關于檔案信息化建設與檔案管理的思考

劉 軍

（大足石刻世界文化遺產旅游開發區管理委員會，重慶 402360）

1 檔案信息化建設與檔案管理出現的問題

1）檔案存儲安全性問題。通常情況下，在檔案管理信息化發展過程中，檔案的安全存儲是非常大的隱患。因為計算機系統以及網絡存在安全隱患，這也導致檔案信息化過程中，會使用到網絡以及計算機硬件，存在受到網絡病毒攻擊以及人為損壞等安全隱患，還可能受到別有用心的人的非法盜取，使得檔案存在一定的安全隱患，造成檔案數據的丟失、竊取、篡改等問題。

2）檔案遠程利用問題。在當前檔案信息化管理過程中，遠程利用是非常重要的環節，也是在信息化建設過程中的重點。但是在遠程利用過程中還存在著保密管理、信息公開等問題。首先，檔案在公開過程中可能會延遲。檔案信息化管理需要具有完整性、廣泛性以及涉密性特點，對于一些重要信息的公開需要一定的條件。但是實際工作中還沒有達到和落實，在檔案保密和公開過程中會受到較多的限制。其次，檔案信息化遠程利用比較少，檔案信息主要通過圖片、文字等方式進行保存和管理，然而在對這些信息資料保存過程中沒有統一的格式，很多檔案信息不夠規范，利用起來比較困難。最后，沒有建立完善的遠程利用機制。當前在經濟社會發展過程中，檔案管理信息化還沒有完善的機制，要落實還有很長的路要走，檔案信息化遠程利用沒有落實，與檔案信息化管理存在脫節。

3）檔案信息資源利用率較低。在檔案信息化建設中，還沒有充分利用好網絡資源。由于傳統檔案管理的方式和理念深入人心，在檔案管理中重視保管，但是利用的比較少。然而檔案信息化管理中，與傳統的管理方式存在非常大的區別，可以更好的實現數據共享和高效傳輸，在檔案管理中需要重視資源利用，使得檔案資源可以更好的為社會服務。但是在實際管理過程中，很多單位重點還是放在檔案的保存中，對資源的利用率比價低，也就不能有效的體現出檔案信息化管理的價值。

2 檔案信息化建設的措施

1）完善檔案管理信息系統。在檔案信息化建設過程中，信息化管理系統是非常重要的平臺，通過專業的系統可以發揮出檔案信息化管理的優勢。因此在檔案管理過程中可以與信息技術公司合作建立檔案信息化管理系統，通過管理系統可以更好的規范檔案管理人員，使得檔案管理規范化。在檔案管理信息系統中，將紙質的檔案逐漸轉化成為電子檔案，并建立相應的權限，不同的權限獲得的訪問權限也是不同的。在訪問過程中也會有訪問記錄，防止外部人員對檔案進行訪問，對數據進行拷貝和篡改等現象，也可以避免出現系統病毒，對檔案信息化管理風險進行控制。在檔案信息管理系統中，還要定期進行維護，對出現的漏洞進行及時修補，做好系統升級，保證檔案管理更加可靠、安全。

2）加強檔案管理制度的建設。在檔案信息化管理中，需要切實可行的制度進行規范和指導，建設規范的管理制度，是非常有必要的。單位要認識到制度建設的必要性，并指導檔案管理部門建立和檔案信息化管理制度，從而規范檔案管理工作，使得各個環節都可以更好落實，明確每個環節的工作和責任。如，在檔案信息建立、保存以及檔案利用過程中，應該按照管理制度進行，這樣可以更好的約束檔案工作人員以及檔案的使用者。在檔案管理制度建立中還應制定懲罰機制，對檔案工作者在實際工作者由于疏忽和失誤導致的問題，造成不良后果的要進行相應的處罰，嚴肅處理在工作中不負責，缺乏責任心的行為，使得每個檔案管理人員都可以樹立責任意識，嚴格要求自己，提升檔案管理的規范化。

3）加強檔案數據庫建設。首先，檔案數據庫建立需要具有非常強的信息獲取功能，可以高校的收集信息數據，挖掘信息的價值，作為檔案信息庫非常重要的儲備資源，通過數據庫可以更好的建立檔案數據管理體系。在數據庫建立過程中，需要從各個方面進行信息數據的收集，全面整合資料，對獲取的資料進行分析，豐富檔案數據庫。在檔案檔案管理過程中，應鼓勵更多的部門和成員加入到檔案信息庫的建立，只有集合全體人員的力量，使得每個人都可以引起重視，積極的參與，才能獲得更豐富的數據資料。如，在檔案信息數據傳輸過程中，可以將這些數據信息作為數據庫資源的一部分，數據庫資源可以更加豐富，形成源源不斷的數據資源。其次，檔案數據庫建立工作中還要具有一定的分類功能，對各種數據進行詳細的分類，分類是為了更好的利用，給人們提供更好服務。

4）做好檔案信息利用工作。在檔案信息化管理過程中，隨著信息技術的利用，可以實現網絡資源共享，這對于檔案信息的利用是非常有利的。檔案的管理最終還是藥服務于社會，服務更多人員，如果不加以利用就會失去價值，通過檔案管理信息化可以拉近檔案管理工作與檔案使用者的距離。當前，我國在檔案信息管理過程中，還存在著各個部門人員合作度不夠，檔案信息的利用率比較低，因此可以提出以下三點措施解決。首先，建立統一的檔案管理系統，管理人員從整體角度實現統籌管理，提高資源利用率。其次，通過建立檔案管理信息化平臺，實現資源共享，使得使用者可以更方便的查詢到相關資料，而檔案管理人員也可以更容易上傳資料，實現動態的管理模式。最后，檔案管理部門制定合理的制度，使得員工可以積極的交流與參與，提升檔案的利用率，更好的為單位服務。在檔案管理過程中，還要重視審查工作，對檔案的名稱、來源、作者等進行清晰標注，方便使用者查詢。在查詢過程中，為了保證檔案的安全性，也應該存在查詢記錄。

5）建立有效的遠程查閱體系。首先，在檔案管理過程中，遠程查詢服務是檔案管理信息化非常重要的一個部分。通過建立檔案網站和平臺，建立公開檔案資料，逐步推動檔案的共享。其次，加強檔案信息遠程的服務能力。在檔案信息中，明確各種信息的公開級別，做好檔案的標準和程序，這樣可以促進檔案管理的規范化。在對資源整合過程中，應積極收集更多的資源，豐富檔案數據庫。再次，利用線下資源對檔案數據庫進行補充，不僅是在網絡中，在線下也應該收集更多檔案資源，對檔案信息進行確認，提升檔案遠程查詢服務的功能。最后，異地檔案查閱過程中，需要出具相關證明，不斷創新檔案利用和查詢的方式，加強合作交流，更新檔案數據，明確管理的手段和方法。通過信息技術和功能，實現檔案證明已傳真和打印的方式傳輸，這樣可以為人們提供更方便的服務，提升檔案遠程利用的效率。

3 結束語

總之，在信息化背景下，檔案作為非常重要的資源，在管理中也要與時俱進，利用網絡和信息技術，促進檔案管理信息化。因此應及時轉變檔案管理的理念，摒棄傳統的管理方式，利用網絡更好的實現檔案的保存，數據的收集和存儲等，重視檔案的利用，構建檔案信息化管理體系，加強檔案管理人員的職業素質，從而提升檔案管理信息化的水平。