新形勢下做好檔案管理工作的方法研究

安譜娟

（青海省海南州檔案館，青海 海南藏族自治州 813099）

本篇文章聚焦新形勢下檔案管理工作的重要性，從以下的六個方面展開論述，分別為加強領導，促進管理制度化、把握重點，規范管理、加強監督，落實到位、與時俱進，實現管理現代化、掌握現代化管理技能，提高檔案管理人員的綜合素質、利用現代技術，整理檔案。而當前檔案管理工作需要明確其中存在的具體問題，比如重錢輕物、管理意識淡薄的新情況、新問題不斷出現，在一定程度上影響了檔案管理工作的質量，結合檔案管理中的具體問題，最終得出檔案管理工作的優化策略。

1 檔案管理工作的重要性

1.1 加強領導，促進管理制度化

健全制度，落實責任，當前檔案管理工作是各單位以及各部門的重點工作之一，因此，在檔案管理的過程之中，各級政府首先需要明確檔案管理部門的領導機構，其次需要明確檔案工作的細節工作，明確主管領導及直接負責的相關領導，將責任落實到各個部門的管理人員，保證檔案管理工作的順利展開，明確每一級負責人與管理人員的工作責任任務，而且這些責任與權力都需要納入薪酬體系的考核之中，幫助檔案管理；其次要建立檔案管理網絡，能夠建立不同類型檔案的管理系統，此網絡的優勢之處在于，不斷提高檔案歸還效率、增強檔案管理的可靠安全性，這樣就能夠確保檔案管理工作的井然有序的開展。

1.2 把握重點，規范管理

文件材料的歸檔及管理是做好檔案工作的前提條件。在文件材料的歸檔及管理中，我們需要做的有許多：首先就是各個部門需要對檔案中涉及的文件進行收集、歸納、以及資料的真實性，其次需要將同類型的文件以及材料進行分類與歸納，最后就需要將文件材料進行妥善的保管，防止檔案的損毀和丟失，確保檔案的真實性和可靠性。

1.3 加強監督，落實到位

單位對各類檔案的管理工作需要時刻注重加強監督，在管理的各個環節之中，需要進行質量評價，最后在年底對檔案管理進行總結，就需要對檔案管理進行全流程監督，政府以及各部門需要對優秀的個人與部門進行嘉許以及贊揚，從而能夠實現對檔案的管理，實現對各個環節的嚴格把關，確保檔案管理工作的監督落實到位。因此，作為檔案管理工作者，要甘于平淡，但不甘于平凡。要把工作做得優秀，而不是要與他人或者其它部門爭奪榮譽。這就是檔案管理工作，只有認識到這一點，了解這一點，才能夠長期堅持做好自己的崗位工作。

1.4 與時俱進，實現管理現代化

針對當前檔案管理工作，我們需要建立一個高效、完善的檔案管理制度，而當前高效與完善的檔案管理制度是檔案管理現代化的關鍵步驟之一，而檔案管理部門需要出臺相關的法律等的制度文件，需要不斷完善管理制度，才能實現對檔案管理科學化的管理，進而提升檔案保管效率，我們需要意識到檔案管理工作的重要性，檔案管理整體的工作效率，提升檔案管理的質量與效率，而且檔案管理工作人員需要積極開展檔案管理的標準化和信息化建設，以此來提高檔案管理工作中的工作質量，就能夠讓工作效率發揮最大化的效用，從而實現檔案信息管理的全面推進。

1.5 掌握現代化管理技能，提高綜合素質

檔案管理數字化、信息化是新形勢下檔案管理工作中的重點內容，也是檔案管理發展的必然方向。因此，當前檔案管理工作相關部門的負責人需要明確自己的崗位以及職責，并且注重多學科知識的應用，就能夠成為信息技術和網絡技術的綜合型檔案管理人才。而檔案管理的數字化發展要求相關單位以及工作人員掌握現代化管理技能，提高綜合素質。

1.6 利用現代化技術，整理檔案

當前檔案管理中，工作人員一般是以手動檢索查閱名錄的方式，利用計算機的系統實現對檔案的篩查與調取。大大減少了查找名錄的時間，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又能夠充分發揮計算機的網絡的優勢，從而降低人工操作中的失誤，充分利用在檔案管理的工作過程之中。檔案管理人員逐漸開始借助計算機等現代化技術手段，優化檔案的管理工作，這樣就能夠在檔案調查以及整理工作中的事半功倍。

2 新形勢下做好檔案管理工作的方法

2.1 更新檔案的管理觀念

更新檔案的管理理念，在新媒體等技術條件的支持下，可將檔案進行分層化的處理，首先將一部分不可還原的檔案，刻制成圖像光盤，并將刻成光盤的資料以及檔案送往各個科室，供科室能夠查閱以及瀏覽。并且將這一資料進行各部門以及各科室的聯網，定期實現成果的分享，組織開展各部門的專家會議，借助現代化的科學技術充分展現檔案管理過程之中的各項成果，不斷更新并調整各單位以及一個部門的檔案管理觀念，做好檔案管理工作。

2.2 加快檔案現代化建設

檔案管理部門需要結合檔案管理工作的開展狀況，制定檔案管理的相關制度。為實現檔案的可持續化管理，各單位以及各部門需要結合當前各大的檔案的管理情況，加強檔案現代化建設需要充分考慮檔案管理制度的難度與阻力，結合當前完善檔案管理制度的實施情況，檔案管理部門需要明確檔案的使用材料、保管方法、儲存位置進行明確的說明，并將說明進行書面性的呈現，就能夠強化檔案管理工作人員業務素質與能力，不斷加強對檔案管理的質量管控，嚴格規范檔案工作的操作流程，加強對相關工作人員的技術培訓，就能夠不斷地提升的檔案管理的水平。在檔案管理工作中，更好地促進檔案管理的科學化。建立一個高效、完善的檔案管理制度就成了各個檔案管理部門的重要任務之一，只有不斷地加以完善管理制度，才能實現對檔案管理高效化發展，進而提升檔案管理整體的工作效率，從而為社會經濟的發展提供資料保障。除此之外，各單位以及各部門還應該積極開展檔案管理的標準化和信息化建設，以此來提高檔案管理的工作質量，提升檔案管理的工作效率。

2.3 加強對檔案管理人員的信息技能培訓

提高檔案管理人員的綜合素養，是各級檔案管理部門最為關鍵的舉措之一。綜合素養較強的檔案管理人員可以為今后的檔案改革探究工作中提供人力資源的保障以及人力資源的支持，提升的人力資源的水平。在對檔案管理人員進行培訓的過程之中，需要對相關人員進行培訓，具體包括檔案管理相關軟件、APP、對檔案信息的輸入、檢索等進行全方位的訓練，從而就能夠提升各個部門檔案信息的管理效率，首先需要加強對檔案管理人員的現代化信息技能的培訓，讓檔案管理人員能夠有效地將技術運用到平時的檔案管理工作中。

3 結語

本文以新媒體環境下檔案工作的改革探究與利用分析為題目，分析在新媒體環境下，檔案管理工作中面臨的問題，并得出相應的對策，對策可以從以下的方面展開論述，分別為定期進行成果分享、制定并完善相關管理制度、新媒體環境下進行檔案的傳播、提高檔案管理人員的綜合素養，有助于檔案向系統化方向發展。優化對檔案的管理。就能夠充分展現檔案工作的價值與作用，各級政府應加強檔案管理的開發與利用。檔案管理工作并不能工廠生產產品一樣，日積月累，最終社會大眾能夠從檔案管理工作中需要看到成效，因此，檔案管理的目的是保存寶貴的歷史資料，合理地利用歷史資料。從這一點需要意識到檔案管理工作需要腳踏實地，而且需要與時俱進，同時也需要社會各界力量的共同努力。