淺談檔案管理在企業非經營性資產移交中的重要性
——以Y公司為例

劉 巍

（北京易亨電子集團有限責任公司，北京 100013）

為加快剝離市屬國有企業辦社會職能和解決歷史遺留問題，增強國有企業市場競爭力，促進國有經濟持續健康發展，國務院、國務院辦公廳先后出臺了國發〔2016〕19號和《國辦發〔2016〕45號文件，推出非經營性資產移交（以下稱非經移交）政策，該政策的及時出臺對于企業而言是企業擺脫困境輕裝上陣、提升企業內部管理秩序的好機會；對檔案管理人員而言，是一次磨煉自我、提升技能的大考之戰。

1 Y公司在非經移交過程中展現的檔案管理現狀

非經移交政策出臺后，Y公司領導高度重視，迅速成立非經移交工作領導小組和工作小組，先后多次召開專題會議，廣泛聽取非經營資產研究領域專家、17個法人單位負責人及退休職工的意見，制定了專門的工作計劃，明確了非經移交工作的主要負責人、參與者以及資料收集整理的主責部門等。在資料收集整理過程中，Y公司在檔案管理方面的薄弱環節主要體現在以下幾個方面：

1）檔案管理制度不健全，導致非經營性資產檔案管理無序。在對17個單位檔案管理制度建設情況摸底調查中，有9個單位制定了相應的檔案管理制度，占53%；有8個單位處于無章可循的自由歸檔狀態。各單位的檔案管理主要有三種方式：一是設置專職檔案室的，由檔案室統一集中管理，各部室檔案隨時形成，隨時移交，占25%；二是各部室按年一次移交檔案室的，占41%；三是由各部室自行保管或個人保存的，占34%，這種方式檔案管理現狀最差，檔案散亂無章，隨處可見，甚至和圖書資料混在一起，有的已經散失。由此看來，Y公司有約三分之一的檔案沒有統一集中管理，有近半數的單位缺乏必要的檔案管理基礎制度，有的單位雖建立了相關制度，但制度不健全或者落實打折扣，缺乏有效地保障措施。

2）非經營資產基礎檔案缺失或管理無序，導致資產確權困難。為順利推進非經移交工作，Y公司按照“先易后難、先少后多”的原則，即房產產權清晰、基礎資料齊整、宗地數目多寡的順序，對17家法人單位的非經營性資產基礎檔案進行整理，在整理過程中發現部分單位非經營性資產大多存在歷史遺留問題，特別是企業集團內部各子、孫企業涉及更名、重組、改革、分拆等事項的，由于相關歷史文件保存不全，對非經移交產生了很多負面影響，其中最為棘手的是通過檔案來確權及檔案移交問題。通過查閱相關檔案，發現按照單個產權歸屬劃分，檔案呈現年度跨越長、零散、無規律性，有些文件既沒有裝訂成冊，也沒有按次序排放一起，因此雖然把相關檔案收集上來了，仍然不能夠直接利用，也不符合移交的條件。

3）檔案管理機構設置與人員配置缺陷，導致管理工作開展滯后。Y公司及各單位設置檔案室的，一般隸屬于辦公室，專職檔案管理人員既要做好檔案管理本職工作，加強對各部室檔案業務的指導、監督和檢查，往往還要兼顧辦公室的其他綜合性職責，一人身兼數職的現象普遍存在，部分管理人員本身對檔案管理的重要性認識不足，缺乏工作熱情和責任感；而未設置檔案室的單位，檔案大多分散保存在各部室，兼職檔案管理人員會認為檔案管理工作沒那么重要，造成檔案管理的懈怠。而檔案管理工作是一項專業性很強的工作，涉及跨專業跨領域的技能和知識，對從業人員的綜合素質、能力和知識具有很高的要求，但是受各單位降本增效管理目標導向的掣肘，目前檔案從業人員的水平參差不齊，一定程度上也阻礙了檔案工作的順利開展。

4）檔案管理設備和手段落后，阻滯了檔案管理工作的順利開展。檔案管理需要一定的人力、物力、財力投入，尤其是隨著信息化的迅速發展，檔案管理的硬件設備需要不斷升級優化，管理模式和手段也需要迭代更新。目前，Y公司及下屬單位的檔案管理還處于粗放式管理階段，硬件設施陳舊匱乏，主要是以人工管理和紙質檔案為主，占據了大量的保存空間，檔案室的建設不符合相關標準，存在很多安全隱患。很多非經營資產紙質檔案由于保管環境較差，受潮發霉，導致基礎信息無法準確查閱獲得，給非經移交工作的順利開展帶來了諸多不便。

2 Y公司的應對策略

1）建立健全檔案管理制度， 確保檔案管理工作有章可循。從Y公司在非經移交工作中暴露出來的檔案管理問題，可以看出建立一套適合于本單位的檔案管理制度，是至關重要的。只有建立健全了檔案管理相關制度，才能避免檔案管理的散亂無章，避免查檔時無處可查的尷尬情況。Y公司全面總結在非經移交過程中的經驗教訓，多次邀請北京市檔案局制度體系建設專家對公司檔案從業人員進行檔案制度化建設等方面的培訓，結合各單位實際情況進行檔案制度的制定、補充或修訂，梳理形成檔案管理相關基礎制度文件7類，明確規定了歸檔范圍、保存期限以及保密文件的收發、存檔、銷毀等工作程序，以保證檔案管理工作的規范化運行。

2）搜集、整理非經營性資產基礎檔案，確保非經移交工作順利。（1）收集查找核對非經營性資產基礎檔案信息。為落實好非經移交工作，特別是有關基建檔案的整理工作，因為基建檔案是企業進行管理、維修、鑒定、擴建、改建、恢復等工作不可.缺少的依據。Y公司需從17個法人單位的檔案中整理房屋建筑、強弱電工程、給排水工程、市政管道工程、城市建設等方面形成的大量技術檔案及企業分房實施條例、請示、批復和分房工齡計算表、租賃合同等文書檔案，經領導小組反復分析研究，決定從產權單位入手，首先，確定各單位非經營性房產數量，區分獨立產權與共有產權，在《非經營性資產移交清冊》中標明房屋地點、房號、面積、使用人、是否已購買、設備設施及資產的大產權人（包含多產權現象）等基礎信息；其次，按照清冊中所載的資產信息到檔案室進行實物資料查找，逐項梳理，做好檔案完整與否的標識；最后，將檔案梳理結果反饋至各單位，對于缺失的實物檔案組織專人查找。（2）采取多種手段充實非經營性資產基礎檔案材料。對于實物檔案缺失或模糊不清的非經營性資產，大都屬于企業歷史遺留問題，存在產權不清晰或者有瑕疵等現象，需要發揮群眾力量，集結群眾智慧，解決現實問題。對非經移交這項專業性強、工作量大、時間緊迫的工作，一方面要充分發揮企業領導和檔案專業管理人員的作用，細致思量如何做好統計、走訪、調查工作；另一面需要從各部室抽調人員下沉到非經營性資產所在地去實地探訪，到所在地的政府機關去查閱相關資料，聽取產權所在地的群眾意見，通過實地調查收集所需要的材料，通過這兩方面的工作，對彌補實物檔案缺失以及梳理那些多單位共有產權的非經營性資產起到很大的幫助，為各家產權單位需要擔負的責任做了很好的界定。（3）認真整理與保管非經營性資產檔案。借非經移交工作契機，Y公司非經移交工作領導小組廣泛宣傳檔案管理的重要性，發動廣大員工積極參與，從相關單位和部室抽調骨干充實檔案管理隊伍，將產權建設檔案按照建筑技術檔案標準進行歸檔整理，將涉及房改房、職工租買房產等文書檔案按照同一工程項目“房改房”專卷進行認真整理，整理出房屋建筑技術檔案245卷，“房改房”專卷37卷。整理完畢后，公司指定專職的檔案管理人員負責做好檔案的日常保管、借閱、復制及利用等工作，按照產權單位、房產坐落位置等順序，將整理好的非經營性資產檔案存放在公司檔案室指定專區內，隨時準備配合非經移交工作。經科學整理、統一集中保管后，公司檔案室清潔整齊，檔案陳列有序、醒目易查。

3）自上而下設置專門的檔案管理機構，加強人才隊伍建設。通過非經移交工作，Y公司領導充分認識到檔案管理的重要性，意識到科學規范的檔案管理是衡量一個單位管理水平與業績的重要尺度；要求各單位根據企業規模自上而下地設置檔案室或檔案管理專崗，加強檔案人才隊伍建設，定期組織檔案管理人員進行專業知識和科技信息知識培訓，更新檔案管理人員的知識結構，幫助其掌握散亂檔案整理、破損檔案修裱等技術手段，為今后預防檔案分散丟失及檔案修復打下了牢固的基礎，提升了企業歸檔查檔的效率，為企業的經營服務創造了有利條件。認真總結非經移交檔案收集整理工作經驗，為以后全面搞好檔案管理工作奠定了良好的基礎。

4）加強檔案管理資源投入，借助信息化手段提升檔案管理水平。要想提升檔案管理水平和效率，必要的軟硬件投入必不可少的。Y公司也充分認識到狹小逼仄的檔案存放空間、落后的檔案管理手段導致了檔案堆積如山、灰塵覆蓋、潮濕發霉，有的影像資料由于存儲不當而消磁，失去保管和利用價值。公司領導下決心對檔案室進行改造，創造通風、防塵、防潮、防霉、防火、防盜條件，對檔案室內的打印、復印、掃描等專業設備進行維修、保養或更換，并指定專人負責設備的維保。同時，借助先進的信息管理手段和軟件，加速紙質檔案向電子檔案的轉化，實現紙質檔案與電子檔案同步管理，并做好重要電子檔案的備份工作；注重電子檔案的傳輸保管工作，避免涉密信息泄露，給企業造成無法挽回的損失。

綜上，是筆者結合自身經歷，對公司非經移交過程中暴露出來的檔案管理問題進行的淺顯分析，希望日后對從事相關工作的企業和從業人員有所裨益。

3 結束語

檔案記載了一個單位發展史上的優秀成果，為研究本單位經營業績和制定科學發展規劃提供了第一手資料，是進行科學分析、揚長避短地制定好企業發展方向的好素材。企業應當把功夫下在平時，狠抓檔案基礎管理，做好檔案的收集、整理、保存、移交等工作，這也是提升企業內部管理和服務水平的重要抓手，只有厘清各部室職能，各司其職，才能共同齊心搞好外部經營活動。就如宋朝宰相趙普所言“中國既安，群夷自服。是故夫欲攘外者，必先安內。”，外部合作伙伴會爭相與內部管理規范的企業洽談業務，企業基業長青的發展目標實現指日可待。