信息化視角下對(duì)行政事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化思考

江火清

（古田縣臨水宮管理委員會(huì)，福建 寧德 352200）

行政事業(yè)單位的檔案管理是一項(xiàng)比較復(fù)雜性的工作，在信息化時(shí)代，應(yīng)當(dāng)結(jié)合先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行科學(xué)化的管理。信息技術(shù)的有效利用可以極大地提升檔案管理的整體效率和質(zhì)量，但是同時(shí)也應(yīng)當(dāng)注意當(dāng)下的檔案管理還存在著一定的不足之處。在隨著時(shí)代的發(fā)展應(yīng)當(dāng)不斷地改進(jìn)和完善單位內(nèi)部檔案管理的規(guī)章制度并及時(shí)組織檔案管理人員學(xué)習(xí)最新檔案管理技術(shù)，使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息化社會(huì)的發(fā)展需要。

1 行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的重要意義

檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性強(qiáng)的工作內(nèi)容，具備非常突出的服務(wù)性以及管理性特征，在行政事業(yè)單位的改革建設(shè)當(dāng)中，有著不可忽視的積極作用。伴隨信息化時(shí)代的到來，行政事業(yè)單位的改革工作也進(jìn)入到了一個(gè)全新階段，怎樣提升檔案管理的科學(xué)化發(fā)展水平，助推單位的科學(xué)有序發(fā)展，已然成為當(dāng)務(wù)之急。檔案管理科學(xué)化是行政事業(yè)單位檔案創(chuàng)新的必然選擇，其作用主要體現(xiàn)在：一是檔案管理科學(xué)化的緊迫性。在互聯(lián)網(wǎng)和新媒體設(shè)備日益發(fā)展創(chuàng)新不斷的情況下，人們的生活方式和以往相比發(fā)生了極大的變化。傳統(tǒng)檔案管理模式已然被時(shí)代淘汰，助推檔案管理的系統(tǒng)規(guī)范以及網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展已成為檔案管理的新目標(biāo)。在這種新形勢(shì)下，我們需要跟進(jìn)如今的社會(huì)與科技事業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，加大創(chuàng)新改革步伐，重視提高檔案管理科學(xué)化水平。二是檔案管理科學(xué)化的必然性。從本質(zhì)上看，檔案管理是行政事業(yè)單位發(fā)展史的載體，涵蓋單位過去各個(gè)工作落實(shí)過程當(dāng)中的真實(shí)情況，檔案管理科學(xué)化也能夠促進(jìn)單位高效有序運(yùn)行。領(lǐng)導(dǎo)與單位決策者能夠透過檔案管理，掌握單位基本情況，在此基礎(chǔ)之上調(diào)整以及確定出單位的創(chuàng)新發(fā)展戰(zhàn)略。單位領(lǐng)導(dǎo)也可以發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人才，提高人才選拔有效性?；鶎庸ぷ魅藛T可以結(jié)合檔案了解過去的工作狀況，及時(shí)調(diào)控工作目標(biāo)，促進(jìn)自我發(fā)展和提高。三是檔案管理科學(xué)化的重要性。在行政事業(yè)單位改革進(jìn)入到新階段之后，政務(wù)、財(cái)務(wù)與人員公開成為新時(shí)期的必然要求，要達(dá)成這樣的要求和目標(biāo)，就需要構(gòu)建科學(xué)民主的檔案管理制度。通過科學(xué)化的檔案管理，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)單位發(fā)展?fàn)顩r的監(jiān)督監(jiān)管，也能夠?yàn)閱挝辉谖磥黼A段的長效運(yùn)行指引方向，從而助推行政事業(yè)單位深化改革。

2 信息化視角下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化現(xiàn)狀

2.1 對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠

雖然近些年行政事業(yè)單位越來越重視對(duì)檔案的管理工作，但是整體的檔案管理水平和發(fā)達(dá)國家相比還具有較大的距離。行政事業(yè)單位里的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該工作不夠重視是一個(gè)關(guān)鍵因素，導(dǎo)致在檔案管理的過程中沒有一套完善的管理制度和監(jiān)督體系。我國行政事業(yè)單位和其他單位具有不同的特點(diǎn)，其內(nèi)部的檔案比較多，檔案管理者對(duì)最新的檔案管理技術(shù)也不夠了解，使得檔案的整理管理水平十分低下，沒有深入植入最新的科技水平，檔案的管理整體來說較為混亂。

2.2 檔案管理的水平較低

近些年雖然信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)水平取得了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，但是在行政事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理并沒有充分的運(yùn)用最新的技術(shù)，很多事業(yè)單位檔案管理過程仍然處于比較低的信息化水平仍。在行政事業(yè)單位內(nèi)部還存在著管理技術(shù)雜亂的狀況，檔案的管理工作的隨意及檔案管理設(shè)備的落后，導(dǎo)致檔案管理工作完全沒有辦法適應(yīng)最新的需求，再加之一些陳舊的辦公設(shè)備無法滿足信息的有效共享與管理的目的，這將對(duì)檔案管理信息化科技化造成巨大的阻礙。

3 信息化視角提升下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的措施

3.1 強(qiáng)化對(duì)檔案管理的重視

在新時(shí)期，隨著信息化水平的逐步的提升和被廣泛的應(yīng)用，此背景下想要使檔案管理的水平得到提升，最關(guān)鍵的就是事業(yè)單位內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到檔案管理的重要意義，并進(jìn)行觀念的轉(zhuǎn)變，進(jìn)而加強(qiáng)對(duì)檔案管理的監(jiān)管力度，逐步的激發(fā)檔案管理工作者的積極性。還要注意對(duì)檔案管理的資金投入，當(dāng)下的檔案管理工作和以前具有很多的不同，其中關(guān)鍵的就是要及時(shí)配備檔案管理信息化科技化所需現(xiàn)代化辦公設(shè)備，發(fā)揮現(xiàn)代科技、微縮等技術(shù)在檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用，這將會(huì)極大地提升檔案的管理效率和質(zhì)量。

3.2 完善檔案管理相關(guān)制度

隨著時(shí)代的進(jìn)步，當(dāng)下的檔案管理和以往相比管理起來更加的復(fù)雜，信息化的時(shí)代再使用傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)難以滿足新需求。所以行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)制定一些適應(yīng)信息化制度建設(shè)的檔案管理制度，以健全完善檔案管理流程，有效地使用信息化技術(shù)使得檔案管理更加的數(shù)字化，從而暢通檔案信息共享網(wǎng)絡(luò)。另外相應(yīng)的安全保障措施的制定也必不可少，保障電子檔案及紙質(zhì)檔案的安全的同時(shí)，也能更好地規(guī)范檔案管理者的行為，避免有些檔案管理者在工作時(shí)出現(xiàn)不作為的情況。

3.3 優(yōu)化檔案管理人員的管理

行政事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的過程中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)專業(yè)人員的培養(yǎng)，為檔案的管理工作提升堅(jiān)實(shí)的保障。行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)注意加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的職業(yè)技能培訓(xùn)工作以提升員工的綜合素質(zhì)。并完善相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施來保障者的積極性，對(duì)照相關(guān)規(guī)定，適當(dāng)?shù)膶?duì)一些技術(shù)水平高的管理者給予一定獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)一些表現(xiàn)欠佳的給與一定的懲罰。與此同時(shí)在加強(qiáng)檔案管理技術(shù)培訓(xùn)的過程中不能忽視思想道德的重要性。

4 結(jié)束語

隨著我國科技水平的高速提升，信息技術(shù)的水平可謂是在突飛猛進(jìn)的發(fā)展。當(dāng)下的行政事業(yè)單位可謂是十分普遍的在使用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案的管理。在使用信息化技術(shù)時(shí)，其具有較高的技術(shù)性，若是能夠從管理層意識(shí)到檔案管理的重要性，完善相應(yīng)檔案管理規(guī)章制度，優(yōu)化對(duì)檔案管理人員的管理，提升整體素質(zhì)，則嫻熟的信息化技術(shù)可以極大地提升行政事業(yè)單位的檔案管理水平，并對(duì)行政事業(yè)單位的整體發(fā)展產(chǎn)生積極意義。所以，相關(guān)的部門應(yīng)當(dāng)高度重視行政事業(yè)單位的檔案管理工作，逐步的提升行政事業(yè)單位的管理工作水平。