流動(dòng)人員檔案管理水平提升的有效策略

黃 芳

（福建省政和縣人力資源公共服務(wù)中心，福建 南平 114475）

人員流動(dòng)的含義主要是指人員在各個(gè)城市、地域之間發(fā)生的短期、長(zhǎng)期或重復(fù)性周期的運(yùn)動(dòng)現(xiàn)象[1]。人員流動(dòng)對(duì)于社會(huì)發(fā)展來(lái)說(shuō)有優(yōu)勢(shì)也有劣勢(shì)，其中人員流動(dòng)能夠在一定層面上增加社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益，使得各個(gè)地區(qū)的文化能夠互相交融。但是，過(guò)度的人員流動(dòng)帶來(lái)了更多污染和土地工序問(wèn)題，使得遷出地的勞動(dòng)力逐漸減少，各個(gè)地區(qū)之間的經(jīng)濟(jì)發(fā)展存在顯著差異。隨著時(shí)代的飛速發(fā)展，當(dāng)前我國(guó)各個(gè)城市之間的人員流動(dòng)現(xiàn)象愈演愈烈，這在無(wú)形之中給人事檔案管理工作帶來(lái)了更多的挑戰(zhàn)。為此，檔案管理部門必須要積極重視對(duì)流動(dòng)人員的檔案管理工作，緊密聯(lián)動(dòng)相關(guān)部門，制定合理的管理措施，由此實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的提升，推動(dòng)個(gè)地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

1 流動(dòng)人員檔案管理的必要性

檔案管理工作作為各個(gè)單位部門最常用的一種記錄方法，其不僅能夠?qū)⒉煌瑫r(shí)期的相關(guān)信息記錄下來(lái)，為日后的決策提供參考，還能夠作為歷史憑證，具有重要的利用價(jià)值。檔案能夠最大程度的將資料真實(shí)完整的保存下來(lái)，相對(duì)于其他信息資料來(lái)說(shuō)，檔案具有可靠性、真實(shí)性。與此同時(shí)，通過(guò)檔案的記錄，能夠體現(xiàn)出人類實(shí)踐活動(dòng)的廣度，人們通過(guò)對(duì)以往經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)和反思，通過(guò)記錄探索出信息中的規(guī)律，并為未來(lái)的發(fā)展方向指明道路，避免了無(wú)用功的發(fā)生。目前，各個(gè)城市、各個(gè)地區(qū)幾乎都設(shè)立了專門的檔案館，并保存了大量的完整的檔案文件，不僅能夠方便人們隨時(shí)隨地的查閱，還可以利用檔案資料，發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

流動(dòng)人員由于數(shù)量較多、人口復(fù)雜，涉及的因素很多，給檔案管理工作帶來(lái)了更大難題，尤其是當(dāng)下社會(huì)正處于轉(zhuǎn)型之中，各個(gè)地區(qū)的流動(dòng)人員出現(xiàn)了明顯的數(shù)量增多。檔案管理部門作為各個(gè)部門之間信息統(tǒng)計(jì)和收集的重要部門，受到多方面因素的影響，流動(dòng)人員檔案管理工作依然存在很多問(wèn)題。為此，加強(qiáng)對(duì)流動(dòng)人員檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析和逐個(gè)突破，積極探索出高效的管理模式，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2 流動(dòng)人員檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 管理方法滯后

目前，個(gè)別單位在流動(dòng)人員的檔案管理過(guò)程中，依然沿用以往的方式方法，管理方法較為滯后，使得檔案管理水平久久得不到提升。在檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索過(guò)程中，沒(méi)有引入智能化系統(tǒng)，依然是靠行政命令，人工調(diào)查和統(tǒng)計(jì)，不規(guī)范的材料整理，進(jìn)而造成了流動(dòng)人員檔案出現(xiàn)不同程度的偏差、失真。個(gè)別單位在檔案管理中，依然用手工填寫材料，用手工拆卷、組卷，這種模式很容易造成內(nèi)容錯(cuò)誤。同時(shí)，應(yīng)用紙張進(jìn)行保管，若環(huán)境條件潮濕或保管不善，就會(huì)出現(xiàn)檔案資料褪色、損壞等，嚴(yán)重影響到檔案信息的安全性和準(zhǔn)確性。

2.2 轉(zhuǎn)遞程序紊亂

流動(dòng)人員檔案資料不允許本人攜帶，也不允許用郵寄的方式來(lái)傳輸。但是個(gè)別單位為了節(jié)省時(shí)間和人力，讓流動(dòng)人員自行攜帶自己的檔案資料，并交由指定部門。這一現(xiàn)象在傳遞的過(guò)程中，就會(huì)增加很多威脅因素。一方面，流動(dòng)人員不得不將檔案轉(zhuǎn)回單位，另一方面?zhèn)€別流動(dòng)人員擅自修改了檔案內(nèi)容，或者是因?yàn)槠渌驔](méi)有及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)回，就會(huì)增加檔案遺失損壞的風(fēng)險(xiǎn)，檔案管理部門也無(wú)法及時(shí)接收到檔案資料，造成信息滯后[2]。

2.3 管理人員不足

檔案管理工作對(duì)于管理人員的綜合素質(zhì)要求較高，檔案管理部門必須要配備一定比例的專職干部和人員。但是在現(xiàn)實(shí)生活中，依然有個(gè)別單位的工作人員一兼多職，并沒(méi)有聘請(qǐng)專門的工作人員任職。這些人員在工作中敷衍了事，對(duì)于檔案管理工作認(rèn)知不高，認(rèn)為檔案管理工作就是統(tǒng)計(jì)資料、保管資料。再加上材料收集范圍較大，數(shù)量很多，一旦工作量增加，就會(huì)造成檔案管理人員粗心大意，增加誤差情況的發(fā)生，檔案的參考價(jià)值也大幅度降低。

3 提升流動(dòng)人員檔案管理水平的有效策略

3.1 完善規(guī)章制度

檔案管理部門要在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上積極完善規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案部門員工的教育培訓(xùn)，并全面提升員工對(duì)流動(dòng)人員檔案管理的重要性認(rèn)知。轉(zhuǎn)變員工陳舊的思想觀念，在部門內(nèi)部加大檔案管理相關(guān)知識(shí)的宣傳，讓更多的人認(rèn)識(shí)到流動(dòng)人員檔案管理的價(jià)值和作用，并在法律法規(guī)的約束下合理操作檔案管理流程。進(jìn)一步調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，構(gòu)建專人負(fù)責(zé)制度，完備歸檔手續(xù)，將檔案管理的具體流程一一規(guī)范。明確鑒別內(nèi)容和歸檔的要求，規(guī)范查閱制度、借閱制度，確保流動(dòng)人員檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行。

3.2 加大資金投入力度

要想提升流動(dòng)人員檔案管理水平，就必須要加大資金投入力度。檔案管理部門要將檔案管理工作的具體開展納入單位經(jīng)費(fèi)的預(yù)算之中，并為檔案管理部門配備更多的現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備。定期對(duì)各項(xiàng)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理模式，以能夠推動(dòng)檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求。與此同時(shí)，檔案管理部門還可以讓第三方公司開發(fā)研制專門的流動(dòng)人員檔案管理軟件，在信息化平臺(tái)上建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)，最大程度的利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。

3.3 加強(qiáng)智能化管理

在信息化發(fā)展的今天，信息技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用于檔案管理部門中。信息化管理作為新時(shí)代下檔案工作的必然趨勢(shì)，其主要是指運(yùn)用電子檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案，并全面實(shí)現(xiàn)文字、圖像、視頻等資料的自動(dòng)化搜索和整理。應(yīng)用信息系統(tǒng)，依照不同的檔案年份進(jìn)行分類，不同的檔案有對(duì)應(yīng)的編號(hào)，能夠便于后續(xù)工作人員查閱提取。針對(duì)檔案資料出現(xiàn)變更的情況，還需要及時(shí)補(bǔ)充完整。與此同時(shí)，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)各個(gè)流動(dòng)人員檔案展開動(dòng)態(tài)化管理，通過(guò)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析，能夠查閱當(dāng)下流動(dòng)人員的現(xiàn)狀。流動(dòng)人員的檔案管理工作應(yīng)重內(nèi)容、重管理、重利用，改變以往的封閉性管理模式，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的開放性。將檔案管理工作的重心轉(zhuǎn)移到為各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的層面上來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案的智能化、現(xiàn)代化管理[3]。

3.4 落實(shí)崗位職責(zé)

明確的崗位職責(zé)能夠讓每一位工作人員意識(shí)到自己肩上的責(zé)任和義務(wù)，流動(dòng)人員檔案管理工作要做到責(zé)權(quán)清晰、依法依規(guī)。在法律法規(guī)的背景下，檔案管理部門要完善規(guī)章制度，并以高度的政治責(zé)任感和為民利民的服務(wù)敬業(yè)意識(shí)，促使每位工作人員深刻意識(shí)到流動(dòng)人員檔案管理的緊迫性。尤其是當(dāng)前社會(huì)上比較突出的隱私問(wèn)題，要求檔案管理人員真正尊重檔案對(duì)象的權(quán)益。與此同時(shí)，檔案管理部門要制定完善的考核制度，將工作人員的工作成績(jī)和薪資待遇掛鉤，要求工作人員嚴(yán)格認(rèn)真落實(shí)規(guī)章條例，向流動(dòng)人員說(shuō)清楚檔案管理工作的重要性。讓檔案管理對(duì)象明白，如何依法依規(guī)配合工作人員，如何提升檔案質(zhì)量。這不僅能夠?qū)τ萌藛挝回?fù)責(zé)，還能夠?qū)α鲃?dòng)人員負(fù)責(zé)，更是對(duì)社會(huì)安全負(fù)責(zé)。嚴(yán)明禁止檔案中的信息虛構(gòu)偽造，一旦出現(xiàn)該情況要嚴(yán)肅追究責(zé)任到人頭。檔案管理人員要本著先調(diào)查、先走訪、先核實(shí)的原則，做好各個(gè)方面的登記工作，由此進(jìn)一步提升流動(dòng)人員檔案管理水平。

4 結(jié)語(yǔ)

流動(dòng)人員檔案管理工作是各個(gè)城市、各個(gè)人事部門的重點(diǎn)內(nèi)容之一，我們要積極重視流動(dòng)人員檔案管理，采取多樣化的手段不斷提升檔案管理質(zhì)量，由此更好的掌握流動(dòng)人員的過(guò)往信息，切實(shí)維護(hù)相關(guān)人員的合法權(quán)益。