事業單位人事檔案信息化建設的策略

崔家山

（黑龍江省地質礦產實驗測試研究中心，黑龍江 哈爾濱 150036）

隨著事業單位人事制度改革的不斷深入，這也對人事檔案管理信息化提出了更高的要求。因此事業單位需要與自身的情況相結合，重視在人事檔案管理工作引入信息技術，提高人事檔案信息化水平，為檔案利用者提供所需要的信息，充分地發揮出檔案的重要價值。

1 事業單位人事檔案管理信息化建設的意義

1.1 提高人事檔案管理工作的水平

信息化已成為檔案工作發展的必然趨勢。將人事檔案與信息化技術相結合，實現檔案信息的數字化轉化，以電子檔案形式來針對人事檔案信息進行管理，這可以在一定程度上實現檔案管理成本的節約。而且在實際工作中，借助于計算機技術和相關軟件，檔案管理流程更加規范，相關審批程序更具科學性，能夠有效的規避傳統人事檔案管理工作中相應的漏洞和不足。而且信息技術的應用，檔案管理工作中還能夠有效地避免人為操作的弊端，進一步規范檔案管理人員行為，促進人事檔案管理整體水平的提升。

1.2 提高人事檔案信息的利用率

人事檔案信息化管理的實現，檔案信息查詢更具便捷性，不僅查詢速度較快，而且查詢信息更具全面和細致性。檔案利用者借助于檔案信息搜索功能可以實現檔案信息的精準查找，這對于檔案管理工作效率和質量的提升起到積極的促進作用，進一步提升了人事檔案信息的利用率，有利于人事檔案價值的發揮。

1.3 促進人事檔案信息的共享

在當前大數據時代背景下，信息資源成為社會發展中較為重要的資源。通過推進人事檔案信息化建設工作，可以實現人事檔案信息的及時傳遞和有效共享，這樣為人員流動過程中人事檔案的轉移和變更提供了更多的便利。同時人事檔案信息在權限范圍內能夠實時進行查詢，傳輸更具便捷性，使人事檔案信息資源的重要作用能夠充分地發揮出來。

2 事業單位人事檔案管理信息化建設的策略

2.1 加快思想觀念的轉變

在當前人事檔案信息化建設工作開展過程中，事業單位領導者要加大重視度。這就需要領導者要積極轉變思想觀念，認識到人事檔案的重要作用，并對人事檔案信息化建設對事業單位發展的重要性有一個深入的認知，從而在人事檔案信息化建設過程中給予有效的支持。人事檔案信息化是一項較為系統和復雜的工程，不僅需要耗費大量的資金，還離不開專業的檔案管理人員。因此事業單位還要強化對人事檔案管理人員的培訓，努力提高人事檔案管理人員的綜合素質和專業技能，使其在實際工作中能夠有效地運用信息技術，與檔案信息化建設的需求更具符合性，進一步促進人事檔案信息化水平的提升。

2.2 科學合理規劃人事檔案信息化建設

人事檔案信息化建設工作的開展離不開物質資源的支持，這也需要加大資金的投入力度。檔案信息化建設整個過程中需要較長的時間，對人力、物力和財力需求較大。這就需要事業單位領導要加大重視度，并針對人事檔案信息化建設進行科學合理的規劃，以此來提高資金和資源的利用率，為人事檔案信息化建設工作的有序開展打下堅實的基礎。在實際工作中，宜積極購置相配套的軟硬件設施，結合單位自 身的特點和要求，選擇適宜的人事檔案信息管理系統，實現對檔案信息的統一存儲和集中管理，進一步保證檔案信息的完整性和準確性，提高檔案信息查詢效率，促進人事檔案管理水平的提升。

2.3 構建完善的制度體系

人事檔案信息化建設工作開展過程中，由于整個過程中相對繁雜，而且具有較強的系統性，因此針對實際需求，積極對相關資源進行優化配置。這其中檔案信息化管理制度體系的構建極為關鍵，通過根據人事檔案管理工作的具體情況來建立統一的制度體系，細化各環節的標準和規范，為人事檔案信息化建設工作的有序開展提供重要的制度保障。

2.4 重視人事檔案信息數據庫的建設

為了能夠提高人事檔案信息化水平，宜充分的應用大數據技術構建數據庫。在實際工作中需要根據統一的規定和標準，構建一個科學、規范和合理的檔案信息數據庫，實現人事檔案信息的統一存儲和集中管理，同時也能夠為檔案信息的利用提供更便捷的條件。依托于人事檔案信息數據庫實現對人事檔案信息的管理，可以進一步提高管理工作的高效性，但同時檔案信息也存在較大的安全隱患，這也對檔案信息的安全提出了更高的要求。在實際工作中，事業單位需要建立人事檔案信息安全標準，并對信息安全保障制度進行不斷完善，針對人事檔案信息不僅要做好備份工作，還要針對檔案管理系統設置具體的訪問權限和恢復機制，實現對檔案信息的安全保存。而且為了保證人事檔案信息的安全，還要規范人事檔案信息的借閱和調用機制，強化檔案管理人員職業道德教育，增強檔案管理人員的安全防范意識，進一步保障人事檔案信息的安全性。

2.5 促進檔案信息資源的共享

事業單位通過推進人事檔案信息化建設，其目的是使人事檔案能夠更好地為事業單位各項工作提供及時、優質的信息服務，實現人事檔案的高效利用。基于這種情況，事業單位需要加快建立信息系統，確保各部門之間能夠實現信息的互聯互通。同時還要運用大數據技術來打造一個完善的檔案信息管理和服務平臺，進一步強化人事檔案網站建設。在實際工作中還可以引入云計算技術，實現檔案信息的云存儲，這樣可以實現人事檔案信息的集中存儲，使其不受設備和平臺的限制，有利于人事檔案信息利用效率的提高。另外，在事業單位人事檔案信息化建設過程中，無論是系統的建立，還是系統功能的開發和利用都需要結合單位自身的實際情況，確保系統內部軟件具有較好的兼容性，實現檔案系統與其他系統之間的有效銜接，以此來提高對單位內部信息數據的管理水平。

3 結束語

基于當前新形勢下，事業單位人事檔案管理工作也需要與時代發展潮流相適應，做到與時俱進，努力提高人事檔案信息化水平。因此在實際工作中，需要事業單位領導者和檔案管理人員要積極轉變觀念，構建完善的制度體系，合理進行規劃，為人事檔案信息化建設工作的有序開展提供重要的保障，促進人事檔案信息的有效利用。