實來確保企業的運行更加穩定。

1 人事檔案移交工作的重要性

人事檔案管理有著一般檔案管理工作開展的共性，也有自身的獨特特點，因為在檔案資料管理上，它有著特殊的意義，并且它更具有動態特性，而且其資料內容上，會根據人事調動關系的不斷變化而呈現遞增的特性，所以在進行管理的過程中，就必須要保證人事資料的完整性和全面性，這樣才能真實客觀地反映出員工自身的信息資料。同時，由于人事檔案的內容往往又包含了員工的個人隱私，因此在進行管理上，就必須要依據我國法律規定的內容來實現對人事檔案的有效保管[1]。除此以外，在進行基本管理時，由于個人職務晉升、調崗、薪酬調整等事項的發生，人事檔案管理人員也要實現對檔案資料的不斷擴充，所以在進行檔案移交的過程中，有時就會出現資料丟失和損毀的現象，此問題一旦發生，必然就會導致檔案所屬人自身的利益受到損害，而且也會使人事檔案管理工作的嚴肅性遭到破壞，相關部門就必須要實現對人事檔案的有效管理，更要確保在移交工作上實現對移交工作的監督和管理，這樣才能降低不良事件的發生頻率，并確保通過嚴格的管理機制來確保各項管理工作能夠落實到位。

2 人事檔案移交工作中易出現的問題

1）當前很多企業在進行人事檔案管理時，往往存有一定的問題，而這種問題就是沒有實現規范化管理工作的落實。在基本管理工作上，管理層會有一定的誤區，認為人事檔案管理工作只要實現對檔案的有效保管，并確保在進行保管的過程中，滿足檔案的完整性就可以確保基本工作的運行，但是這種誤區就會導致人事檔案管理人員放松對于人事檔案的管理，甚至部分人事檔案管理人員在自身工作開展上并沒有實現對檔案的歸類、整理和保存，這就會導致在各項工作開展上，出現檔案的丟失、損毀的現象。同時，很多企業自身對于人事檔案管理并不上心，這就導致在進行資金投資時往往無法實現對該科室的有效保障，這樣的環境氛圍影響，也會導致在移交工作開展上，就無法實現對人事檔案管理工作的重視，甚至會導致在移交過程中，使參與移交人員也出現不遵守規范準則進行檔案管理的問題，而這個現象的出現，就會進一步加劇檔案丟失、損毀的問題。

2）企業在進行人事檔案管理工作開展前，并沒有實現對管理標準的有效制定，更沒有通過制度保障工作的落實來實現滿足對各項工作運行的程序進行制定，這就會導致在基本工作開展上，就會使員工出現對檔案管理工作不重視的問題。同時，由于管理工作開展得不嚴格，這也導致在進行檔案管理時，往往就無法實現對檔案管理完整性的有效保障。此外，在人事檔案移交工作開展上，部分企業也并不注重對移交手續嚴謹性的保障，這也導致在移交工作開展后，如果出現檔案的丟失、損毀問題，也會出現責任推諉、責任不清的問題，這也很難實現對責任的定性，進而就會給其自身的運轉帶來更多的風險。

3）很多企業在進行檔案資料室建設時，往往忽略了人事檔案管理工作的重要性，這就導致在基本建設上無法實現通過資金的有效應用來實現對硬件設施的建設，甚至很多企業自身并沒有實現對人事檔案工作的開展進行單獨科室的建設，這就會導致在進行基本移交工作開展上，會給移交人員帶來更多的問題，而且也十分影響檔案管理人員自身日常工作的開展。對此，這種硬件設施不足，且在進行基本工作上無法滿足對人事檔案的有效管理，必然也會導致在移交工作上帶來更多的問題。

4）很多企業在進行移交制度建設上，并沒有實現對其內容的有效完善，因此這就會導致在移交工作上無法確保檔案管理人員能夠實現在移交過程中，按照相關規定執行要求，也不能確保在進行檔案收集、核對時能夠實現對目錄的有效核查，這就會導致在移交過程中出現更多的問題，尤其是在人事檔案管理人員自身出現職位調動時，也無法實現對基本工作的開展，這就容易造成對檔案內容的泄密，并十分不利于人事檔案保管工作的嚴謹性。此外，很多企業對于人事檔案管理工作開展前的培訓工作沒有落實到位，這也加劇了人事檔案管理人員自身意識不足，責任不清問題的出現。

3 人事檔案移交工作開展時要注意的問題

1）人事檔案管理是檔案管理工作當中的重點內容，而且對于一個企業的運行而言，此項工作十分重要，所以只有確保管理人員能夠認識到檔案管理工作的權威性，才能確保在基本工作開展上，把握好自身工作的內容。對此，在進行基本工作上，必須要通過組織部門實現對制度的有效制定，更要實現對檔案管理工作的各項流程進行規劃，以此才能確保在基本工作上能夠實現對檔案管理工作的全面落 實[2]。同時，檔案管理部門自身也要實現確保對人員進行培訓，還要保證在基本工作變動時，實現交接工作的優化，更要防止在基本工作開展上出現檔案脫節的問題，這樣才能有效確保在移交工作上，避免檔案的丟失和損毀。除此之外，在移交工作開展上，也要實現對前中后的檢查，更要對移交后的記錄進行確認并簽字，這樣才能有效降低由于責任不清而導致的后續追責無法落實現象的出現。

2）由于人事檔案會記錄員工的個人隱私，因此在我國的法律條文規定上也規定了檔案保管人員必須要保證檔案的完整性和嚴謹性，更要實現在保管的過程中，對檔案的隱私性進行保證，這樣才能有效避免由于隱私泄露而帶來的不良問題發生。對此，在進行移交工作上，必須要保證檔案的完整性和安全性，更要確保各項流程的保密性和嚴肅性，這樣才能確保基本工作的開展，能夠有效保證檔案的嚴密性。此外，在交接工作上，也要確保清點工作能夠由監督人員的監督來實現對檔案完整性的有效保護，并且在移交手續辦完后，也要通過三方簽字來實現對檔案管理的確認，這樣才能避免在進行交接的過程中出現檔案泄露的問題。

4 總結

人事檔案的管理，有著十分重要的意義，因此在進行基本管理工作落實上，就要確保在人事檔案移交時實現對現有問題的有效規避，更要通過積極措施的應用來避免風險問題的發生，這樣才能確保通過管理措施的有效應用來規避風險問題的發生。