淺談期滿檔案的鑒定銷毀

梁晨霞

（廣西壯族自治區地質礦產勘查開發局機關服務中心，廣西 南寧 530023）

期滿檔案鑒定銷毀工作是檔案管理工作的重要內容之一，是檔案管理工作的最后一環節，其重要性不言而喻。檔案鑒定工作是檔案銷毀工作的前提，檔案管理人員應該按照檔案管理相關法律法規和執行標準，對期滿檔案性質、來源、反映的職能、利用價值等多方面內容進行鑒定，判斷檔案價值，對有利用和保存價值的檔案繼續保管，對已失去利用和保存價值的檔案予以銷毀。

1 期滿檔案鑒定銷毀的意義

新《中華人民共和國檔案法》第二十一條規定：“鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法,由國家檔案主管部門制定。”《機關檔案管理規定》第四十三條規定：“機關應當定期對已達到保管期限的檔案進行鑒定處置。…對確無保存價值的檔案，應當按規定予以銷毀。”各單位應依照法律法規，及時對期滿檔案進行有效鑒定銷毀，優化館（室）藏檔案資源的結構，減輕庫房壓力，解決檔案存儲數量與庫房面積不足的矛盾。各單位應利用行之有效的方法鑒定保管到期和已超過保管期限的檔案，去粗取精，對無利用和保存價值的進行剔除銷毀，對有保存價值的檔案進行重點保護，減少檔案數字化工作量，提高檔案質量，延長檔案使用壽命，更好地發揮檔案的價值。這對保障檔案資源的有效利用，使優化了的檔案資源更好地為國家和社會服務具有重要的意義。

2 期滿檔案鑒定銷毀工作存在問題

2.1 期滿檔案鑒定銷毀工作重視不足

部分單位對期滿檔案鑒定銷毀工作重視不足體現在兩個方面。一是各單位普遍重視檔案的收集、整理、歸檔工作，忽視期滿檔案鑒定銷毀工作，沒有認識到檔案鑒定銷毀是檔案管理工作的一部分，存在期滿檔案鑒定銷毀是一項可無期限滯后工作的錯誤想法。更有甚者認為保管期滿檔案鑒定銷毀時間具有隨意性，鑒定銷毀地點具有隨機性，前任檔案管理工作者沒有整理保管期滿的檔案，也不進行鑒定銷毀就原封不動地移交給現任檔案管理人員, 而現在的檔案管理人員也不對期滿檔案進行鑒定銷毀。二是新《中華人民共和國檔案法》規定：“禁止篡改、損毀、偽造檔案。禁止擅自銷毀檔案。”單位領導和檔案管理人員對檔案鑒定銷毀工作理解不到位，認為開展期滿檔案鑒定銷毀工作責任重大，怕出錯擔責，承擔銷毀風險，而不是考慮完善健全檔案鑒定手段，規范工作流程，而是存在“檔案實物還在，就放心”的錯誤想法。檔案鑒定銷毀工作是涉及檔案保存與銷毀的問題，檔案“只增不減、只進不出”的思想嚴重影響期滿檔案鑒定銷毀工作，造成已達到和超過保管期限沒有利用價值和保存價值的檔案繼續滯留在庫房，致使期滿檔案鑒定銷毀工作無法正常開展。

2.2 期滿檔案鑒定銷毀工作體系不健全

有些單位對期滿檔案鑒定銷毀工作體系完整性缺失，缺少從鑒定保存期滿檔案是否可銷毀到如何銷毀的工作機制；也沒有結合單位實際情況建立健全適合本單位的檔案管理辦法、規定制度，或現有的檔案管理制度不規范不完善，檔案管理人員無章可循，無制度可查，無法科學有效地開展檔案鑒定銷毀工作，占用檔案庫房資源。

2.3 期滿檔案鑒定銷毀人員素質有待提高

多數檔案管理人員不是檔案管理專業畢業，缺乏檔案專業知識。而部分單位對檔案管理人員專業知識培訓不到位，導致部分檔案管理人員專業水平不高，素質不佳。在工作中又沒能很好地查閱期滿檔案鑒定銷毀相關工作標準與參考資料，前任檔案管理人員沒有開展檔案鑒定銷毀工作，現任檔案管理人員沒有本單位相關資料參考，在能力不足、缺乏相關的理論指導和現實踐經驗的情況下，對檔案鑒定銷毀工作不按相關規定執行，不履行檔案鑒定銷毀的相關程序，有隨意銷毀現象。這些都是期滿檔案鑒定銷毀中存在的現實問題

3 期滿檔案鑒定銷毀應采取措施

3.1 提高期滿檔案鑒定銷毀工作的重視度

期滿檔案鑒定銷毀工作是檔案工作的重要內容之一，各單位領導和檔案管理人員應當重視期滿檔案鑒定銷毀工作。檔案鑒定銷毀工作能提高檔案工作效率，提高檔案利用水平，是實現國家檔案安全保管的有效途徑和方式。各單位適時開展檔案期滿鑒定銷毀工作，保證檔案館（室）藏檔案資源的優化，確保檔案資源的有效利用和開發，使國家檔案資源更好地服務檔案事業，更加有效地為中國特色社會主義各項事業提供服務。

3.2 建立健全檔案鑒定銷毀體系

期滿檔案的鑒定銷毀工作是一項有政策可依、有專業實踐技術可循的工作。根據國家檔案局頒布的《中華人民共和國檔案法》、《機關檔案管理規定》等相關法律法規，各單位要建立健全檔案管理體系，保障檔案管理質量，完善檔案管理各項規章制度，制定切實可行的實施方案和檔案鑒定標準，明確期滿檔案鑒定銷毀責任主體、鑒定對象、鑒定方法等，保證檔案鑒定銷毀工作有條不紊、及時有效、規范有序地進行，保證有價值檔案更好地服務于社會、服務于未來。各單位要嚴格按照相關規定，建立檔案工作小組，對期滿檔案按卷、件進行鑒定，形成鑒定工作表和鑒定工作報告。檔案管理部門及相關人員將有利用價值和保存價值檔案重新劃定保管期限繼續保存，對無利用價值和保存價值的檔案編制銷毀清冊，按檔案工作協調機制報請審核批準。單位分管檔案工作負責人、辦公（廳）室負責人、檔案部門負責人、相關業務部門負責人、檔案部門經辦人、相關業務部門經辦人等各責任主體應在檔案銷毀清冊上簽署意見。監銷人按照檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對準確無誤后，送到指定場所進行銷毀。在銷毀后，監銷人在檔案清冊上簽名或蓋章。銷毀清冊應當永久保存。

3.3 加強檔案管理隊伍的綜合素質建設

期滿檔案鑒定銷毀是一項非常專業性的工作，檔案管理人員作為檔案管理工作的執行者，承擔檔案鑒定銷毀工作，其個人綜合素質的高低直接影響著檔案管理水平，鑒定判斷檔案價值、決定檔案“存”“毀”，直接影響檔案的“存亡”。為了提高檔案鑒定銷毀意識、提高檔案鑒定銷毀水平，應加強其全面了解掌握期滿檔案鑒定銷毀的相關規定和標準、期滿檔案鑒定銷毀的方式和程序、檔案鑒定銷毀的實踐操作等專業技能知識培訓，讓檔案管理人員能夠熟練掌握新的檔案管理知識與期滿檔案鑒定銷毀技術，保障期滿檔案鑒定銷毀工作得到健康、有效地發展和推進。

4 結束語

期滿檔案鑒定銷毀工作決定著檔案生命，所以在制定期滿檔案的鑒定銷毀標準內容時，應當考慮謹慎性原則，制定的標準要有可操作性與規范性。同時將檔案鑒定銷毀工作納入檔案管理的日常工作，使檔案管理工作有原則、有步驟、有方法、有目的地進行，保障檔案管理工作的完整性、持續性、科學有效性。