淺析人事檔案信息化趨勢(shì)

周杰鑫

（廣東省粵東技師學(xué)院，廣東 汕頭 515041）

1 人事檔案現(xiàn)狀

人事檔案真實(shí)地記載和反映個(gè)人的德、能、勤、政、廉等，是個(gè)人自身成長(zhǎng)歷史的原始記錄，它不僅僅是一個(gè)人的經(jīng)歷和成長(zhǎng)，也是一個(gè)人精神面貌的反映。人事檔案是組織考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，為組織工作和人事工作的決策提供了可靠的依據(jù)。隨著我國(guó)政治和經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，人事檔案在一段歷史時(shí)期被忽視了，很多人對(duì)于檔案都不重視，造成了人事檔案管理上的脫節(jié)， “人檔脫節(jié)”、“虛假檔案”、 “死檔棄檔”、“人質(zhì)檔案”、 “檔案克隆”等現(xiàn)象也日益增多。使用上，技術(shù)手段滯后，運(yùn)行效率較低。在整理檔案過(guò)程中，有的單位沒(méi)有啟用人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，大部分是靠手工操作，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，效率低下，與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。隨著新時(shí)代社會(huì)主義的到來(lái)，國(guó)家對(duì)于檔案的重新重視，經(jīng)過(guò)大整理、大排查，對(duì)人事檔案的“三齡兩歷，一身份”進(jìn)行了定調(diào)和確認(rèn)，檔案管理迎來(lái)了又一春天。檔案管理機(jī)構(gòu)在地位上和作用上，得到了明顯的提升。作為一名人事檔案管理從業(yè)人員，我也感到欣慰。相信隨著國(guó)家層面的重視和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理在未來(lái)想象空間還是很大的。檔案的信息化就是一大主題，這對(duì)人事檔案的開(kāi)發(fā)和利用會(huì)是很大的幫助。原有傳統(tǒng)檔案的管理方式已經(jīng)很難適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)的發(fā)展，應(yīng)該隨時(shí)代發(fā)展把人事檔案管理納入實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理層面。

在新時(shí)代下，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)成為一個(gè)國(guó)家發(fā)展的咽喉，是命脈，傳統(tǒng)的作業(yè)方式已經(jīng)逐步被時(shí)代所拋棄。信息化是充分發(fā)揮自身資源作用和價(jià)值的重要手段，是人事檔案管理發(fā)展的一大趨勢(shì)，能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案服務(wù)水平現(xiàn)代化。目前，人事檔案正在逐步通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件和硬件，以盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，提高人事檔案工作的效率和水平。在信息化的基礎(chǔ)上應(yīng)該進(jìn)一步把重點(diǎn)放在人事檔案利用效率上，改變以前單一的重管輕用的思維方式和僅僅提供憑據(jù)、證明的作用。為此，我提出自己的幾點(diǎn)看法。

2 提高人事檔案管理者的水平和素質(zhì)

人事檔案管理在很大程度上取決于檔案工作人員自身的能力和素養(yǎng)。作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)尤為重要。政治上，應(yīng)該保持正確的站位，根據(jù)國(guó)家和上級(jí)機(jī)關(guān)單位的工作部署，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性，能堅(jiān)持人事檔案管理的原則、恪守相關(guān)紀(jì)律和制度、保守人事檔案中的秘密。人事檔案工作有時(shí)是一項(xiàng)單調(diào)的工作，需要保持高度的耐心和責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯(cuò)。現(xiàn)在很多檔案工作人員，對(duì)于檔案信息化的理解還是不夠，對(duì)于信息技術(shù)手段的掌握還是比較少，需要不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代人事檔案管理理論與新技術(shù)的運(yùn)用，開(kāi)拓創(chuàng)新，對(duì)人事檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù)，充分發(fā)揮人事檔案管理軟件的主體功能，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，并實(shí)行聯(lián)網(wǎng)，才能建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)，探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用。

3 建立信息化中軟件和硬件的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

在信息化的過(guò)程中，具有相同標(biāo)準(zhǔn)的軟件和硬件，對(duì)于后面資源的整合起到的是事半功倍的效果。管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該出臺(tái)信息化相關(guān)的文件，為信息化提供框架上的支持。各地的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，在信息化硬件的采購(gòu)上和軟件的開(kāi)發(fā)上，能夠有章可循。制定硬件和軟件標(biāo)準(zhǔn)后還要加強(qiáng)執(zhí)法檢查，可實(shí)行年檢制度。對(duì)檔案管理工作人員也要進(jìn)行培訓(xùn)并實(shí)行資格證制度，并定期考試更新知識(shí)。統(tǒng)一硬件和軟件的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

4 改進(jìn)人事檔案的檢索與查閱方法

實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，提高人事檔案管理的信息化。現(xiàn)在云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能等新興科技的對(duì)人事檔案的檢索和查閱，可以起到翻天覆地的變化。檢索上，可以利用語(yǔ)音識(shí)別、人臉識(shí)別進(jìn)行豐富和提升。查閱上，可以用模擬技術(shù)，讓檔案管理工作人員在不接觸人事檔案的前提下，查閱人事原件；不僅可以提高查閱檔案的速度，同時(shí)也有利于人事檔案的保密和安全。

5 人事檔案資源網(wǎng)絡(luò)化

人事檔案總體上是組織部門、政府部門所屬的人才市場(chǎng)、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心、企事業(yè)單位的主管部門以及有人事管理權(quán)的國(guó)有企事業(yè)單位管理。人事檔案的管理是傳統(tǒng)“檔隨人走”的人事管理模式，它既是束縛人才流動(dòng)的障礙之一，又是影響人事檔案管理質(zhì)量的原因之一。人事檔案記錄的是原始的材料，是不可復(fù)制的。它不是死的，而是動(dòng)態(tài)的，是精神的產(chǎn)物。人事檔案分離是這個(gè)社會(huì)總體的現(xiàn)象，尤其是市場(chǎng)化配置人才資源又加快了人才流動(dòng)的頻率。人事檔案資源網(wǎng)絡(luò)化，需要對(duì)人事檔案從各個(gè)層面進(jìn)行開(kāi)發(fā)，不僅僅是目錄、著錄、專題編研究、大事記等，而是要內(nèi)容全面網(wǎng)絡(luò)化，把原始材料制作成網(wǎng)絡(luò)上可讀可復(fù)制可加工的材料，才能解決人事檔案的流動(dòng)和共享難題。

人事檔案資源網(wǎng)絡(luò)化能夠從更高的層面上把握人和事的動(dòng)態(tài)發(fā)展，對(duì)于人才管理和利用，對(duì)于單位和國(guó)家決策有著重要的意義。大力開(kāi)發(fā)和利用好人事檔案資源將對(duì)完善人事信息結(jié)構(gòu)產(chǎn)生積極的影響，推動(dòng)社會(huì)的管理和建設(shè)，對(duì)社會(huì)政治和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的各個(gè)方面都具有重要意義。它包含了大量的數(shù)據(jù)，資料、圖表、文件等各種原始憑證，合理、科學(xué)地開(kāi)發(fā)利用，將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，推動(dòng)人力資源的合理分配，為新時(shí)代社會(huì)主義人才的流動(dòng)和選拔提供依據(jù)；同時(shí)解決了人事檔案管理部門反復(fù)調(diào)閱檔案及核查的苦惱，也能大大減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，提高工作效益。

6 增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)的提供利用

人事檔案管理服務(wù)于人力資源管理，促進(jìn)人力資源管理，是單位管理的基礎(chǔ)。人事檔案是知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑，所以人事檔案管理人員應(yīng)認(rèn)清形勢(shì)，擺正位置，端正態(tài)度，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變長(zhǎng)期重管不重用的服務(wù)模式，坐等上門的被動(dòng)服務(wù)方式，增強(qiáng)自身服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地為單位人力資源管理提供人員信息服務(wù)。

人事檔案管理工作是各個(gè)單位中不可缺少的管理工作之一，新時(shí)代的背景下，其改革已經(jīng)提上了日程，改變舊有的模式，建立新型的管理系統(tǒng)，借助現(xiàn)代化的技術(shù)和手段，更新原有的觀念，全面開(kāi)發(fā)人事檔案資源，充分共享和有效地利用人事檔案的價(jià)值，從而促進(jìn)人事檔案管理工作不斷走上科學(xué)化和規(guī)范化的道路。