淺談建筑工程檔案管理中的問題與對策

蔡贇贇

（上海老港固廢綜合開發有限公司，上海 200060）

在我國社會、經濟發展的新時期，建筑行業得到了迅猛發展，在建筑工程項目實際建設期間，施工人員和檔案管理人員會將其中包括文字、影像資料、圖片、統計數據等有價值的參考信息記錄下來，以此形成建筑工程檔案，可以將施工建設期間的施工過程、細節工作等真實體現出來，針對各個施工建設環節之間的聯系和規律，進行真實的原始記錄，相比于其他類型的檔案，建筑工程檔案具有更高的價值。隨著近年來我國逐漸實施了越來越多的事業單位建筑工程項目，建筑工程檔案管理工作也逐漸受到了高度重視。

1 新時期加強建筑工程檔案管理的重要性

1）檔案管理的三性。隨著我國快速推進城市化建設進程，針對建筑施工單位，不僅僅對工程質量管理提出了更高的要求，同時針對工程內容記錄工作，也提出了更高的規范性要求。借助建筑工程檔案資料，可以將全部建筑工程內容、數據等真實體現出來，其中涵蓋了建筑工程設計方案、施工合同、協議書、上級部門審批文件等內容，同時還包括施工場地的水文地質、氣象情況等資料，同時還包括征地、拆遷、安置等工作產生的文件記錄，針對一些施工材料質量證明、試驗報告、竣工報告、圖紙審批、設計更改、技術交底等方面的主要建筑工程資料也進行了存儲；另外，針對包括監理單位在內的第三方機構，也對相關資料進行了存儲，比如竣工圖、施工總結等等。

2）建筑工程檔案是順利開展建筑工程施工的重要保證。建筑工程檔案，需要對資料真實性予以保證，結合實際建設工期，需要檔案記錄與之充分貼合，在建筑單位工作中，針對建筑工程項目審批、招標、施工、竣工等工作，都會借助建筑工程檔案進行記錄，并以此開展是信息統計、材料整理等方面工作，可以實現對各個建筑工程施工階段予以客觀、全面的展現。在建筑工程項目中，針對產生的工期變更、人員調配、方案優化設計等工作，可以借助建筑工程檔案中的詳細記錄作為參考，以此保障順利推進建筑工程施工，實現對資源成本的有效控制。

3）建筑工程檔案可以作為有效依據保障施工建設質量。在完整的建筑工程檔案中，通常會對各個施工負責人、合同單位、建設部門的工作情況進行詳細記錄，從而在產生糾紛和矛盾問題時，可以依據檔案信息快速確定責任人；在建筑工程竣工并投入使用以后，針對產生的任何問題，其相關的信息都可以在建筑工程檔案中找到，從而對無人承擔責任、責任推卸等現象予以了有效避免。另外，針對后期改建工作，可以在施工設計圖紙和施工單位等方面信息上提供詳細的資料，有助于科學開展后期管護工作。

4）工程檔案信息的建立也是建筑單位資質的體現。在建筑工程單位運營過程中，借助建筑工程項目案例可以對成功經驗進行總結，從而在行業領域內，為自身建立更強的影響力。借助對檔案資料進行真實、詳細地記錄，首先可以針對多個包攬建設項目，便于建筑單位實施分析，從而對最終建筑工程施工水平予以提升。其次，針對建筑工程檔案資料，客戶在進行了解和查閱以后，可以對建筑企業情況予以快速掌握，對于企業而言，詳細的建筑工程檔案具有很高的利用價值，可以作為自身的名片，對自身未來長遠發展予以促進。

2 建筑工程檔案管理中常見的問題

1）建筑工程檔案管理缺乏足夠的重視。針對建筑工程檔案管理工作，雖然我國提出了明確的工作要求，但在實際建筑工程企業工作中，在實施檔案管理過程中，針對國家規定和標準并沒有嚴格遵循。很多企業盲目追求更高的經濟效益，而視乎了建筑工程檔案管理的各個細節，在實際建筑工程施工中，將主要精力放在了追趕施工進度方面，針對檔案管理工作存在應付性的工作態度，針對檔案管理部門沒有進行專門構建，缺少專業人員對建筑工程檔案管理工作進行負責，難以及時建立和更新各項規章制度，整體工作隨意性較強，在很多建筑工程項目完成施工以后，為了在驗收環節對部門審查工作進行應付，往往是被動開展建筑工程檔案的整理工作，導致難以實現系統性、規范性的檔案基礎工作。

2）從事檔案管理的工作人員缺乏統一的專業素質。在當前大部分建筑工程企業中，從事檔案管理工作的人員，大部分都沒有經過專業的教育培訓工作，很多人員都來自其他部門進行兼職，這些人員要么缺乏檔案管理能力，要么缺乏專業技術；同時，針對建筑工程檔案日常管理工作，通常是用到才想起來，在沒用的時候就放到一旁，比你更沒有積極維護建筑工程檔案；在對檔案管理技術進行創新過程中，更是受到互聯網技術普及的顯著推動，在大部分建筑單位中，并沒有專門成立檔案管理崗位，并且缺乏先進的檔案管理措施和技術手段。

3）沒有完整收錄高質量的工程檔案信息。在現階段建筑工程檔案中，并沒有完整收錄各項工程建設信息，甚至沒有超過80%的信息完整性，主要是由于實際施工建設期間，沒有進行及時歸檔，建筑工程檔案管理工作難以予以施工進度保持同步，從而丟失了一些重要文件，經常因為這一問題而后期進行回補，但是在建筑工程施工期間產生的會議記錄、合格證、簽章等部分資料方面，回補工作難度較高，由此可能引發對檔案信息的虛造現象，難以保證建筑工程檔案的真實性，工程檔案的價值難以得到利用和發揮；另外，針對建筑工程竣工，沒有嚴格把關檔案的驗收工作，沒有嚴格遵循相關規范和標準開展檔案收錄、立卷、索引以及標引工作，為后期建筑工程檔案查閱工作帶來諸多不便。

4）在電子化歸檔以后存在兩級化。隨著當前我國電子信息技術水平快速提高，在各個行業領域中逐漸實現了自動化、網絡化的辦公，另外，隨著當前建筑工程檔案管理水平逐步提升，也逐漸開始大范圍應用數字化和網絡化等方面技術，從而導致檔案電子化建設腳步進一步提速。首先，在完成建筑工程檔案電子化建設以后，逐漸開始忽略對傳統紙質檔案的收錄工作，其次，針對電子文檔，一定程度上忽略了誤刪除、保存介質等方面問題，時常發生電子檔案和紙質檔案丟失現象。

3 提升建筑工程檔案管理的策略

1）高度重視建筑工程檔案管理。在建筑工程質量管理控制和工程后期維護管理等工作中，建筑工程檔案資料具有十分重要的作用，針對檔案管理工作的重要性、必要性，必須予以正確認識，針對檔案管理工作，需要予以更高的重視，針對檔案管理機構進行專門設立，針對檔案記錄工作，安排專業的檔案管理人員直接負責，從而整個工程建設期間充分參與其中。針對檔案管理制度，施工建設單位需要進行建立和完善，對建筑工程檔案資料、設計圖紙等，對其完整性、規范性以及準確性予以保證單。在實際建筑工程檔案管理工作中，相關檔案工作人員和建筑工程項目管理者，需要對自身工作職責予以明確，并充分保證檔案維護、檔案保護以及信息化建設等方面的資金投入，對建筑工程檔案質量予以全方位保障。

2）強化建筑工程檔案規范化管理。針對建筑工程檔案資料收錄、管理、建筑工程建設同步化等方面工作，需要進行加強，針對各個階段建筑工程施工建設，需要對其檔案資料實施有序管理。在建筑工程項目竣工驗收階段，針對檔案歸檔范圍方面要求，需要予以嚴格遵循，并嚴格檢查并審核建筑工程施工期間產生的全部文件資料，對缺失的文件進行及時補回，從而對建筑工程檔案材料的真實性、完整性、及時性予以保證。在實際開展后期檔案管理工作中，需要詳細及時記錄建筑單位各個部門查閱、傳遞以及變更建筑工程檔案的情況，對建筑工程檔案資料丟失和損毀問題予以有效避免。

3）針對建筑工程檔案管理人員進行重點培養。針對建筑工程項目，在檔案管理工作方面，對專業技術人才進行重點培養和引進，對傳統教育培訓工作進行積極創新，借助專業知識講座和培訓活動等途徑，在檔案工作網絡化、軟件技術使用等方面對檔案管理人員進行培養，促進其管理思路的及時更新和轉變，對以往建筑工程檔案管理方法進行持續創新，針對實際建筑工程檔案管理工作，讓工作人員可以保持更為專業的態度和技能。

4）加強電子文件歸檔。在當前建筑工程企業工作中，逐漸廣泛應用了辦公自動化系統、電子郵件、CAD施工圖紙設計軟件、建筑工程結算軟件以及建筑工程施工組織資料編制軟件等等，在文書檔案管理方面，歸檔載體產生了改變，逐漸由紙質檔案轉變為包括網絡服務器、磁盤、微縮膠片以及光盤等在內的電子檔案。首先，針對建筑工程電子檔案安全管理工作，需要對其必要性、重要性予以正確認識。從思想層面入手，對以往管理觀念進行轉變，對各級責任制予以落實，遵循層層把關、層層負責的原則，針對內部人員，借助完善實施科學的管理，針對電子檔案實施更高水平的安全防護工作，對非授權訪問現象予以避免，努力實現權限訪問機制，避免沒有權限的用戶私自查閱、修改或者調用建筑工程檔案，從而對檔案信息的安全性、完整性予以充分保證。其次，針對建筑工程檔案管理工作，必須將國家、地方、行業等方面提出的標準和規范作為指導依據，針對一些重要文件，比如對應長期保管的超投標和建筑結構等方面，需要對操作程序予以嚴格遵循，針對越權辦理行為需要嚴格禁止，并且在存儲過程中，需要全面落實技術處理工作。再者，針對建筑工程電子檔案管理系統，需要實現對操作權限管理體系的科學、有效構建，針對加密技術予以科學運用，從而對電子檔案的存儲、傳輸等方面安全性予以充分保證。最后，針對用戶口令管理予以強化，針對口令進行科學設置，并定期進行更換，避免口令被其他人員盜用，從而引發越權訪問、非法上網等行為，同時需要嚴格管理文件密級，并采取單機操作方式，保證專機專用。另外，就是定期開展軟件檢測工作，針對殺毒軟件、防火墻等方面的安裝工作予以妥善落實。在建筑工程項目施工全過程中，所產生的全部文件信息共同構成了建筑工程檔案，而這些數據和信息也是建筑工程項目管理的重要內容，建筑工程檔案管理工作的質量會直接對后期建筑工程維修、改建以及擴建等工作帶來影響，在一定程度上關系著建筑工程項目所能帶來的經濟息效益。

4 結語

在我國當前社會、經濟快速發展的形勢下，建筑行業發展迎來了高峰時期，隨著我國大力推進城市現代化建設工作，越來越多的建筑工程項目投入實施，并且建筑工程規模也逐步擴大，在這種情況下，也對建筑工程質量、工程檔案管理等方面提出了更高的要求。在現階段建筑工程建設期間，建筑工程檔案管理工作逐漸受到了重視，建設單位也對以往檔案管理工作中存在的問題予以了明確，并且充分認識到了建筑工程檔案管理工作的重要性，科學制定了檔案管理策略。