大數據時代檔案工作的融合與創新

孫 越 肖 平

（成都市城市建設檔案館，四川 成都 610000）

目前，全國大多數單位都已開展電子檔案接收和管理工作，以掃描形成的電子文件為主，在由雙套制向單套制轉型的過程中，企業的資金壓力和管理相對來說較大，但是考慮到電子文件管理帶來的企業信用和資質方面的加分，一些企業還是會積極融入向電子文件管理單套制模式轉變。因此，需要政府部門搭建平臺，一方面可以減輕企業開展原生電子檔案管理的壓力，另一方面，由政府統一部署、統一規劃，電子文件管理的標準、計劃才會更加有力地推進，檔案管理水平和利用效率才能得以提高。故下文先簡單分析了目前檔案資料在開發利用方面存在的短板，然后在該基礎上提出具體的檔案資料管理利用的有效措施，以及新一代的檔案數字化管理如何開展。

1 局限性

1.1 建設工程項目基本利用率不高

截至2019年底，全國各級國家綜合檔案館館藏檔案82850.7萬卷（件），全國各級國家綜合檔案館開放13171.6萬卷（件）檔案，全國各級國家綜合檔案館提供利用檔案2100萬卷（件）次，開放供查閱的檔案僅占館藏檔案15.89%，而在開放的檔案中能提供利用的件數占16.2%，縱觀各館藏檔案利用率就更稀少，僅占館藏檔案的2.6%。目前檔案資料在開發利用方面存在“檔案死”、“人工慢”、“占空間”、“輕利用”四個方面的短板，導致多數檔案僅留庫房，不僅增加了保管成本，還不能體現其價值，服務經濟社會發展及群眾生產生活。

1.2 檔案利用存在單一性，存、管、用“一體化”還存在一定差距

目前在實物檔案管理中，由于檔案載體種類眾多，為了方便管理首先需要分類，針對不同的檔案載體采取不同的管理方式。不僅工作量巨大，而且存在大量的重復工作，而且不同載體在材質上差異性對于管理工作提出高要求。如果沿用傳統檔案管理利用模式，很難形成體系化構建，可能導致歸檔不完整、管理利用模式混亂等問題。

2 智慧檔案如何開展

2.1 檔案數據基礎向可視化轉型

縱觀目前檔案存放類型來說，包括文本數據、圖像數據、視頻數據、音頻數據。點即是將檔案中重要的、關鍵的文本內容提取出來并數據化，組成多個、獨立的文本資料，再將多個“點”根據提取的文本內容根據大數據的篩選比對進行分組，形成不同類別單元信息，不僅對于后期的成果利用方面也可以按類查找，提高政務服務效率，而且能夠對不同類型的檔案進行實時比對跟蹤，更好地實現檔案價值。“面”則是將事、企業單位部門歸納好的單元化數據進行大數據整合及利用分析，形成“點”、“面”、“線”之間的互通有無，形成多維度、可視化的數據檔案。隨著數據檔案建設實踐的深入開展，檔案信息服務將成為關鍵和重點。數據檔案建設應體現“以人為本，以信息為中心”的原則，將檔案信息資源集中管理，簡化社會用戶對所需檔案信息的查詢、利用，并根據相應的規則向廣大社會用戶提供“一站式”服務。

2.2 檔案數據發展向知識計算轉型

目前，在檔案查詢利用方面仍使用傳統文檔查詢方式，傳統聲像檔案的采集設備與拍攝要求沒有形成統一的規范，甄別聲像檔案環節薄弱，歸檔方式以單純記錄時間地點為檢索關鍵詞，編目的不規范且不及時進行后期分類編目，會給檔案管理、儲存、查詢與利用、共享等方面造成困難。大部分檔案只是將目錄進行數字化處理，難以滿足智慧檔案館建設要求。檔案資源的高度共享是大數據時代特征，為了提高服務質量，在檔案數字化管理中，構建完善的在線數據庫，做好檔案整理與分類，通過合理分類提高檢索效率，同時結合單位特點及使用價值完成數據庫建設，確保資源有效共享。對此，單位可以結合數據庫檔案利用頻率將檔案分別存儲，利用率高的存儲為近線數據流，利用率不高存儲為離線數據流，從而提高系統空間利用率。

2.3 檔案人才向數據管理專業轉型

檔案管理人員不僅需要具備檔案業務知識，還需具有數據管理思維能力。檔案部門可以通過“學習+研究+實踐”相結合方式，開展專題培訓，與數據密集型單位進行交流，從理論學習和實踐體驗中實現模擬態管理思維到數字態管理思維再到數據動態管理思維的轉變，培養數據管護意識和數據倫理知識。再者，檔案人員需從自身出發，應熟練操作系統、數據庫操作等系統間銜接專業知識和技術，同時，檔案單位也應積極鼓勵館內人員更新自身知識儲備，主動學習新技術、新知識，共同推動檔案工作新發展模式。

3 加快建設數字檔案館升級

數字檔案館是實體檔案館的“升級版，是把檔案信息數字化，運用現在化管理方式進行科學管理，在網絡環境下實現合理使用檔案資源，實現硬件環境統一，軟件兼容和共享。

3.1 數字檔案館升級建設挑戰

數字檔案館打破了傳統的檔案館諸多弊端，不僅節省了檔案工作人員提供服務時間，也更好地為相關單位提供檔案管理服務，將重復性高的工作交計算機處理，避免人工原因出現的錯誤，提高辦事效率。因檔案的特殊性，如何做好數字檔案與實體檔案之間的過渡，是檔案管理需思考的重點工作。

3.2 如何做好數字檔案館升級

檔案工作者應轉變思想態度，提高建設升級數字檔案的重視程度，隨著大數據時代到來，檔案查閱利用服務勢必加快，提高工作效率同時需要對檔案管理進行技術創新，所以要重視數字檔案館的升級。

再者，在升級數字檔案中，要重視檔案管理分割的格局，增強接收部門和利用部門的橫向溝通，加強共享，所以在升級系統檔案庫時，重點考慮“接收－檢查－建檔－上傳－利用”一條龍架構方式，以及技術支持的層級性和安全性問題。

綜上所述，不斷適應數字環境下檔案活動的發展變化、升級有利于檔案數字化的發展和完善，以推進我國檔案事業合理、健康、有序的發展。