辦公室文書檔案規范化管理研究

王 帥

（安國市城鄉居民社會養老保險服務中心，河北 安國 071200）

辦公室本身有著多項職能作用，比如：平時行政業務處理以及信息傳遞等等。對于辦公室文書檔案管理而言，不只是單位行政管理的重要產物，還是行政辦公的核心要素，更加是輔助領導做好事務性工作的主要途徑。辦公室文書檔案管理效率和行政管理效率有著不可分割的聯系，所以強化辦公室文書檔案規范化管理，可以顯著提高文書檔案利用水平。

1 規范公文制發

就辦公室文書檔案來講，檔案的早期是公文，檔案是從公文轉變來的。因此，辦公室文書檔案規范化管理效率容易受到公文質量影響。第一，確保公文制發格式符合有關規范要求。應該根據多種公文體例格式要求，規范化運用結構排列和文種。第二，確保公文簽發手續符合有關規范要求。著重檢查公文制發中有沒有嚴格履行有關的簽發手續，標題以及落款等等是不是正確，有沒有違反規范要求。第三，確保文件裁體格式符合有關規范要求[1]。也就是說，不管是選擇紙張還是打印裝訂文件，都必須要實現規范化，比如：使用的紙張是4A型，在左側進行裝訂、使用藍色墨水以及不能漏頁等等。由此可以發現，要想規范公文制發，必須要基于公文的整個過程，包括起草以及審核等等，根據有關的規定要求，保證所有工作都可以規范完成，比如：公文起草以及審核等等。

2 “以我為主”立卷

作為辦公室文件管理人員，在立卷過程中必須要保證文件資料不會出現遺漏的情況，符合規范要求，遵循“以我為主”立卷的基本原則，不管是文書內容還是時間，都應該保持文件前和文件后都有一定的歷史聯系。因此，必須要保證辦公室文件資料都是非常完整的。應該以后期運用文書檔案為出發點，不僅要簡練和規范編寫案卷題名，而且激發檔案管理部門和有關人員的工作熱情，重視文書資料鑒定以及搜集等等工作培訓和指導，使文書工作人員具有更強的檔案意識。事實上，之所以進行文書檔案規范化管理，其主要目的是實現規范化的文書工作，盡可能便于完成文書檔案檢索，確保案卷的完整性[2]。因此，應該遵循“以我為主”立卷的歸檔原則，也就是說，歸檔文件重點是單位形成文件，這是文書檔案規范化管理必須要遵循的原則，具體來講，不僅要確保文書檔案立卷歸檔工作的時效性，迅速做好階段性文書檔案立卷歸檔工作，而且必須要確定文書檔案立卷歸檔的關鍵點與要求，在認真遵循“以我為主”原則的基礎上，從不同的方面對文件資料的不同進行科學區分，比如：形式以及內容等等，盡可能不要出現同一文書檔案多次歸檔的情況，提高文書檔案管理水平。除此之外，必須要確保文化檔案信息是全面的。采用“一事一檔”的形式，將單位文件資料整理立卷工作真正落實到位。

3 提升案卷質量

就辦公室文書檔案規范化管理來講，其重點在于案卷質量。大量的實踐證明，辦公室文書檔案資料搜集是不是完整、立卷方式是不是合理、案卷裝訂是不是符合規范要求等等，都直接關乎到辦公室檔案管理規范化程度。因此，必須要保證文件立卷歸檔工作的時效性，在辦公室做好階段性工作后，才可以對其作出立卷歸檔，而沒有辦好的事情就不可以立卷歸檔，不然就會導致后期文書檔案管理順序混亂。需要重點抓住文書檔案立卷的要點，不僅要嚴格遵循“以我為主”的立卷歸檔原則，而且必須要保證辦公室文化檔案卷宗是全面的，避免由于不能迅速搜集或者搜集缺乏規范化，造成文書檔案被遺失[3]。除此之外，必須要根據規范要求完成文書檔案立卷工作，保證“相同問題”立卷全面性。

4 重視立卷指導

辦公室文書檔案工作并不是簡單的工作，而是繁瑣復雜的，具有很強的專業性，許多部門都沒有足夠的人手，完成文書檔案工作的人員主要是兼職人員。因此，必須要重視文書檔案立卷歸檔工作的業務指導，為真正實現文書檔案規范化管理奠定堅實的人才基礎。因此，首先必須要注重兼職文書人員和檔案管理人員的專業培訓，重視業務培訓，而且必須要認真落實各項專業技能培訓，比如：辦公室文書檔案立卷歸檔的程序以及原則等等[4]。第二，合理配備人員。結合辦公室文書檔案規范化管理的具體需求和單位的具體情況，配備足夠的文書檔案人員，保證辦公室文書檔案規范化管理有足夠的人才基礎。第三，夯實文書檔案規范化管理基礎。增加各項基礎設施的投入，包括掃描儀以及計算機等等，為實現辦公室文書檔案規范化管理打下良好的硬軟件設施基礎。

5 結語

總而言之，就辦公室文書檔案管理來講，不僅是企業、事業和機關單位行政管理的真實歷史記錄，而且是行政辦公不可或缺的核心要素，對輔助企業、事業和機關單位妥善處理事務性工作提供信息參考依據等等都起著關鍵的作用。辦公室文書檔案管理效率的高低直接將行政管理效率高低充分體現出來，必須要根據新時期檔案管理的特征以及需求，重視辦公室文書檔案規范化管理，這樣才可以更好地發揮文書檔案利用的重要價值。