文書檔案規范化管理探討

蘇 輝

（臨沂市公路事業發展中心，山東 臨沂 276000）

1 文書檔案規范化管理

文書檔案規范化管理主要是指通過制度標準化、技術高效化等方式，對現有的文書檔案管理模式進行革新，進而確保文書檔案管理質量的一項工作。文書檔案規范化管理具有兩個特點：一是改革性。文書檔案規范化管理需要通過數字信息技術對檔案管理流程進行簡單改造和利用，并探索將數字信息技術代替人工勞動，進而將規范化理念滲透到檔案管理、檔案利用和檔案服務的各個要素和環節中[1]。此外，文書檔案規范化管理需要進一步明確人員分工、工作機構、管理職能，全方位地對檔案立卷歸檔、檔案日常管理、檔案利用服務等各項工作進行改革，實現管理理念、方法、理論創新等目標。二是時效性。文書檔案規范化管理是一項動態化、系統化的工作，會隨著社會技術進步、理念更新和科學發展而改變。一方面，伴隨硬件設施、軟件系統不斷更新和完善，檔案管理部門也需要增加資金購買最新的硬件設施和軟件系統，為檔案管理人員提供有利工作條件。另一方面，文書檔案規范化管理不能一蹴而就，而是一個不斷完善的過程。檔案管理人員對檔案規范化管理的認識也有一個前進上升的過程，需要通過學習和實踐來不斷提升自身的綜合素養。

2 文書檔案管理中常見的不足

2.1 文書檔案管理制度不完善

一是部分單位尚未從制度上明確文書檔案的相關格式標準，導致文書檔案在立卷歸檔過程中的格式不統一。尤其是隨著文書檔案以圖像、影像、電子文件、聲像等不同形式呈現的現階段，如果不能明確上述不同種類的文書檔案采取何種格式，勢必會導致文書檔案的質量參差不齊[2]。二是部分單位尚未從制度上明確文書檔案管理工作的具體分工，存在文書檔案立卷歸檔不及時、部門與部門協調性差、檔案管理人員責任意識不足等問題，一定程度上增加了文書檔案管理人員的工作壓力。

2.2 文書檔案數字化工作滯后

當前，部分單位文書檔案數字化轉化工作滯后，仍然以管理紙質檔案為主，難以適應辦公自動化的趨勢。一是既沒有利用掃描儀、高拍儀等工具對現存的文書檔案進行數字化加工，也沒有對日常增加的電子文件進行統一管理。二是文書檔案管理人員的信息化意識有待提升。文書檔案數字化管理不僅要求檔案管理人員具有檔案業務知識，而且要求具有一定數字化意識和能力[3]。部分單位對于檔案管理人員的培訓欠缺科學性、針對性，尚未從文書檔案數字化、集成化、規范化、系統化的角度對管理人員進行培訓。

2.3 文書檔案管理存在安全漏洞

信息化時代，越來越多的單位開始應用信息技術對文書檔案進行管理，一定程度上改善了文書檔案管理模式，提升了整體效率和質量。然而，計算機網絡是一個開放化的系統，文書檔案在物聯網、互聯網終端流轉過程中容易遭受安全威脅。此外，部分文書檔案涉及單位的機密，一旦發生信息泄露，不僅會損害單位利益，而且會給相關工作帶來負面影響。然而，部分單位文書檔案安全管理滯后，忽視從制度、技術等方面對電子類文書檔案進行加密處理。一是尚未制定電子文書檔案安全管理制度，難以適應文檔一體化的相關要求。如：沒有從制度層面明確文書檔案的檢索權限、查閱權限、訪問權限，文書檔案流轉審批過程中缺乏有效監管，存在安全漏洞。二是尚未將區塊鏈技術、數字加密技術、云加密技術應用至文書檔案安全管理領域，容易遭受木馬程序、黑客程序、勒索病毒的威脅，甚至發生檔案泄密、檔案被竊取等事件[4]。

3 文書檔案規范化管理的路徑

3.1 健全管理制度，用標準規范文書檔案管理

一是從制度上明確文書檔案的格式標準，既確保檔案整理有序規范，又便于后期對文書檔案進行集中管理和數據檢索。通常而言，電子文件類可以采取pdf格式；聲像、影像類可以采取avi格式；圖像類可以采取jpg格式；紙質類文書檔案則應當使用印有單位標識的檔案盒進行管理。二是要明確文書檔案管理分工，探索業務部門與檔案管理部門相互配合的機制。首先，要明確文書檔案立卷歸檔的分工，理清業務部門移送文件資料與檔案部門歸檔之間的關系，確保二者能夠相互協作。其次，要進一步明確立卷歸檔的時限，確保文件資料移送及時，保障文書檔案的完整性、科學性和有效性。最后，要從制度層面理清文書檔案的管理職責，強化相關的責任，真正用責任約束人和引導人。

3.2 應用先進信息技術，加快文書檔案數字化進程

單位要結合本館的工作目標、工作任務，制定檔案數字化工作規劃，進一步確保數字檔案資源建設有序開展，充分滿足用戶需求，實現對信息資源的整合。一方面，要以追求利用效益為目標，推動“存量數字化”與“增量數字化”工作的同步推進。單位可以招錄專職的檔案管理人員負責該項工作，打造專門化的管理模式，做好各項工作分工，最大限度地利用人力資源。同時，單位也可以委托專業的單位對檔案資源進行集中數字化處理，與相關單位簽署相應的保密協議，探索新型的數字檔案外包模式。另一方面，單位要進一步加強培訓，開展以信息化技術應用為專題的培訓活動，全面強化檔案管理人員的綜合能力，切實推動數字化進程。

3.3 加強安全管理，營造良好文書檔案管理氛圍

信息化時代，相關單位既要進一步將信息技術融入到文書檔案管理中，也要加強安全管理，充分保障文書檔案的原始性、真實性、完整性。一要從制度層面予以完善，制定《文書檔案安全管理規范》等規章制度，明確文書檔案的檢索權限、查閱權限、訪問權限，細化文書檔案流轉審批流程，落實文書檔案安全管理職責。二要從事前、事后兩個方面進行技術管控。一方面，在事前階段，需要通過計算機加密、防火墻、身份驗證技術來落實安全管理，保留文書檔案系統的訪問記錄。另一方面，要探索將區塊鏈技術、數字加密技術、云加密技術應用至文書檔案安全管理領域，有效抵御外部的非法程序和病毒。

4 結束語

文書檔案能夠詳細、準確地反映單位日常工作的過程，能夠為單位行政決策提供參考。為此，必須要從規范化的角度著手，健全檔案管理制度、加快檔案數字化進程、加強檔案安全管理，做好文書檔案管理，進一步發揮其價值，為社會主義現代化建設服務。