林業科技檔案管理特點及強化策略

王新英

（山東省臨沂市蒙陰縣林業局，山東 臨沂 276200）

林業科技項目檔案是指各種形式的文件，包括圖紙、圖形、文字資料、計算資料、照片，圖片等是林業科技項目建設的真實反映，也是項目檢驗驗收的重要依據。林業科技項目檔案管理對規范設計工作、提高生產水平具有重要意義。

1 林業科技檔案的特點

1）復雜多樣性。在廣袤的森林中，資源豐富，動植物種類多樣，與當地天氣、水文、地理等關系密切，林業生產和建設與農業、工業、交通、環境保護、旅游業等行業緊密相連，而大部分工作，如森林或植物資源研究、林業等，必須在戶外進行，并能產生多種原始材料，這決定了林業科學技術文件的復雜性和多樣性。

2）顯著差異。在不同的地理區域，由于地質、氣候、水和其他外部條件不同，森林的生長也可能有很大的差異，即使在同一地區也可能有不同的生長特征，在有關的檔案資料中，森林資源的生產或調查可以證明什么。

3）多階段。森林種植需要很長的過程，一般從育種到種苗，再到種樹和種樹，它們變成了肥沃的森林，需要幾十年甚至幾百年的時間，以及一個非常長的采伐周期，因此，建立一個全面的林業科學和技術檔案需要很長的時間，即采伐、處理和其他階段。

4）地域代表性高。森林的生長需要當地地質、氣候和水條件之間非常緊密地聯系，以及明顯的地域分布特點。林業工作不應按行政區劃進行，應跨越相關地區的邊界，以及省與流域之間的邊界，這也是林業科技檔案館的特點。

2 當前林業科技檔案管理存在的問題

1）思想上的重視不夠。目前，許多林業和檔案管理部門的負責人沒有認識到檔案管理的重要性，也沒有將檔案管理設備納入總體工作計劃，導致相關基礎設施目前發展不足，管理層既沒有設立，也沒有設立專門的工作人員來確保問責制。許多部門缺乏檔案的基本概念，檔案館和檔案館都不知道這一點，更不用說歸檔方法了，導致許多重要科技數據的損壞或丟失，降低檔案的收集質量。此外，一些科技工作者不愿交出文件，自己保管，檔案管理困難重重。林業科技部門對業務的重視程度或多或少地超過了對登記的重視程度。他們不了解林業科技檔案的重要性，不把收集這些檔案作為自己的職責，往往把它們作為不可或缺的工作，因此，處理檔案的收集工作往往說是重要的，不是占著的。許多林業科技人員不知道林業科技檔案在項目管理中的重要性，也是項目驗收、項目監測和效益評估的有效依據。他們總是到了要檢查驗收的時候才開始抱佛腳，加班加點東拼西湊，在一定程度上降低了檔案的真實性、完整性與準確性。

2）缺乏適當的監管制度。目前，許多林業部門缺乏發達的科技檔案管理體系，而實際管理中存在著嚴重的監管問題，一是制度與基層實際工作不相適應，運行不暢，導致檔案管理不能以工作規則為依據；二是制度滯后，不能適應科技工作的開展，而沒有認識到在新的條件下，形式的擴大和復雜化，檔案的內容和范圍，不能成為有效的解決辦法；缺乏監管機制，收集資料困難，檔案被移走不歸還，系統只用于貼墻，沒有對其執行情況的監督和嚴格的正規化；檔案缺乏相應的規范標準，查閱資料困難，檔案利用效率低下，無法充分發揮作用。由于缺乏領導的重視和支持，這項工作往往處于無人負責或只是分工的狀態，同時經費分配不多，科技檔案管理工作難以適應需要，一些單位不能設立專門機構，不能配置人員和職能，沒有行政保障。參與森林科技檔案管理的人員以兼職人員為主，各單位很少提供專門的學習培訓機會和經費，導致檔案員知識結構老化，這大大限制了林業科技檔案管理水平的提高，進一步影響了林業科技項目檔案培訓的質量。

3）要提高工作人員的工作質量。目前，許多地方林業科技檔案工作者兼職工作，沒有把全部精力用在加強檔案管理上，他們既不了解科研工作，也不了解管理局自己的科研檔案，一般不處理日常管理工作，回到檔案館后馬上一起做，降低了工作質量。很多員工，從事基層林業科技檔案工作，無法進入職業培訓系統，也無法完全進入檔案的收集、處理、歸檔和裝訂等操作。隨著林業的快速發展，也形成了更加多樣化的檔案類型及其內容，然而，許多林業檔案館履行著一系列職能，不太重視檔案的管理。研究工作，對林業科技檔案管理不夠重視；由于缺乏系統的培訓機會，一些方案管理人員對檔案管理缺乏認識，不清楚檔案是什么，也不知道檔案管理中的檔案是什么，以及應采用什么方法存檔，導致一些科技文獻、科技資料、科技數據逐漸被侵蝕、丟失、消失，檔案管理的質量對工作質量有很大影響。

4）缺乏檔案資料。一般來說，林業科技部門存在重檔案的問題，沒有認識到科學和技術檔案在林業中的重要性，也沒有把收集這些檔案作為自己的職責，而且往往是一項任務，因此，檔案的收集往往是重要和及時的。在這種情況下，同樣是采伐科技人員檔案意識薄弱，沒有意識到林業科技檔案是項目管理的重要內容，而且是項目驗收、項目監控、績效評估的有效依據，往往在審核驗收之前，何時開始有抱負，加班加點加點，一定程度上降低了檔案的真實性、完整性和準確性。

5）缺乏保障。由于這項工作沒有得到應有的重視，也由于缺乏領導的保證，她往往處于不轉職或只是分工合作的狀態。同時，撥款不足以滿足科技管理的需要一些單位沒有專門的機構、人員、職能和行政保障。從事林業科技檔案管理工作的，主要是兼職工作，也由于認為單位很少提供專門的學習資助機會，導致檔案知識結構老化，這在很大程度上制約了林業科技檔案管理水平的提高，因此，林業科技項目檔案的質量受到不利影響。

3 加強林業科技項目檔案管理的建議

1）重視和加強支持。管理林業科技項目檔案，這是整個林業工作不可或缺的一環，在促進林業科技進步和實現林業科技進步目標方面發揮著重要作用。有關林業部門必須改變觀念，重視這一進程，特別是在以下方面：至于基層科研單位負責人，讓他們更充分認識到這個過程的重要性，積極配合檔案管理，將工作經費納入本組織年度財政經濟預算，增加資源，建立內部檔案信息管理系統，實現檔案管理信息化。

2）明確職責，加強領導，完善相關制度。林業科技項目檔案具有多樣性、專業性、覆蓋面廣等特點，因此，按照我國法律、檔案管理規定，各級林業主管部門要密切配合，科學部署，森林科技檔案的聯合管理.一是根據林業科研工作的特點，澄清文件檔案的范圍，理順各類文獻檔案的保存期限，為林業科技檔案管理奠定基礎；二是完善林業科技項目檔案管理機制，明確職責，確保他們的存在，并提供專門和兼職的檔案管理員建立檔案管理網絡。最后根據要求，關于林業科技檔案管理和林業發展的規定，進一步完善林業科技項目檔案管理制度，應盡快建立收集、處理、鑒定、統計、使用、歸檔、轉移、銷毀等制度規定，確保使林業科技項目與全套科技檔案相配套。

3）重點建立檔案管理隊伍，提高檔案管理水平。鑒于檔案管理方面的長遠利益，當務之急是要確保檔案的穩定管理。在林業部門，要設立專門的單位，提高工資和福利待遇，擴大高校和社會對檔案工作的專業和負責專業人才的招聘，同時增加檔案教育資源，定期開展業務培訓，不斷提高檔案工作者的職責意識和專業技能水平，使檔案管理成為可能林業科技項目逐步實現科學、規范、有序管理的目標。

4）加強檔案管理信息基礎設施。隨著信息技術的飛速發展，檔案管理模式早已向信息化方向發展.各級林業組織要做到科學－信息化技術檔案是信息化建設的重要內容之一，通過綜合規劃，確保要使檔案資料的建設速度與信息單位的建設相適應.同時要逐步配備相應的信息化裝備，實施先進檔案信息管理系統，完善檔案準備，實現數字化檔案管理和計算機化，并實現和應用。

5）特別注意檔案的使用。因此，林業科技項目檔案的價值在于為國家林業建設和林業科技發展服務。林業各級要特別注意開發和林業科技項目檔案的利用，以及檔案利用的擴大。一方面，林業科學工作者要積極分析本地區林業科技發展的特點，利用現有的科學成果和科技檔案的價值，不斷擴大林業科學服務領域，要善于在農村運用科學技術，及時將最新和最新的科技信息交給伐木工人，使森林科技盡快轉化為真正的生產力.另一方面，檔案館應當及時、連續地向研究人員提供開展專項研究所需的相關檔案資料，按照林業科學研究實踐直到最后確定。

4 強化林業科技檔案管理的具體措施

1）提高思想認識，增加投資。林業科技檔案管理是林業各項工作的重要內容，對促進科技進步具有重要意義因此，林業部門需要提高認識，特別是科研單位基層領導，多關注、多投入，在財政預算中列入必要工作場所的資金，改善相關基礎設施，建立信息網絡管理系統，提高工作效率和質量。由于林業科技檔案管理是比較專業的活動，有關人員要提高知識水平，提高工作技能，單位要積極組織學習活動，為了在信息化技術手段的支持下，促進工作的規范性、有序性，進一步有效地開發和利用檔案信息資源。

2）改善檔案管理制度。管理林業科技檔案需要有可靠的保障。林業科技部門應當按照有關規定國家法律法規，結合各自的實際情況和今后工作的開展需要，繼續完善檔案管理制度，建立有針對性地管理責任和激勵約束，考慮到林業研究項目周期的長短，廣泛的部門范圍和大量的工作人員需要任命專門的檔案管理員，具有較強的操作能力和責任心，確保科學技術資料的及時、完整的收集和使用。

3）重點利用檔案信息資源。林業科技檔案管理的最終目標是開發利用這些信息資源，為了利用它們的潛在價值促進林業的科學、技術和經濟發展。林業科技部門要重點抓好檔案科學管理，更加合理地利用資源，為了了解本地區林業科技發展的特點，繼續擴大科技信息的范圍，積極組織農村科技活動，使廣大農戶受益，促進林業事業不斷進步。在研究課題的過程中，檔案管理人員應當準確、及時地提供相關文件，確保科研成果順利開展，服務工作做好。

4）推進科技信息化管理。在現代信息化時代，計算機信息技術廣泛應用于多個領域，有力地支持了各行業的發展，因此，林業科技檔案要加快信息化建設。林業各科技部門的負責人要綜合以這樣的方式規劃，促進檔案信息管理和信息學的共同發展，這也需要檔案管理人員的思路與時俱進，成功培育社會發展趨勢，積極學習運用電腦、多媒體等現代資訊科技，實現檔案、保管、歸檔、編目、檢索，綜合管理工作，提高工作效率。

5 結語

總的來說，科技林業越來越受到森林生態建設的重視林業研究和林業科技成果轉化，要幫助林農增收，加快林業生態建設步伐，因此要特別注意管理和開放林業科技檔案，建立有效的林業科技檔案管理機制，提高公眾意識，提高林業科技工作者和檔案館的認識，積極合作收集、處理，存檔等。