網絡背景下加強鎮街檔案管理分析

高娜日蘇

（內蒙古興安盟扎賚特旗音德爾鎮人民政府，內蒙古 興安盟 137600）

檔案管理是一個鄉鎮和街道的重要工作，這些都是鎮街發展的歷史，必須要對這些檔案進行規整合并，為以后的工作提供必要的資料。這樣才能不斷推動鎮街的發展和進步，所以檔案管理問題急需要解決。網絡背景下給檔案的管理帶來了很多方便，同時也帶來了很多問題，在檔案管理過程中要及時處理這些問題，利用網絡進行檔案管理，提升工作效率。

1 目前鎮街檔案管理面臨的問題

1）鄉鎮街道工作任務量增加，檔案管理種類不斷增多。隨著時代的進步，鄉鎮街道工作任務也不斷發生變化。這些工作都需要進入檔案，各種檔案都需要記載，所以給檔案管理也帶來了繁重的任務。如果還是依靠之前的紙質檔案，那么工作量會激增，這樣就會給檔案管理人員的管理工作帶來很多麻煩。所以想要提高檔案管理的工作效率，就必須要引入網絡信息。網絡讓大量的檔案管理成為現實，檔案管理人員可以根據檔案信息分門別類錄入，這樣就大大降低了檔案管理人員的工作，并且以數據的形式存儲也不容易丟失。

2）檔案尋找難度增加，儲存不完整。檔案管理是一個長期的工作，隨著時間的推移，檔案的數量也不斷增加。但是現在街道和鄉鎮檔案管理中出現了一個嚴重的問題，檔案缺失嚴重，想要找尋檔案有一定的難度。很多地方檔案由于儲存或者記錄的問題導致檔案丟失或者記錄不完整了，所以想要查找也變得困難了。即使有記錄，那么多紙質的檔案想要找到也需要花費大量的人力和物力。所以必須要加強電子檔案的網絡化管理，這樣不斷是存儲還是查找都很方便。

2 鎮街檔案管理網絡化的現實意義

1）減輕了檔案管理人員的工作量。檔案管理是一個巨大的工程，如果單憑紙張記錄，那么檔案管理人員的工作量會非常大，這樣不利于工作效率的提高。網絡化檔案管理不僅能節省檔案人員的工作量，還節約了大量的時間。檔案分類也輕松解決，所以對檔案管理人員來說還是很有好處的。工作量減少了他們就有空余的時間去處理其他方面的工作了。

2）檔案查閱更加方便，儲存更加便利。檔案管理是一個前赴后繼的工作，不僅包括以前的資料，也包括現在的資料。所以檔案管理是一個非常巨大的工程。如果想要查找檔案，那么還需要自己一點點去翻閱之前的資料，這樣很浪費時間。但是如果在網絡背景下進行檔案管理，直接從電腦上就能調取自己需要的檔案，這樣就能節省不少的時間[1]。檔案的存儲也是一個大問題，如果有了網絡，那么這些信息都是以數字的形式存在電腦上，所以也不容易丟失，更不容易出現紙張陳舊導致信心丟失的情況。所以網絡背景下對檔案的管理還是有很多方便之處的，每個單位都需要根據自己的實際情況，選擇適合自己的網絡檔案管理方式。只有這樣才能更好地為檔案工作服務。

3）各單位檔案借閱沒有任何時間和地點限制。網絡化檔案管理讓檔案的借閱也方便了很多，檔案借閱是在單位經常發生的事情。網絡化檔案管理之后，如果其他單位想要借閱一下相關的資料，那么只需要從網絡共享就可以了，不用自己親自跑到單位翻閱之前的檔案了。這對于工作效率的提高也是很有好處的。所以網絡背景下對檔案的管理方便了我們的生活，單位應該積極倡導在網絡背景下實現對檔案的管理工作。

4）網絡化沒有被得到足夠的重視。雖然網絡化給檔案管理帶來了很多方便，提高了工作效率，但是由于一些領導認識不足。思想還停留在之前，不能接受網絡化的發展。導致檔案管理網絡化推進程度不夠，工作進程比較緩慢。所以要提高領導對網絡化辦公的認識，只有認識到網絡化帶來的方便才能推進檔案管理的網絡化進程，才能更有效地推進檔案管理工作的進行。

3 如何把網絡信息引入檔案管理工作中

1）提高思想意識，在網絡化下進行檔案管理。鄉鎮街道辦事處領導人的思想對網絡化辦公推進的程度有決定性的作用。一些領導沒有意識到網絡化辦公的優勢，所以沒有推動網絡化的進程，也沒有提供必要的硬件設施。作為檔案管理人員應該積極與領導溝通，傳遞網絡化檔案管理帶來的方便，讓他們認識到網絡化發展的好處。比如可以通過實際的例子說明，比如紙質檔案容易損壞和丟失，查閱也不方便。但是網絡化檔案管理就能有效避免這一問題。之前的檔案管理造成了很多資源的浪費，時間長，任務重[2]。現在的檔案管理只需要把相關類型的檔案歸入同一類就可以了，大大提高了共工作效率。

2）提高檔案管理人員的專業素質。隨著網絡的推進，對檔案管理人員的要求也提高了。實現網絡化檔案管理需要足夠的網絡知識才可以，如果對互聯網知識一無所知，那么檔案管理工作也很難繼續推行下去，所以必須要對檔案管理人員進行專門培訓，提升對檔案管理人員的引入機制。檔案管理人員必須是相關專業畢業并且對電腦知識比較熟練的，這樣才能勝任檔案管理這項工作，否則的話檔案管理就很難進行下去。

3）網絡化辦公的硬件設施必須要到位。想要在網絡化背景下實現對檔案的管理，那么就必須要有足夠的硬件設施才可以。比如單位要引入檔案管理軟件，電腦等這些都是基本的硬件。如果這些硬件不能夠滿足，那么在網絡化下實現檔案管理也是寸步難行。所有單位領導要給予足夠的開支，滿足檔案管理的基本需求，這樣才能方便檔案管理工作的開展，才能更好地為單位的檔案管理工作服務。

4）國家各部門也都應該在網絡背景下實現對檔案的管理。檔案管理必須要在全國范圍內都推進，這樣才能方便檔案的共享和借 閱[3]。如果只有幾個單位在網絡下實現對檔案的管理，那么其他部門不推進的話也不利于檔案管理工作的開展。所以國家也應該積極推進網絡化辦公的進程，這樣才能在全國范圍內實現對檔案的統一管理和分享。隨著時代的發展，網絡化逐漸被各單位重視，這樣才能推動各部門的工作，實現檔案管理的最優化進展。

雖然網絡化給人們的工作帶來了很多方便，檔案管理更加便利，但是同時也應注意到網絡化過程中帶來的一些弊端，比如網絡安全問題。必須要保障檔案管理的安全性，防止網絡被攻擊丟失一些重要的數據。所以加強網絡安全也是推進檔案管理數字化進程中必須要高度重視的問題，加強對檔案系統的維護，保障檔案的完整性和安全性。

4 結束語

網絡化給檔案管理帶來了很多方便，減少了工作量，工作簡單化，數字化。檔案的查閱和儲存也更加方便，推進網絡化管理已經是一種大趨勢，單位必須要引起足夠的重視，提升工作效率。