基于文書檔案管理的信息化建設

程 婷

（長沙水業集團有限公司，湖南 長沙 410000）

信息化對企事業單位文書檔案管理工作是機遇更是挑戰，一般企事業單位文書檔案管理尤其煩瑣雜亂，文書的檔案管理是對過去經驗的總結和對今后工作的啟示。各單位工作者必須從全新的角度去思考檔案管理與之相結合的方式方法及理論邏輯，構建在信息化時代中檔案管理與服務的系統框架，以充分利用新技術來推動檔案管理的發展。只有如此，才能更加準確、高效地開展工作，促進企事業單位文書檔案管理的發展。

1 文書檔案管理基本要求

文書檔案進行管理時，基本要求如下：

1）貫徹落實黨和國家的保密保衛制度，防止文書檔案失密、泄密；2）為方便查閱利用，必須編制文書檔案的目錄和索引；3）文書庫房要防火、防塵、防潮、防盜、防光、防蟲、防鼠，辦公室和庫房分開設置；4）定期檢查文書檔案的保管情況，破損變質得及時修補、復制。

2 文書檔案管理信息化建設必要性

在傳統的文書檔案管理中，通常以紙質檔案的形式存在，但紙質文書檔案常會因環境的影響而發生紙張破損或者字跡模糊的現象，或者因人為因素造成資料遺失等，導致相關的重要資料不完整。而文書檔案管理借助信息化手段后，一切依靠云計算、云服務，使電子檔的文書更加清晰明了，管理上也更加規范，減少資料泄露、丟失的可能，可以最大化避免以上出現的問題，進一步提高文書檔案管理的質量。

傳統文書檔案在管理的過程中，首先會對資料進行收集、整理、裝訂等工作，這一系列工作需要很長的時間才能完成。而依賴于信息化管理后，利用簡單的程序或者計算便能在較短時間內對檔案進行有效管理，改變了傳統文書管理效率低下、時間長、不易查找等問題，文書檔案管理信息化對于文書的查詢也更加方便快捷，極大地提高了工作效率。

合理利用信息化，可以提高文書檔案的利用率。由于信息化文書檔案查找方便快捷，工作人員利用網絡能很快查找自己需要的資料，無需耗時耗力現場查找，使文書的存在得到最大利用，而不像以往僅作為存檔需要，放置便是一年半載，使文書并未發揮其實際效用，利用率極低，而文書檔案管理信息化將改變這一趨勢，打破傳統文書的限制，使信息化文書檔案得以最大利用。

3 信息化背景下文書檔案管理工作存在問題

1）文書檔案信息化管理理念落后。在部分事業單位，領導依舊采用傳統的文書檔案管理，思想觀念落后，而在部分單位，他們在文書檔案管理上運用了信息化技術，但是卻沒有積極開展文書檔案信息化建設，只跟隨時代潮流，在技術投資、相關設施引進等方面存在不足，導致文書檔案信息化只是一個幌子。出現相關的問題后，空有設施，很難用信息化技術手段進行合理有效地解決，浪費大量人力物力，對于文書檔案管理還是一如既往地沒有提升。

2）文書檔案管理人員素養不高。目前我國很多企事業單位的文書檔案管理人員都并非檔案管理專業出身，而是由企事業單位的其他職位調動而來的，工作興趣不高。再加上企事業單位對這些半路出家的文書檔案管理人員沒有進行針對性培養。所以他們的文書檔案管理素養有限，既缺乏科學的檔案管理思維，也不懂得專業的檔案管理知識。在文書檔案管理實踐工作中，沒有能力有效綜合、科學分類與適度解析龐大的檔案數據信息，根本難以勝任日益繁復的文書檔案管理工作。

3）文書檔案管理過程信息化程度低。目前我國企事業單位的文書檔案管理工作中所包含的電子檔案內容不斷增多，但與此同時文書檔案管理理念與管理方法還仍然沿用之前的文本管理模式，這顯然難以滿足企事業單位文書檔案管理的實際需要。再加上很多企事業單位在文書檔案管理的信息化建設方面不愿投入過多資金，也不愿引進專業的信息化管理人才，很多企事業單位的文書檔案管理工作信息化程度還較低，缺乏對檔案數據的規范化、流程化、集中化以及標準化管理。

4 基于信息化背景的文書檔案管理工作創新路徑

1）樹立文書檔案信息化管理理念。在信息化大背景下，文書檔案管理的改革必將要求相關工作人員轉變意識，認識樹立文書檔案管理意識的重要性，現在的企事業單位大多缺少對文書檔案的認識，只有在遇到無法解決的問題才肯去翻閱文書，更需要把文書檔案管理信息化意識融入管理工作中，充分利用電子網絡技術與信息技術有序、有計劃地開展文書檔案管理工作是時代發展的趨勢。企事業單位全體員工都應該積極轉變以往的片面看法，真正認識到文書檔案信息化管理的重要性。一方面領導層應該加大對文書檔案管理工作的資金支持與人力、技術投入，進而為文書檔案管理工作的創新奠定堅實的物質基礎，提供強大的人力保障與技術保障。

2）創建文書檔案信息化管理平臺。在信息化前景下，實現文書檔案信息化管理最根本的方式就是創建專門的文書檔案信息化管理平臺，促使企事業單位的辦公方式由傳統的紙質辦公逐步轉化成無紙辦公。文書檔案管理信息化的提高，必須要有一個完善的信息化技術手段，基于此，企事業單位首先需要建立完整的文書檔案管理信息化的數據庫，使企事業單位的各個部門能有效連接，確保檔案資料數據庫的完全控制和管理。在查詢檔案時能及時快捷地找出自己所需的信息。其次是確保紙質文書檔案信息的準確錄入，并做好數據的保密性。此外，企事業單位必須加強網絡防護，做好內外網的監控，及時更新各項軟件，并且要對檔案數據進行權限設置，進一步提升文書檔案數據的安全性。

3）建設高素質文書檔案管理隊伍。文書檔案管理人員是文書檔案管理工作的直接實施者，其職業素養高低直接關系著文書檔案的管理效率與管理質量。在信息化背景下，要創新文書檔案管理工作，實現文書檔案的信息化、系統化、科學化管理，各企事業單位十分有必要打造一支高素質的文書檔案管理隊伍。一方面，企事業單位應該加強對目前在崗文書檔案管理人員的專業培訓，促使他們能夠深入了解文書檔案信息化管理原則與操作流程，熟練應用相關的信息化管理方式，切實提升在崗文書檔案管理人員的實務操作能力。另一方面，企事單位要積極招聘文書檔案管理相關專業的優秀大學生，他們接受過檔案管理方面的系統教育，擁有良好的信息化管理思維和創新意識，能夠為企事業單位的文書檔案管理工作注入新鮮血液。

4）制定完善文書檔案信息化管理制度。完善的文書檔案管理制度是企事業單位實施文書檔案信息化管理的制度保障。在信息化背景下，為了有效落實企事業單位文書檔案管理工作，不斷提高其文書檔案信息化管理的實效性，企事業單位應該在適度調整與進一步優化現行文書檔案管理制度的基礎上，及早制定更為健全完善的文書檔案信息化管理制度，并以此制度為依據，科學分配相關的文書檔案管理任務，不斷強化文書檔案信息化管理的執行力度。

5 結束語

綜上所述，文書檔案記錄了企事業單位的管理活動，具有重要的應用價值，可以很好地輔助企事業單位其他工作的順利展開。需要相關人員積極創新文書檔案管理工作。通過革新管理理念，創建專門的文書檔案管理平臺等方式，有效提高文書檔案管理的科學性、規范性與真實性，更好地促進企事業單位的穩定健康發展。