大型國有企業檔案資源開發與服務模式創新研究

崔艷紅

（大慶油田檔案館，黑龍江 大慶 163000）

1 檔案資源開發與服務模式創新的背景

1.1 檔案資源開發與服務模式創新是企業發展的現實需要

檔案信息作為企業信息資源和知識資源的重要組成部分，是企業發展的核心信息資源，是企業參與競爭不可或缺的戰略資源。大型國有企業作為采掘型企業，與其它類型企業相比，其科研、生產、經營過程中對檔案信息資源的依賴程度更高。企業成立時間短的時候，檔案數量少，利用也少，依靠“活字典”，依靠手工查找基本就能滿足工作需要，而隨著時間的推移，檔案信息資源更加豐富，數量越來越多，“活字典”越來越少，而利用也越來越頻繁，這種變化迫切要求檔案部門為企業提供更加系統、更加全面、更加權威的集成化的檔案信息服務。

1.2 檔案資源開發與服務模式創新是檔案工作自身發展的必然選擇

當豐富的檔案信息處于龐雜靜止狀態的時候，人們既無法詳知其真實的存在，更不能建立依賴利用其信息的心理，這使得檔案工作長期以來處于被遺忘被冷漠的狀態。改變和提升檔案工作的地位和聲望，必須構建主動的、開放式的集成化檔案信息服務體系。隨著時代的發展和科技的進步，檔案工作已經由過去的實體管理變為內容管理、知識管理，檔案的收集、整理、保管等基礎工作成了檔案工作的一小部分，而大部分的更為重要的核心任務是檔案信息資源的整合，也就是檔案信息集成。同時，實現檔案信息集成化，用集成化的檔案信息產品替代原件提供利用，對檔案原件起到了很好地保護作用，對檔案工作的可持續發展具有重要的現實意義。

1.3 檔案資源開發與服務模式創新是時代發展的客觀要求

隨著時代的發展，企業現代化、國際化程度越來越高，企業檔案信息資源的信息屬性與知識屬性日益突出，企業檔案的地位越來越高，作用無可替代。同時，企業對檔案信息的需求呈現出多樣化、高效化、個性化、專業化、知識化、集成化的特點。原有的靠來館查借閱或靠網上數據庫的簡單查詢檢索的利用方式已經不能滿足現實的需要，迫切需要運用數據挖掘技術等有效的技術手段，對龐雜零散的檔案信息資源進行集成整合，從大量的數據中抽取有用的信息和知識，滿足檔案利用者對檔案信息產品和服務的越來越高的要求。

2 檔案信息集成遵循的原則

檔案資源開發與服務利用是檔案工作的宗旨，提高服務利用水平是檔案工作的永恒追求。檔案信息集成應當遵循三個主要原則。

完整性原則。首先是內容的完整性，即檔案信息集成產品橫向要涵蓋各個專業領域，縱向要有各個層次、多種形式的檔案信息產品；集成信息產品相互之間具有關聯性，在邏輯上形成一個整體。其次是服務功能的完整性，即將分散的檔案信息資源管理系統進行優化組合與無縫對接，建立起功能完整的新的統一的“一站式”的檔案信息服務平臺。

層次性原則：首先是集成產品的層次性，即根據需求，從不同的知識層次和不同的利用角度進行多維化的集成整合開發，形成多個層次滿足不同利用需求的檔案信息集成產品。其次是利用檢索操作的層次性，即依托網絡平臺提供多層次的檔案信息集成產品檢索（如簡單檢索、復合檢索和專家檢索等），以滿足檔案利用者的不同層次的檢索需求。

效益性原則：效益性是指檔案信息集成產品具有方便快捷和可利用性，能夠達到為利用者提供優質高效的集成化檔案信息服務的目的。通過計算機軟件系統智能查詢則一鍵查到，效益相比書籍增強。

3 檔案信息集成的有效路徑

3.1 深化通用性編研，升級檔案信息集成傳統產品

1）深化大型國有企業年鑒編纂。從信息集成角度看，年鑒是上一年度產生的以管理類為主、聲像類為輔的檔案信息資源的整合。大型國有企業致力打造一個以公司年鑒為核心，以公司所屬二級單位和成員單位年鑒為支點，以管理類、聲像類檔案為資源整合對象的現實版的綜合信息集成群。在年鑒編纂過程中，突出石油企業特點，并且考慮到便于今后油田編史修志工作的需要，實現年鑒與油田志書的有效對接，做到欄目合理和相對穩定，突出核心業務，為修史續志奠定堅實基礎。覆蓋全油田的年鑒信息網絡，不僅是年鑒信息的集成，更是產品開發的分工網絡。

2）深化油田組織機構沿革編纂。組織機構沿革是系統記述企業的機構、職能、體制、人員、編制及其發展變化的史料型參考材料。編寫組織沿革是一項復雜的系統工程，時間跨度大，涉及單位多。為了降低編纂工作難度，提高編寫質量。所謂常規化運作，就是先編制方案和模版，通過文件形式下發到各單位，進行安排部署，對工作規范、進度和時間做出詳細規定。在工作推進過程中，采取切實措施，加強業務指導。同時，每年進行沿革對接工作，待到一個周期后，再按照組織機構沿革的體例規范進行編纂出書。由此形成完善的組織沿革編纂工作機制。

3）深化大事記編纂。大事記作為年度大事要事信息集成，具有重要的史料價值。在方法上，堅持“日搜集、月整理、年整理匯編”，即每天搜集大事要事，分條記錄，按日組合；每月按日期時序排列，構成當月大事記；每年按月份順序系統排列組合，并對全年的大事記作通篇的文字修改加工和選材上的必要刪補，構成當年大事記。在范圍上，要求公司所屬二級單位和集團成員單位按月編寫大事記。在形式上，做到圖文并茂，并向圖文、聲像并茂邁進。

3.2 加強專項編研，開發檔案信息集成新產品

1）確立原則，制定規劃。按照“統籌規劃、循序漸進、安全共享、全面整合”的開發原則，通過統計分析檔案利用情況、召開利用者座談會、個別走訪、電話征求意見、問卷調查等形式，圍繞被調查者的興趣偏好、閱讀習慣、對檔案信息的需求狀況等進行調查分析。在此基礎上，對全部館藏檔案進行梳理。根據需求調查結果和對館藏的梳理分析，制定檔案信息資源開發規劃、檔案編研總目錄和專項編研指導意見。

2）項目管理，常規運作。項目管理，即將總目錄所列項目全部分配到相應的單位或部門，由檔案部門牽頭，制定編研工作規范，每個項目開展之前都制定詳細的項目方案，由具有較強實力的單位或部門具體承辦，運作成熟取得經驗后再在全系統推廣。常規運作，即對體例框架相對穩定的編研項目，改變過去分階段集中編纂的慣例，將其作為一項常規工作，常年續編，有效發揮了檔案“資政、存史、育人、交流”的作用。

3）多措并舉，建設隊伍。首先，對檔案館內設機構和機構職能進行全面調整，設立專職部門負責通用性編研和專項編研。同時，各二級單位中心檔案室也相應設立檔案編研崗，為檔案信息集成奠定組織基礎。其次，在系統中大力開展崗位練兵活動，督促系統人員學習檔案編研業務知識，提高系統人員的知識水平和業務能力。第三，根據編研項目進展情況，開展有針對性的業務培訓和業務指導，幫助解決共性問題。

3.3 開展數字化編研，探索檔案信息集成新途徑

1）開發《大型國有企業組織機構沿革編纂查詢系統》。通過對組織機構沿革歷史信息、編制文件、任免文件的文檔格式和行文規律等進行分析，確定關鍵信息的定位方法，采用自定義識別、數據挖掘等關鍵技術，準確提取目標關鍵字，實現多模版歷史數據導入、直觀樹型結構展示和多樣化的文檔輸出，最終建設一個既能夠實現計算機自動編纂、滿足組織機構沿革編研業務需求，又能夠便捷、靈活查詢、滿足企業利用需求的計算機系統平臺。

2）開展《大型國有企業檔案信息集成管理與服務系統》研究。在取得《大型國有企業組織機構沿革編纂查詢系統》數字化編研成功經驗的基礎上，為解決大型國有企業檔案信息集成化管理與服務面臨的問題，加快檔案信息集成步伐。二是開發《大型國有企業檔案信息集成系統》，實現計算機輔助編纂、審核、校對，實現年鑒等檔案編研成果的半自動化編纂，在提高編研效率的同時，將館藏管理類、聲像類、榮譽類等檔案信息，根據內容集成為各類專題，為企業生產經營建設提供集成化的檔案信息利用服務。

3）搭建“一站式”檔案信息集成化服務平臺。檔案信息資源開發的最終目的是為利用者提供優質高效的信息服務，而隨著信息技術的發展，網絡的普及，通過網絡獲取信息已經成為人們獲取信息的重要渠道。為了適應這種形勢，最大限度地發揮檔案信息資源的使用價值，提高檔案信息資源的利用率，大型國有企業檔案館以信息技術為依托，面向油田局域網用戶，搭建了一個界面友好、信息豐富、方便快捷的“一站式”的檔案信息資源交換與共享網絡平臺，初步實現了檔案信息的“一站式”服務。可以說，“一站式”檔案信息服務平臺既是另一種形式的館藏全宗，也是為檔案利用者提供集成化檔案信息服務必備的網絡窗口。

4 檔案信息集成產品提供利用的設想

在專業化、集成化服務背景下，完成檔案信息集成產品庫建設過程中，應更多的考慮檔案編研成果的價值轉化與應用。

4.1 做好產品宣傳工作

做好檔案信息集成產品的宣傳工作，借助有力舉措提高企業檔案意識，提升檔案服務水平，調查和了解各單位各部門對于檔案產品的應用需求，利用檔案集成產品為利用者提供主動服務。

4.2 開展服務項目創新

1）線上服務。應用檔案管理系統、電子郵箱、工作群等現代工作方式，開展信息集成產品線上利用服務，減少實體檔案查借閱對檔案本身造成的損耗，降低利用者來館查借閱所需的時間和經濟成本，提高利用效率。

2）主動服務。根據企業當年的形勢任務、黨委主題教育活動、宣傳活動等信息焦點，推出對應檔案信息集成產品，瞄準相關領域精準投放，提供專業的信息支持。

3）預約服務。拓寬與利用者溝通渠道，通過工作群、門戶網站、檔案管理系統的專門板塊征集利用者需求，提供信息集成產品的預約服務，根據所需產品的內容、時間跨度、加工程度來設置產品 生產時間，實現檔案資源開發人員與信息產品利用者一對一的個性化定制服務。