檔案室文化概念與功能解析

劉宴博

（萊陽市政務服務中心，山東 萊陽 265200）

檔案室文化，簡而言之，主要指以檔案室為主體的自身文化和與之直接相關的弱組織文化。文化這個概念比較寬泛，具體到檔案室，我們可以將文化的涵義具體化到某些實體上或某些與檔案室相關的檔案業務事項里，這樣的文化屬于實實在在的物態文化形式，是檔案室文化中的顯性文化部分。物態的文化形態由物化的知識力量構成，是人的物質生產活動及其產品的總和，是可感知的、具有物質實體的文化事物。此外，作為檔案室文化的重要組成部分，檔案室的制度文化、行為人的行為文化以及心態文化等隱性與半隱形文化也需得到關注。

1 檔案室文化的概念結構

1.1 檔案室文化的物態文化形式

1）檔案室文化的物態文化形式結構。將檔案室文化的物態文化形式進行簡單的分類，可以分為諸多形式。宏觀上可以分為檔案室檔案整理流程文化、檔案室庫房文化、檔案室辦公場所文化等，具體可以分為檔案本身的檔案實體（檔案案卷實體、案卷目錄等檢索工具等）與內容文化、檔案室檔案整理工具（計算機、掃描儀、打印機、裝訂機、印章等）文化、檔案室保管工具（檔案盒、檔案柜、檔案架等）文化、檔案保護技術工具（樟腦丸、滅蟲劑、空調、濕度調節器、溫度調節器等）文化、檔案室正常秩序（清潔工具、燈具等設施）維護文化等。這些物態的檔案室文化構成了檔案室文化的物質載體和文化氛圍構建的來源和基礎。即便是小小的檔案整理工具或者很不起眼的保護技術工具，其中也都以文化的背景“自居”，因為它們都處于一個文化場所并且都被運用于一系列文化性質的活動中。

2）物態檔案室文化整體性與系統性特點闡釋。整體性的檔案室文化在物態文化部分構成了一個相互交織、影響和制約的系統。系統論在于發揮整體系統的功能，檔案室就是在這些物態文化載體系統的基礎上構建出屬于本單位本部門的檔案室文化氛圍。檔案室整體物態文化系統以檔案實體文化為核心，以檔案整理工具文化、檔案保管工具文化等其他形式為組成部分，相互作用共同構建檔案室文化物態系統。

從檔案實體的構成看，文化現象充斥著整個室藏檔案。無論從室藏檔案的種類和內容、載體形式和利用結構來看，檔案的文化價值都在發揮檔案現行價值為本單位服務的同時悄然生成，文化現象的漸進性和抽象性使然。檔案室的室藏檔案資源不僅對本單位業務活動和科研工作有現實查考價值，而且其中不乏很多具有長久保存價值的部分，屬于國家的檔案財富，歷史文化價值凸顯其間。檔案的功能是傳遞社會文明，檔案是傳遞信息，是政治、經濟、科技、文化等社會實踐活動的傳遞工具。檔案的文化傳承性同檔案材料與生俱來，檔案保存時間越久遠其文化內涵及功能就越強。因而值得指出的是，檔案信息資源開發在檔案室階段需要進一步拓展和創新，為檔案館開發檔案信息資源提供強有力的基礎支持和保證，文化價值的發揮也才會得到進一步提升。同時，檔案室作為檔案初步整理和現行價值發揮的場所，其中的檔案整理工具、保管工具及保護技術工具等物態文化形式保障著檔案室工作的正常開展和業務活動的順利進行，屬于輔助基礎性的物態文化形式。幾個要素的共同發生作用也就構成了檔案室文化物態系統的基礎。

1.2 檔案室文化中的制度文化

檔案室文化中離不開制度文化內容。檔案室開展工作需要制度的保障和支持，制度建設是檔案室文化建設的重要組成部分。做好檔案室的制度建設需要注意以下幾項：一是文書處理與檔案室有效對接的制度建設；二是檔案室本身的工作職責和檔案保管利用規范要求的制定；三是檔案室與檔案館之間的業務往來和檔案移交等規范要求的制定。檔案室的制度文化，它首先是檔案室文化的構成要素，同時又與檔案室文化的其他方面都發生關聯。檔案實體文化、檔案裝具文化、檔案技術文化、收集整理利用的流程文化以及檔案人員行為的形成、規范和完善都依靠制度文化支撐。可以說，檔案室的制度文化是檔案室文化的基礎和核心。

1.3 檔案室文化的行為人文化

檔案室文化中的行為人主要涉及檔案室工作領導人員、業務人員、本單位和外單位檔案利用人員、文書部門人員、檔案館業務指導人員和檔案接收征集人員。他們是與檔案室工作相關聯的群體。

行為人文化指行為人所貢獻的對社會發展有價值的、促進人類文化和社會經驗豐富的創造性行動。檔案工作者的行為其實就是在借助檔案這一文化媒介進行著文化的創造性活動和實踐經驗的豐富，為傳播社會經驗和傳播信息與知識做著具體的操作活動。比如說，檔案室的檔案實體整理需要檔案工作者在業務框架下演示著檔案的形成、還原社會實踐活動的真實面目，以文化的形式再現活動的場面。檔案室大事記的編寫、全宗介紹的編制、相關編研產品的撰寫和編研，都飽含濃郁的文化氣息。另一方面，檔案的利用者是在分享檔案工作者的文化成果，在利用檔案信息資源的過程中實現了檔案整理成果價值的體現（體現在），信息分享和傳播主導著檔案文化價值的實現。

檔案意識和檔案工作心態是檔案室行為人文化的隱性文化形式，精神領域的文化狀態能夠從檔案行為人的檔案意識、檔案工作作風、檔案工作或者利用心態來體現。社會存在決定社會意識，檔案室行為人在實踐活動中所沉淀的心態和檔案意識、職業理想和工作態度與工作的成就感等為檔案室文化增添了許多活的東西。比如說工作文化就是存在于檔案整理和管理活動的檔案行為人文化現象；檔案室人員的協作文化，即是與領導之間的資政智囊參考資政文化，與其他利用者之間的檔案服務文化、與文書人員的協作和其他相關人員的協作關系等；檔案室人員的心理特征文化主要包括檔案室人員的職業素養和文化、工作態度和積極性、評優、檔案管理現代化以及數字化背景下檔案人員的新的心理特點等。

2 檔案室文化的功能

2.1 整合功能

檔案室文化的整合功能是由檔案實體和檔案信息決定的，它們是檔案室整合功能的原動力。首先，檔案室既然作為一個立檔單位的信息客棧，連接著過往和未來，把單位的活動以及單位的組織文化都凝聚于檔案室的信息場，它整合了立檔單位形成和發展全過程的文化要素，為立檔單位的文化傳承以及信息資源的憑證等價值發揮著不可替代的作用。其次，檔案室的業務與機關內的各個部門都發生關系，指導文件整理和歸檔涉及機關內的各個部門，檔案利用也幾乎涉及機關內的每一個人，每一個檔案文化的行為人在與檔案室發生關系的同時，以檔案室的業務為紐帶，也客觀上匯集和整合了機關內部的文化要素，并使之得以傳承，成為機關（企業）文化的有機構成。

2.2 導向與傳續功能

文化的導向功能是指文化可以為人們的行動提供方向和可供選擇的方式。檔案室通過檔案，可以有效提供給當前活動者過往的處理痕跡，以原生的記錄性信息有效指導當前工作的開展。一般而言，周期性、重復性的管理行為實施之前，智慧的管理者總會借鑒以往與之相關的檔案信息，使自己的管理行為不失偏頗。如此，檔案可以起到約束、規范活動行為人的作用。這種現象屬于檔案信息的文化導向。

檔案室的傳續功能表現在機關工作和檔案行為人兩個層面。從機關層面上，檔案室是機關企業的文化中心，檔案信息是機關企業的歷史記憶。未來源于歷史，歷史與未來是社會發展的一個連續過程，社會如此，機關企業也不例外。一般而言，歷史與未來連續過程的鏈接首先是文字記錄，其次是口述相傳。檔案室的檔案是文字記錄中最原始最真實的機關行為的匯總，檔案利用就是檔案室文化傳續功能的最直接的（直接地）體現。從世代沿襲的角度看，如果文化能向新的世代流傳并實現認同，文化就有了傳續功能。檔案是文化傳承的重要形式和載體，檔案室便是這種文化傳承載體產生的第一個集中和整合場所。

2.3 維持秩序的功能

文化是人們以往共同生活經驗的積累，是人們通過比較和選擇認為合理并被普遍接受的東西。某種文化的形成和確立，就意味著某種價值觀和行為規范的被認可和被遵從，這也意味著某種秩序的形成。而且只要這種文化在起作用，那么由這種文化所確立的社會秩序就會被維持下去，這就是文化維持社會秩序的功能。檔案室將立檔單位的文件和資料加以匯總，并可以通過對檔案信息的編輯和研究，生產出資源整合基礎上的編研成果。這些編纂成果以客觀的內容和多樣的形式將組織單位的性質、文化特質以文字編研的形式固化了下來。這種機關和企業的價值觀和集體的行為規范等可以受到這些文化產品的指導或者是沉淀。

2.4 完善技術防護，創建保障環境

在大數據的背景下，信息安全工作是一個系統工程，數字檔案室需要對安全防護進行全方位的考慮，通過技術防護，實現全面的管理。具體可以從以下幾個方面入手：首先，可以在系統服務器中構建安全網關，在開始訪問服務器之間進行安全方面的檢查，防止一些非安全的終端，對服務器進行訪問，竊取其中的數據信息。同時，對于一些進入到檔案系統中的系統用戶來說，可以通過建立過濾名單的形式，防止用戶非法對檔案內容進行竊取。其次，數據真實性是信息被存儲和利用的一個前提，想要保證數據不被惡意篡改，就需要對數據信息進行加密。當前在國際上比較流行的加密形式是對稱秘鑰、非對稱秘鑰結合的加密技術，能夠滿足多種不同的使用需求，大大提升了數據的保密效果。最后，信息在傳輸過程中的安全性，也是保障數據安全的一個重要環節，確保傳輸安全也可以采用加密的形式，只是在這個過程中，加密的對象不再是數據自身，而是端口，通過指定對象，防止其他人從過程中竊取數據信息。此外，備份和恢復是保證信息永久保存的一種手段，當前比較常見的云存儲等功能，能夠實現高效、低成本的存儲，便于更好的應用檔案信息。因此，可以通過將檔案中的關鍵信息進行備份，實現本地和遠程的數據保護，提升數據恢復能力和數據安全性。

3 結束語

綜上所述，本文從檔案室文化的幾個層面分析，探討檔案室文化的內涵，分析檔案室文化的基本概念結構。以文化的視角審視檔案室的功能，希望能為檔案文化建設提供一些借鑒和參考。