《中華人民共和國檔案法》2020修訂版對當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)的思考

吳 蔓

（湖北汽車工業(yè)學(xué)院檔案館，湖北 十堰 442002）

2020年修訂版《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）對檔案管理制度、檔案信息化建設(shè)、檔案開放利用、檔案監(jiān)督檢查等進(jìn)行了完善，為推動檔案工作進(jìn)一步走向依法管理、走向開放、走向現(xiàn)代化創(chuàng)造了條件。如何應(yīng)對《檔案法》修訂對傳統(tǒng)檔案包括檔案信息的接受、傳遞、存儲、鑒定和提供帶來新的挑戰(zhàn)，助推檔案工作信息化建設(shè)，還要解決信息化帶來的風(fēng)險，是檔案工作人當(dāng)前應(yīng)積極思考和謀劃的。

《檔案法》2020年修訂版增設(shè)“檔案信息化建設(shè)”一章，涵蓋信息系統(tǒng)建設(shè)、電子檔案管理、電子檔案接收、數(shù)字檔案館建設(shè)和檔案數(shù)字資源共享利用等方面，對于檔案信息化工作的重視程度前所 未有。

傳統(tǒng)檔案管理模式下，都是以紙質(zhì)、實物的檔案形式存在，隨著時間的推移，這類型檔案經(jīng)過很多人的翻閱，不僅容易字跡模糊，還會出現(xiàn)破損問題，并在紙質(zhì)檔案受材質(zhì)所限，長時間的存儲會導(dǎo)致紙張本身也會變得薄而脆，經(jīng)受不住磨損，嚴(yán)重時還會導(dǎo)致一些寶貴的信息丟失。而通過加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，使得檔案得以采用數(shù)字化形式保存，一般能夠顯著提高檔案保存的持久性，并且數(shù)字化形式呈現(xiàn)的檔案無需占用較大空間，在節(jié)約檔案管理成本方面也有著顯著的優(yōu)勢。

在檔案管理過程中，通過加強(qiáng)信息化建設(shè)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資料，統(tǒng)一錄入到計算機(jī)相關(guān)軟件之中，最終形成一套完整的檔案信息管理系統(tǒng)，通過推動信息化建設(shè)，能夠有效節(jié)約閱覽人員檔案查詢時間，同時也有利于管理人員對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，提高檔案管理工作效率。

信息化背景下檔案管理過程中，信息系統(tǒng)中合理地設(shè)計檔案資源管理模塊，具體涉及檔案數(shù)據(jù)庫、檔案資料庫、保管期模塊和文檔模塊等內(nèi)容。同時，在信息化檔案管理過程中，發(fā)揮信息系統(tǒng)的采集功能、存儲功能、資源分類功能、信息統(tǒng)計功能、檔案資料查詢功能，簡化檔案信息化管理的操作程序，以此提升檔案的管理服務(wù)水平。借助信息系統(tǒng)進(jìn)行管理的過程中充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的預(yù)覽、打印和傳遞功能，切實保檔案資料的完整性和真實性，全而提升檔案的管理效率。其次，通過增加檔案信息化系統(tǒng)的編號查詢和關(guān)鍵詞查詢功能，并合理設(shè)置檔案資料的來源、檔案內(nèi)容、錄入時間和使用方向的標(biāo)簽，增添信息查詢功能。針對不同類型的檔案資源設(shè)置不同的檔案代碼，檔案的代碼與信息文本內(nèi)容對接起來，查詢檔案資料提供便利的條件。檔案管理人員選取現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)開發(fā)平臺，充分突顯檔案管理系統(tǒng)的可操作性，增加可視化設(shè)計功能。保證檔案管理信息系統(tǒng)的調(diào)查、分析和轉(zhuǎn)換工作的順利開展，進(jìn)行檔案資料開發(fā)，從而有效提升信息化水平。

通過加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，降低檔案存儲管理的成本，保障檔案信息資料存儲的長久性與安全性。提高檔案管理的效率，使得檔案質(zhì)量更便于檢索查詢，提升檔案質(zhì)量的利效率，充分發(fā)揮檔案資料的作用價值。積極利用信息化技術(shù)手段推動檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展，促使檔案管理的作用價值得到充分發(fā)揮，更好地適應(yīng)當(dāng)前信息化時代發(fā)展要求。

在當(dāng)前的檔案管理上缺少科學(xué)制度規(guī)范，相應(yīng)的管理流程和標(biāo)準(zhǔn)也不夠完善。沒有按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求開展檔案管理工作，填寫時字體、內(nèi)容乃至格式均不相同，這對檔案管理效率和能力會造成一些不良后果，導(dǎo)致檔案工作的開展不能順利進(jìn)行。缺少監(jiān)督管理的制度，影響了檔案管理的質(zhì)量和水平。

檔案管理工作缺少專業(yè)的管理人才，大部分檔案管理人員并非檔案專業(yè)出身，屬于兼任檔案管理工作，沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過相關(guān)的業(yè)務(wù)。檔案管理人員對相關(guān)的管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)不了解熟悉，在開展工作可能會出現(xiàn)不規(guī)范、不統(tǒng)一，甚至出錯，影響管理效率。

檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備和方法不滿足現(xiàn)代化的需求，設(shè)備陳舊落后不滿足實際工作需求，不滿足新形勢下檔案管理進(jìn)步的發(fā)展方向，在技術(shù)上比較落后，對設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)也不夠重視，導(dǎo)致給檔案管理的效率帶來阻礙。傳統(tǒng)的管理模式阻礙了檔案管理工作的創(chuàng)新和進(jìn)步、檔案管理制度上的完善和發(fā)展，脫離了實際的情況，導(dǎo)致工作效率無法提升。

檔案信息化建設(shè)還存在安全性問題。在檔案管理的過程中，保證檔案資料的安全性是非常重要的工作。但在信息化背景下的檔案管理過程中，保密性是信息化系統(tǒng)必須從底層要考慮的問題。檔案信息化管理平臺，需要將資料直接上傳到服務(wù)器或云端，案管理人員借助互聯(lián)網(wǎng)平臺從數(shù)據(jù)服務(wù)器下載資料，讓數(shù)據(jù)資料解包，但也存在著一定的風(fēng)險，可能會導(dǎo)致防火墻外的數(shù)據(jù)在受到攻擊之后被篡改，從而嚴(yán)重威脅文書檔案資料的安全性。

加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，能夠有效賦予相應(yīng)檔案統(tǒng)一的數(shù)字化格式規(guī)范，從而更加便于進(jìn)行檔案資源的統(tǒng)一整理、共享，促使檔案管理更加的科學(xué)規(guī)范。

采用理論學(xué)習(xí)、脫產(chǎn)培訓(xùn)、跟班學(xué)習(xí)等渠道、形式，系統(tǒng)、全面提升檔案管理人員業(yè)務(wù)技能，克服能力不足和本領(lǐng)恐慌。同時，積極創(chuàng)造條件，鼓勵和支持檔案管理工作人員按照有關(guān)規(guī)定參與專業(yè)技術(shù)職稱評定，造就一支作風(fēng)扎實、業(yè)務(wù)過硬的專業(yè)人才隊伍。

積極爭取政策和經(jīng)費(fèi)支持，將電子檔案接收、數(shù)字檔案館建設(shè)、檔案數(shù)字資源共享利用等工作統(tǒng)籌謀劃，一體推進(jìn)。合理增加業(yè)務(wù)系統(tǒng)流程，優(yōu)化系統(tǒng)操作，不斷提升系統(tǒng)穩(wěn)定性、安全性、可操作性，實現(xiàn)檔案在接受、保管、鑒定與提供利用等環(huán)節(jié)的一體化及部門間的安全傳輸與信息共享。采取各種舉措不斷推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。

為了避免由于病毒入侵破壞系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息或者操作不當(dāng)造成數(shù)據(jù)丟失，應(yīng)該完善數(shù)據(jù)備份，根據(jù)實際情況實時備份進(jìn)行數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)，減少由于突發(fā)情況引起的損失。通過減小無關(guān)人員使用檔案信息化系統(tǒng)，保護(hù)信息資料的安全。訪問權(quán)限的級別設(shè)定可以從技術(shù)上加強(qiáng)監(jiān)管，規(guī)范信息系統(tǒng)的使用，減少不當(dāng)操作的概率。在加密軟件的基礎(chǔ)上配合硬件防止破密等手段，提高重要信息安全性。升級防火墻阻止非法訪問、通過進(jìn)行安全掃描找到系統(tǒng)漏洞等。可以根據(jù)實際情況來建立網(wǎng)絡(luò)安全防御系統(tǒng)，綜合運(yùn)用多種防御措施形成“組合拳”來防護(hù)檔案信息系統(tǒng)的安全。

檔案信息化建設(shè)是與時俱進(jìn)的必然趨勢，檔案管理人員充分認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的作用價值，了解在推動檔案管理信息化建設(shè)的過程中存在的問題，提出一些針對性的應(yīng)對策略，最終有效推動檔案管理信息化建設(shè)實現(xiàn)更好的發(fā)展。