事業單位檔案管理中存在的問題及對策研究

羅 麗

（云南省玉溪市新平縣檔案館，云南 玉溪 653400）

對于事業單位的建設發展來講，檔案管理活動是其中重要且基礎的工作內容。但就當前我國事業單位檔案管理活動發展的總體狀況而言，其仍然存在著一些管理問題和管理阻礙因素，影響了我國事業單位檔案管理活動的高效性，也影響了相關檔案的利用效率。在本篇文章中，筆者以當前事業單位檔案管理活動為基礎，參考了相關的文獻資料，對當前事業單位檔案管理活動中存在的管理問題進行了探究和細致的論述。并且立足于當前我國事業單位檔案管理活動發展的現狀，提出了一些具備針對性地管理解決措施，希望能夠促進事業單位檔案管理活動的長遠發展。

1 當前我國事業單位檔案管理活動中存在的管理問題探究

1.1 對事業單位檔案管理活動的重視程度不夠

對于我國當前事業單位的檔案管理活動來講，其存在著最主要的管理問題是對檔案管理活動的重視程度不夠。在事業單位中，許多事業單位的領導者對檔案管理活動沒有一個正確的認知和正確的定位。其認為檔案管理活動缺乏技術性，只是對相關文字和談話內容的整理和抄寫，對事業單位的發展沒有任何現實性的助力和積極的意義，所以事業單位的領導者在思想意識形態上忽視了檔案工作的開展；其次，對于我國事業單位檔案管理人員來講，由于社會大背景和領導者對檔案管理活動的錯誤定位，使得檔案管理工作人員自身也并不注重檔案管理活動，工作人員沒有意識到檔案管理活動的管理價值和管理意義，其促使自身檔案管理簡單化，流于表面和形式。也促使其在檔案管理活動中經常會出現一些問題，例如檔案管理不嚴格促使機密檔案泄露等嚴重問題。

1.2 當前我國事業單位檔案管理活動的信息化程度有待提升

其次，對當前我國事業單位檔案管理活動進行仔細觀察，我們還可以發現檔案管理活動存在的一個較大的弊端——事業單位檔案管理工作的信息化程度較低。從當前社會發展的大背景出發，我國社會已經全面進入了信息經濟時代，而信息經濟時代下產生了先進的信息技術，信息經濟時代也促使社會向信息化發展邁進。檔案管理工作亦不例外，檔案管理工作的信息化發展也是當前社會為我國事業單位檔案管理活動帶來的管理訴求和管理任務。而受檔案管理工作信息化的管理觀念影響，許多管理人員和領導已經意識到檔案管理信息化的重要價值和重要意義。為有效提升事業單位檔案管理活動的信息化發展、降低事業單位檔案管理的人工成本、提升事業單位檔案管理的效率和質量，許多事業單位開啟了檔案管理信息化的發展路徑。但是在發展過程中，由于相關信息技術設備的缺乏以及檔案管理工作人員并未掌握先進的信息化檔案管理技術，使得我國事業單位檔案管理信息化的程度仍然較低。

1.3 當前我國事業單位檔案管理人員的綜合素質較低

最后對于我國事業單位檔案管理活動來講，其仍然還存在著檔案管理人員素質較低的問題。這一問題是歷史遺留問題。因為在傳統的檔案管理活動中，上到檔案管理領導者，下到檔案管理工作人員，都對檔案管理活動的認知有誤，其認為檔案管理活動只是簡單的文字摘錄和文件整理，并不具備技術性要求。所以，在招錄檔案管理人員時，其招聘條件較低，對檔案管理工作人員的專業素質沒有過硬的規定，這使得當前我國事業單位檔案管理人員的綜合素質較低。

2 促進我國事業單位檔案管理活動有機發展的積極策略探究

2.1 重視事業單位檔案管理活動的發展

首先，我國事業單位檔案管理領導以及檔案管理工作人員要對檔案管理活動的價值有一個正確的認知。其要意識到檔案管理活動對事業單位發展的助力作用、意識到檔案管理活動在事業單位發展過程中所起到的積極作用；在此基礎上，事業單位要將檔案管理活動提到日程上，采取積極的手段和措施，來構建相關的管理秩序和管理規則，有效激發檔案管理工作人員的工作積極性和工作主動性，提升檔案管理人員的工作效率和工作質量，促進檔案管理工作的長遠發展。

2.2 促進事業單位檔案管理活動的信息化發展

其次，我國事業單位檔案管理相關負責人要具備檔案管理信息化發展的意識。其要隨著時代的不斷發展而樹立終身學習的意識，將檔案管理活動和當今社會上最為先進的信息技術進行有機地結合，促進傳統檔案管理方式以及傳統檔案管理理念的更新，從而促進檔案管理活動的規范化發展。例如，事業單位檔案管理領導者可構建信息化的檔案管理系統，使得檔案管理工作系統化，提高檔案管理活動的管理效率；例如事業單位的檔案管理領導者可構建相關的檔案管理平臺，在管理平臺上促進檔案管理信息的共建共享，有效促進相關檔案資源的利用效率，努力構建線上檔案管理方式，促進檔案管理活動的便捷化發展。

2.3 提升事業單位檔案管理人員的素質

最后，事業單位相關部門還要針對事業單位檔案管理人員來采取相關的管理措施，有效提升管理人員自身的管理專業素養。例如，事業單位可以為其管理人員提供相關的學習機會，引導其管理人員學習先進的管理觀念和先進的管理技術，對自身的管理專業素養進行提升，為開展專業化的答案管理活動提供專業基礎；例如，事業單位相關部門可完善檔案管理人員的考核活動。通過考核活動增強事業單位管理人員的工作壓力，促使這些壓力有效轉化為管理動力。

3 結束語

除此之外，我國事業單位相關部門還要加強事業單位檔案管理活動的硬件設施和軟件設施建設，為事業單位的管理活動提供相關的信息管理系統和辦公軟件，為開展信息化的答案管理活動提供助力。